Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. Р.Е. АЛЕКСЕЕВА
Факультет «Экономики, менеджмента и инновации»
Кафедра «Экономика и предпринимательство»
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине «Документирование управленческой деятельности»
«Систематизация и обеспечение сохранности
документной информации»
Руководитель работы
Рябчикова Н.О.
«_22_»_февраля_2011 г.
Исполнитель: студент гр. 08 ЭКЗ_
Обрядчиков О.В.
Нижний Новгород
2011 г.
Содержание:
информации……………………………………………………………………………4
1. Определение ценности документов и документной информации………………....4
1.1. Экспертные комиссии организации…………………………………………….4
1.2. Критерии оценки информационного содержания документов……………….5
2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел………....6
2.1. Номенклатура дел организации…………………………………………….…..6
2.1.1. Оформление и ведение номенклатуры дел……………………………...7
2.1.2. Порядок завершения номенклатуры дел……………………………..….8
2.2. Общие принципы формирования дел…………………………………………..9
2.3. Группировка документов в дела………………………………………………...9
2.3.1. Группировка в дела отдельных категорий документов………………..10
2.3.2. Последовательность расположения документов в деле……………….12
2.4. Составление заголовков дел……………………………………………….…...12
2.5. Оформление обложки дела…………………………………………………..…14
3. Установление сроков хранения документов………………………………………...15
4. Обеспечение сохранности документов…………………………………………...…17
4.1. Размещение документов в хранилищах………………………………….…….17
4.2. Проверка наличия и состояния документов……………………………….…..18
4.3. Акт о выделении документов к уничтожению………………………………...19
I. Введение
Тема данной курсовой работы систематизация и обеспечение сохранности документной информации.
Под систематизацией понимается приведение в систему, т.е. к определенному порядку в расположении.
Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера – сохранены, так как информация, содержащаяся в исполненных документах необходима для дальнейшей работы организации. Именно поэтому систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления.
Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам, а также оградить их от несанкционированной утечки информации.
Работа состоит из двух частей: теоретической и практической.
Первая часть состоит из следующих разделов:
1. Определение ценности документов и документной информации, в котором рассматривается порядок создания и работы экспертной комиссии и критерии оценки важности документной информации. Этот раздел помещен первым, так как хранение информации из хаотичного становится системным только в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов.
2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел. Раздел посвящен непосредственно процессу систематизации, начиная с такого важного этапа как создание и ведение номенклатуры дел и заканчивая оформлением обложки дела.
3. Установление сроков хранения документов. Здесь рассматривается Перечень типовых управленческих документов, на основе которого проставляются сроки хранения документов.
4. Обеспечение сохранности документов. В последнем разделе описывается порядок размещения документов в хранилищах, условия их хранения, порядок проверки наличия и физического состояния документов, а также порядок составления актов об уничтожении документов, срок хранения которых истек.
Цель курсовой работы – проследить и рассмотреть путь документа от момента определения его в дело до размещения этого дела в архивном хранилище и, в случае потери ценности, уничтожения.
Тема актуальна в настоящее время в связи с тем, что без систематизированного хранения документов будет затруднена дальнейшая работа организации. Кроме того, качественно проведенная систематизация позволяет ускорить процесс поиска необходимой информации, что не мало важно на сегодняшний день, а правильно организованный процесс хранения позволит сохранить документы, имеющие историческое, научное, политическое, социальное, экономическое и культурное значение для Российской Федерации.
II. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ
1. Определение ценности документов и документной информации
Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:
- документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;
- использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;
- хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного использования.
Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от корреспондентов с использованием всевозможных средств доставки, различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не только из-за ограниченных площадей организации, но в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание.
Документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д., должны сохраняться в течение жизни человека, но и они утрачивают свою информационную ценность, так как представляют ценность только для конкретного индивидуума. Они занимают много места и содержат много типовой, дублирующей информации.
Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций, корпораций, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация.
Четвертые содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение. Их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть или даже что-то позаимствовать.
Пятые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда РФ.
В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность определения ценности большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.
Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».
1.1. Экспертные комиссии организаций
В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
ЭК действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей ЭК. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Федеральной архивной службой России (Росархивом) в 1995 г. утверждено Примерное положение об ЭК организации.
ЭК создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения – состав и содержание всей совокупности документов. В состав ЭК следует включать:
- сотрудника, ответственного за документационное обеспечение организации;
- сотрудника, ответственного за архив;
- специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;
- специалиста по обеспечению защиты информации и др.
Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем ЭК – секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива. Заседания проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
Экспертная комиссия – это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как, согласно законодательству, он несет ответственность за сохранность документов.