3.5. Инвентаризация товарно-материальных ценностей средствами «1С: Бухгалтерия» 7.7 на АО «Уральскоблгаз»
Важным средством контроля за использованием товарно-материальных ценностей в бухгалтерском учете является периодическое проведение инвентаризации. Сроки и порядок проведения инвентаризации определяется положением о бухгалтерском учете и учетной политикой предприятия. Смысл инвентаризации сводится к сравнению фактического остатка товарно-материальных ценностей с остатками по учетным документам. В случаях отклонений излишки или недостачи товарно-материальных ценностей учитываются на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
Рассмотрим возможность отображения результатов инвентаризации средствами «1С: Бухгалтерии». После проведения инвентаризации её результаты отражаются в инвентаризационной ведомости. Для сверки её результатов с данными учета в программе «1С: Бухгалтерия» предусмотрен специальный документ, в который должны быть внесены данные инвентаризационной ведомости и данные учета.
Для этого необходимо выполнить следующие действия:
Шаг 1. Открыть журнал «Инвентаризация» из группы журналов «общего назначения»
Шаг 2. Клавишей Insert вести новый документ. В результате на экран выводится диалоговое окно, в которое необходимо внести необходимые данные.
Шаг 3. В поле «Вид ТМЦ» выбрать из выпадающего списка материалы, товары или фиксированные активы. Следует отметить, что если инвентаризация проводилась комплексная, то её результаты должны быть введены в программу тремя документами «Инвентаризация»- на каждый вид ТМЦ свой документ.
Шаг 4. В поле «Счет учета» из выпадающего списка необходимо выбрать счет учета конкретного ТМЦ или «[(….)] По всем счетам», (если необходимо произвести учет по всем счетам данного вида).
Шаг 5. В разделе «Проводить инвентаризацию» по «в поле Склад» необходимо выбрать склад, по которому производится инвентаризация.
Шаг 6. В разделе «Счет отнесения недостач» необходимо в поле «Счет» выбрать счет бухгалтерского учета, на который необходимо относить недостачи, а так же выбрать конкретное субконто, соответствующие данному счету.
Шаг 7. Аналогично в разделе «Счет оприходования излишков» необходимо выбрать счет бухгалтерского учета и соответствующие этому счету субконто.
Шаг 8. Щелчком мыши переходим во вкладку «Табличная часть».
Шаг 9. Щелкаем кнопку «Записать» в нижней части диалогового окна.
Шаг 10. Щелкаем кнопку «Заполнить». В результате в табличной части появится список ТМЦ по выбранному складу.
Шаг 11. Если фактического количество какого-либо ТМЦ не совпадает с учетным, то следует выделить его и нажать Shift + Enter и вести фактическое значение. Зафиксировать ввод клавишей Enter.
Шаг 12. При необходимости можно вывести на печать Инвентаризационную опись или сличительную ведомость. Для этого щелкнуть кнопку «Печать» и выбрать нужный документ. После чего отправить на принтер из меню «Файл» командой «Печать».
Шаг 13. Закрыть диалоговое окно кнопкой ОК.
Шаг 14. На предложение сохранить документ щелкните «Да»
Шаг 15. В результате документ сформирует бухгалтерское проводки по списанию недостачи в подотчет материально-ответственного лица, или по оприходованию ТМЦ.
3.6 Сущность, цели, источники аудита.
Сущность аудита ТМЗ заключается в экспертизе учета движения ТМЗ на основе проверки соблюдения порядка ведения бухгалтерского учета ТМЗ, соответствие хозяйственных и финансовых операций законодательству, полноты и точности отражения отчетности по учету движения ТМЗ.
Основной целью аудита ТМЗ является установление правильности ведения учета их; получение точных сведений о наличии и движении ТМЗ и соблюдении установленных нормативов их производственного потребления; выявление и реализация ненужных предприятию ТМЗ с целью мобилизации материальных ресурсов.
Программа аудиторской проверки ТМЗ состоит из нижеперечисленных пунктов:
1. Проверка правильности отражения в балансе;
2. Проверка наличия и сохранности ТМЗ;
3. Проверка складского учета и обеспеченности предприятия ТМЗ на последнюю отчетную дату.
4. Проверка правильности оформления первичных документов по движению ТМЗ;
5. Проверка полноты и своевременности оприходование поступивших ТМЗ и правильности произведенных при этом бухгалтерских записей.
6. Проверка обоснованности операций по отпуску ТМЗ на изготовление готовой продукции и правильности их отражения на счетах бухгалтерского учета.
7. Определение метода оценки ТМЗ
8. Проверка правильности документального оформления и осуществления бухгалтерских записей по операциям, связанных с передачей на переработку и реализацией ТМЗ сторонним организациям.
9. Проверка своевременности и правильности проведения инвентаризации ТМЗ.
10. Изучение актов, решений администрации и других документов на списание недостач ТМЗ сверх установленных норм естественной убыли, в следствии их порчи и уценки из-за снижения цен.
Источниками аудита являются – баланс, главная книга, журналы - ордера №6, №7, № 10 и другие учетные регистры. Необходимо установление тождества между вышеперечисленными регистрами, а также важно убедиться в соответствии синтетической и аналитической информации.
При проверки соответствии фактического наличия ТМЗ учетным данным необходимо, во-первых, обратиться к данным годовой инвентаризации, во-вторых, выбрать группы ТМЗ по которым следует провести сплошную проверку в местах хранения (например, наиболее дорогостоящие или дефицитные), и группы для выборочной проверки.
Важно обратить внимание на соблюдение порядка хранения товарно-материальных запасов на складах, на соответствии мест хранения условиям сохранности отдельных видов ТМЗ.
Поскольку отдельные виды ТМЗ имеют свои особенности как в натуральной форме, так и в осуществлении их учета.
3.7. Порядок проведения аудита
Чрезвычайно велико значения аудиторской проверки ТМЗ.
Проверку наличия и сохранности ТМЗ аудитор следует начать с обследования складского хозяйства и проведение их инвентаризации.
При обследовании складского хозяйства необходимо обратить внимание на состояние и правильное использование складских помещений и измерительных приборов; эффективность работы контрольно-пропускного пункта; наличие пожарной и охранной сигнализации; соблюдение установленных правил приемки, отпуска и хранение ТМЗ; подбор и расстановку материально ответственных лиц, заключение с ними договоров о полной материальной ответственности, наличие залежных, некомплектных и испорченных материалов; правильность оформления приходных и расходных документов.
Важным условием обеспечения сохранности материальных ценностей является правильно организованная охрана. Контроль ее состояния начинается с внезапной проверки внутреннего контроля за ввозам и вывозам ТМЗ на предприятии, чтобы избежать фальсификации документов, вывоза ТМЗ дважды по одним пропускам, вывоза по устным разрешениям и запискам и т.д.
Обследовав складское хозяйство, аудитор должен произвести инвентаризацию.
Аудитор должен уточнить наличие заключенных письменных договоров с кладовщиками о полной индивидуальной материальной ответственности, состояния контроля за деятельностью их, наличие номенклатуры соблюдение режима работы складов. Основное внимание его должно быть уделено проверке соблюдения правил хранения ТМЗ на складах и состоянию ведения складского учета.
Перед началом инвентаризации аудитор договаривается с руководителем о создании инвентаризационной комиссии. Руководитель издает соответствующее распоряжение (приказ) и вручает его текст членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии передает контрольный пломбир.
В состав инвентаризационной комиссии помимо материально-ответственных лиц, обычно включается представители руководства предприятия, а также соответствующие специалисты и работники бухгалтерии. Присутствие, при проведении инвентаризации материально-ответственное лицо обязательно.
Результаты инвентаризации фиксируется в инвентаризационных описях, составляемых аудитором. Опись применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных запасов и составляется в одном экземпляре на основе пересчета, взвешивания, перемеривание запасов отдельно по каждому местонахождению и материально – ответственному лицу или группе лиц, на которых находятся ТМЗ.
До начала инвентаризации материально-ответственные лица должны предоставить расписку о том, что все первичные документы оформлены, а все поступившие и выбывшие ТМЗ также оформлены.
ТМЗ заносятся в инвентаризационную опись по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, сорта и количества.
На выявленные в результате инвентаризации негодные или испорченные материалы составляются соответствующие акты.
При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.
Инвентаризация ТМЗ должна производится в порядке расположения ТМЗ в данном помещении. Не следует допускать беспорядочного перехода от одного вида ТМЗ к другому.
Председатель инвентаризационной комиссии или по его поручению, члены комиссии в присутствии заведующего складом и других материально-ответственных лиц проверяют фактическое наличие ТМЗ лично, ни в коме случае не допускаются вносить в описи данные об остатках ТМЗ со слов материально-ответственного лица или по данным учета.