Трудовая деятельность записывается в строго хронологическом порядке.
В графе « Какие государственные награды имеете» указываются сведения о награждении орденами, медалями СССР, Российской Федерации, иностранных государств, а также о присвоении почетных званий. Записи производятся на основании орденских книжек, удостоверений к медалям, приказах о награждении.
В графе « Отношение к воинской обязанности и воинское звание» указывается отношение сотрудника к воинской обязанности.
Лицо, ответственное за документационное обеспечение кадровой работы обязано:
- проверять при приеме на службу у граждан пребывающих в запасе военные билеты (временные удостоверения взамен военных билетов), а у граждан подлежащих призыву на военную службу, удостоверения граждан подлежащих призыву;
- установить, состоит ли гражданин (гражданка), принимаемый (ая) на службу на воинском учете;
- в случае отсутствия в военном билете отметки о постановке на воинский учет [ если он (она) является военнообязанным (ой)], направлять граждан в районный военный комиссариат.
Анкета подписывается и заверяется:
- поступающим на работу;
- сотрудником отдела кадров, ответственным за документальное обеспечение, после сверки внесенных в анкету сведений с соответствующими документами лица, поступающего на работу;
- печатью предприятия.
Автобиография – документ, содержащий описание хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого на работу лица. Она составляется в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год, число и месяц рождения, полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях), время начала трудовой деятельности, причины перехода с одной работы на другую, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках, дата составления автобиографии, личная подпись.
Сохранность автобиографии, заполненной впервые при оформлении на службу, является обязательной. Произошедшие за период работы изменения или дополнения к автобиографии указываются на отдельном листе, подписываются сотрудником с указанием даты и приобщаются к первичной автобиографии. Исправления в ранее составленной автобиографии не допускаются. В случаях больших изменений биографических данных сотрудника от него может быть затребовано обновленная автобиография, а старая помещается в раздел « Дополнительный материал».
Автобиографии подписями должностных лиц и печатями не заверяются.
Копии документов об образовании следует заверять подписью сотрудника отдела кадров и печатью при наличии предъявленного подлинника документа.
Дополнение к личному делу – документ, в котором фиксируются сведения о работе со ссылкой на приказы по личному составу. При записи служебных перемещений с понижением обязательно указываются причина этих перемещений в графе « Причина освобождения» («Назначен с понижением в аттестационном порядке»).
Данный документ заполняется отделом кадров после издания приказа о приеме на работу, должностными лицами не подписывается.
В дальнейшем в личное дело подшиваются документы возникающие в процессе служебной деятельности сотрудника:
- аттестационные листы оформляются в соответствии с приказами руководителя предприятия;
- представления к перемещению по службе составляются непосредственным руководителем сотрудника, перемещаемого по службе;
- копии (ксерокопии) документов об утверждении в должности;
- другие дополнительные материалы.
Личное дело ведется на протяжении всей работы сотрудника на предприятии.
Сотрудник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы ( анкету, автобиографию и др.), проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.
Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.
После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение.
Личные дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, определенным руководителем предприятия.
При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
При извлечении каких либо документов из личного дела лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.
Для контроля за своевременным возрастом выданных или высланных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.
В отделе кадров личные дела хранятся только на работающих сотрудников. Для хранения следует использовать сейфы и конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться.
Личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.
Составление номенклатурных дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем.
При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатура дел, типовым и ведомственным перечнями документов со сроками хранения, Основными правилами работы ведомственных архивов (М.,1986).
В номенклатуру дел включаются заголовки дел отражающие все документируемые участки работы отдела кадров.
Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок ("«разные материалы"» "«общая переписка"», « переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования оформления дел.
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов ( протоколы, приказы и т.д.);
- название организации или структурного подразделения ( автор документа);
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы ( адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т.1.». «т.2» и т.д.
Отделам кадров рекомендуется вести следующую номенклатуру дел:
1. Руководящие нормативные документы вышестоящих органов (приказы, постановления, указания по вопросам работы с кадрами).
2. Штатное расписание предприятия.
3. Приказы о назначении, повышении в должности, увольнении сотрудников предприятия.
4. Приказы по основной деятельности (копии).
5. Приказы о командировании, кратковременных замещениях должностей, поощрениях, наложениях дисциплинарных взысканий.
6. План работы отдела кадров и отчет о его выполнении (копии).
7. Протоколы оперативных совещаний, проводимых руководителем предприятия (копии).
8. Положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников отдела (копии).
9. Копия годового отчета предприятия по работе с кадрами, представляемого в вышестоящую организацию (в полном объеме).
10. Материалы профессиональной учебы – документы по повышению квалификации, подготовке и переподготовке сотрудников, планы, программы и т.д.
11. Переписка с другими организациями по вопросам повышения деловой квалификации.
12. Переписка с другими организациями по вопросам комплектования, использования кадров.
13. Необходимые нормативные документы по назначению пенсий.
14. Список резервов кадров на выдвижение.
15. График отпусков сотрудников предприятия.
16. Описи личных дел сотрудников, передаваемых в архив.
17. Картотека трудовых книжек.
18. Алфавитные карточки персонального учета кадров ( форма № Т-2).
19. Журнал учета граждан по вопросам трудоустройства.
20. Акты приема –передачи при смене начальников отдела кадров.
21. Акты на уничтожение дел, временных пропусков и служебных удостоверений.