Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание, например: «О состоянии служебной подготовки», «О результатах проверки» и т.п. Справка может иметь несколько разделов, пояснения и сноски, приложения в виде схем, таблиц. Документ, направляемый вышестоящему органу управления, подписывается руководителем учреждения, а предназначенный вышестоящему должностному лицу внутри этого учреждения – составителем.
12. Заключение
Заключение – документ, содержащий мнение, вывод по какому-либо документу или вопросу нескольких лиц (членов комиссии). Печатается на стандартном листе бумаги. В заголовке к тексту следует указывать название документа или вопроса, на который подготовлено заключение.
Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается общая оценка вопросов или документа и предложения по документу в целом, во второй – конкретные заключения, по существу каждого рассмотренного вопроса. Эта часть, как правило, разбивается на пункты. Заключение подписывается лицом, проводившим расследование или выяснение обстоятельств (причин), и членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.
13. Рапорт (заявление)
Рапорт (заявление) – документ, в котором фиксируется информация как служебного, так и личного характера (о грубом нарушении общественного порядка, о происшествии среди личного состава, о предоставлении отпуска и т.п.). Выполняется на стандартном листе бумаги, заголовка не имеет, текст должен быть лаконичным. Суть ходатайства, информации либо просьбы, содержащейся в рапорте (заявлении), целесообразно использовать в самом начале текста, после чего должны следовать аргументы.
Слово «Р а п о р т» (3 а я в л е н и е) пишется с заглавной буквы
и в разрядку, точка в конце не ставится, например:
Начальнику отдела кадров
Пермского института ФСИН России
подполковнику внутренней службы
А.Ю. Гагарин
Р а п о р т
Прошу предоставить мне краткосрочный отпуск с выездом в город N.
Необходимость в отпуске вызвана (указываются аргументы).
Должность
специальное звание Подпись И.О. Фамилия
дата
14. Предписание
Предписание – это документ, выдаваемый начальником учреждения подчиненным сотрудникам для удостоверения предоставленных им служебных нрав и возложенных на них обязанностей но отдельным направлениям деятельности (предписание на право проверки службы, режима секретности, организации и ведения делопроизводства, организации конвоирования осужденных и т.п.).
Предписание оформляется на листах формата А4 или А5 с угловым
штампом и гербовой печатью учреждения.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В заключении хотелось бы добавить следующее, что каждый документ по своей структуре сложен, требуется везде правильное оформление и аккуратность в создании документа. В контрольной работе описаны и даны понятия основных видов документов использующиеся в УИС, описаны их понятия, где они применяются.
Деятельность УИС широка, по этому, делопроизводство очень важно, умение и знание правильного оформления того или иного документа, а самое главное быстро, точно и в срок, имеет очень большое значение для огромного механизма УИС.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Делопроизводство. КузнецоваТ.В.-М.: Издательство Юнити. 2002.
2. Приказ ГУИН Минюста России № 242 от 17.12.2001 «Об утверждении Инструкции по организации и ведению делопроизводства в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы Министерства юстиции Российской Федерации».
3. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документаций. Требования к оформлению документов.-М.: ВНИИДАД, 1998.
4. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. – М.: Высшая школа, 1998
5. Приказ МВД РФ № 615 от 19.11.1996 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы Министерства внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения».
6. Делопроизводство и режим секретности: Методические рекомендации для самостоятельной подготовки (очное обучение) / Пермская специальная средняя школа ФСИН РФ. Пермь 2005 г. 18 с.