Таким образом, можно отметить, что структура глав данной работы обусловлена целью, а также то, что каждая глава содержит в себе разрешение одной из задач исследования, сформулированных автором ранее.
Все три главы работы являются сложными по составу, т.к. содержат в совокупности девять подглав – по три подглавы каждая.
В подглавах рассматриваются частные вопросы, которые в процессе синтеза накопленной в них информации в целом отвечают на каждую задачу работы. Например, исследование особенностей оформления реквизитов, обобщение требований к содержанию и этикетных формул российских деловых писем в своей совокупности дают нам общее представление о требованиях, предъявляемых к правилам оформления письма в отечественной делопроизводственной практике.
Наконец, в заключении работы, на основании собранного в работе материала и проведенного исследования формулируются выводы и предложения по изученной теме.
Методологической основой исследования является комплекс обще-, частнонаучных и специальных методов познания.
Общими явились методы анализа и синтеза, индукции и дедукции, наблюдения и сравнения.
В качестве общенаучных методов, с помощью которых проводилось исследование, использовались метод структурного анализа, системный метод. В качестве частнонаучного метода выступил методисточниковедческого анализа. К специальным методам, использовавшимся в работе, следует отнести и формально-юридический метод.
Использование данных методов в работе позволило наиболее последовательно и полно рассмотреть различные аспекты проблемных вопросов, связанных с современной внешнеэкономической перепиской, и, проанализировав правила оформления писем выделить их характерные черты и отличительные особенности.
ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ОФОРМЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ПИСЕМ В ВЕЛИКОБРИТАНИИ, США И ДР. АНГЛОЯЗЫЧНЫХ СТРАНАХ МИРА
1.1. Формуляр писем
Оформление деловой корреспонденции в практике экономического сотрудничества с зарубежными фирмами и международными организациями характеризуется рядом особенностей. Коснемся оформления наиболее распространенного вида корреспонденции - делового письма.
При общей тенденции к унификации форм деловых писем во всем мире, использованию устойчивых речевых конструкций, стандартной терминологии и стремлению к широкому применению средств механизации и автоматизации в делопроизводстве, различий в оформлении делового письма немало.
В первой главе исследования рассмотрим наиболее часто встречаемый в мировой деловой переписке вид писем – письма в англоязычных странах мира (как правило, Великобритания и ее бывшие колонии). Как уже отмечалось, отдельными учеными правила оформления данных деловых писем считаются универсальными[25] правилами оформления международной деловой корреспонденции, однако автор работы не согласен с подобной точкой зрения.
В сравнении с Россией специфика англоязычных писем прежде всего – в формуляре документа и составе реквизитов.
На приложении 1 к работе приведен формуляр делового письма, составляемого на английском языке с указанием двенадцати зон размещения реквизитов делового письма, используемого в англоязычных странах.
Можно выделить следующий типовой состав зон деловых писем, составляемых на английском языке:
1. Заголовок письма (Issuer Field).
2. Ссылка на данные получателя и отправителя (ReferenceLine).
3 Дата (Date).
4. Адресат (Address).
5. Указание на конкретное лицо (Attention Line).
6. Обращение (Salution).
7. Общее содержание письма (Subject Line).
8. Текстписьма (Body of the Letter).
9. Завершающая формула вежливости (Complimentary Close).
10. Подпись (Signature).
11. Приложения (Enclosure).
12. Указание на рассылку копий (СС Notation).
В последующих вопросах первой главы работы исследуем правила размещения и оформления реквизитов англоязычных писем по зонам.
В практике отечественного делопроизводства в случае отсутствия указаний по оформлению отдельных элементов реквизитов рекомендуется ориентироваться на требования, оговоренные международным стандартом ИСО 15489-2001[26] и отечественными государственными стандартами: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007[27]; ГОСТ РФ Р 6.30 - 2003[28].
1.2 Требования к оформлению реквизитов
Реквизит 1. Заголовок письма. Включает эмблему фирмы, ее наименование, почтовый и телеграфный адрес с указанием индекса, номер телефона, телекса и телефакса. В заголовке может содержаться указание на род деятельности фирмы, характеристика ее как корпорации или компании с ограниченной ответственностью (сокращенно Inc. или Ltd.), например:
Mitchell Diesel, Ltd.; International Office Equipment, Inc.
Помимо предоставления фактической информации о фирме, заголовок определенным образом характеризует ее с другой стороны: необычная форма заголовка, его дизайн, эмблема фирмы (а иногда и ее девиз), применение цветной краски, использование особой бумаги - все это создает своеобразный образ фирмы. Читая письмо, вы, безусловно, прежде всего интересуется. его содержанием, однако невольно обращаете внимание и ни оформление заголовка, которому мысленно даете оценку, иногда перенося ее и на деятельность самой фирмы. Удачное расположение компонентов заголовка, его оригинальная эмблем способствует созданию благоприятного впечатления о фирме у тех, кому направлено письмо.
В целях экономии времени при печатании реквизита поощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие знаков препинания[29].
Реквизит 2. Ссылка на данные получателя и отправителя. Приводятся инициалы составителя и оформителя письма, буквенный или цифровой код фирмы, отдела, подготовившего письмо, индекс дела, например:
Your reference
(или: Yourref.) - Ваша ссылка
HND/RP HND/RP
Our reference - Нашассылка
(или: Our ref.) LA/DK/187
LA/DK/187
Реквизит З. Дата. В англоязычных деловых письмах встречаются две разновидности оформления дат - британская и американская. Британский способ подобен словесно-цифровому способу, принятому в российском (делопроизводстве и применяемому в финансовой документации с некоторыми вариациями):
15 Feb. 200...
15 February, 200...
15th February, 20...
Способ обозначения даты, принятый в США, иной и строится по схеме:
February 15th, 200... February 15, 200...
Перед числительным, обозначающим год, обычно ставится запятая. В последние годы все более заметной становится тенденция к минимальному употреблению знаков препинания в деловой корреспонденции, поэтому на практике нередко можно встретить и такое написание даты: 4 August 2008. Не рекомендуется употреблять в датах цифры вместо названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты может быть истолковано по-разному в различных странах. Так, дата 2/5/2008 будет воспринята представителем американской фирмы как 5 февраля 2008 года, а представителем британской фирмы - как 2 мая 2008 года. Это связано с особенностями прочтения дат в разных странах:
Допускается сокращение названий некоторых месяцев, имеющих много знаков в написании. Замена цифровым обозначением названий месяцев в англоязычных странах не принята. Знаки препинания в обозначении дат допускается не указывать.
Международной организацией по стандартизации (ISO)[30] в связи с компьютеризацией делопроизводства рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. Элементы обозначения приводятся в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2000-12-31 или даже - 20001231
Реквизит 4. Адресат. Распространенными вариантами адресования письма являются: адресование фирме (при этом возможен случай, когда в названии фирмы указана фамилия) и адресование должностному лицу (когда известна фамилия адресата и когда она неизвестна, когда адресат мужчина или женщина).
Если письмо направляется фирме, то сначала указываются ее название, затем адрес в такой последовательности: номер дома, название улицы, название города, обозначение почтового района (при необходимости). При адресовании письма в США приводится сокращенное название штата, при адресовании в Англию - название графства. Последней строкой указывается страна.
Например:
Continental Supply Company
312 Sixth Avenue
New York, NY, 11011
U.S.A.
Указание в адресе штата и графства связано с тем, что сама фирма или ее филиал, возможно, расположены в провинциальном населенном пункте, названия которых нередко повторяются. Названия графств и штатов могут приводиться в сокращении.
В том случае, когда в названии фирмы указана фамилия (несколько фамилий), перед названием приводится слово Messrs, например:
Messrs John Brown and Co., Ltd.
При адресовании письма управляющему фирмой, фамилия которого неизвестна, адрес пишется по образцу:
The Manager
The Hong Kong Banking Corporation
Если письмо адресуется управляющему фирмой такого же ранга, фамилия которого известна, то в этом случае фамилия приводится первой, затем указывается должность:
Mr. Edward W. Hertzfeld, President Hertzfeld
Home Appliances, Inc.
Приведенные способы характерны для адресования письма менеджеру или президенту компании. При адресовании письма сотруднику более низкого ранга сначала указывают фамилию сотрудника, затем название фирмы, по возможности название отдела и, наконец, полный адрес[31].
Если письмо адресуется мужчине, то перед его фамилией следует писать Mr - сокращение от слова Mister (Mr Alan White; Mr D. C. Robinson и т. п.). При адресовании делового письма замужней женщине следует указывать Mrs - сокращение от слова Mistress. ДлянезамужнейпишетсяполностьюMiss (Mrs - Rosemary, Mrs С. Davies, Miss G. Palmer). Вместо указания Mrs или Miss можно применять универсальное сокращение - Ms.
При печатании реквизита используют минимальное число знаков препинания.
Реквизит 5. Указание на конкретное лицо. Реквизит предназначен для того, чтобы в случае отсутствия фамилии получателя в адресате указать фамилию конкретного должностного лица, кому именно следует читать данное письмо. Если фамилия должностного лица неизвестна, указывается название должности или отдела фирмы.