Поступающие в организацию, а также исходящие документы подлежат обязательной регистрации (кроме копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений). Все документы организации регистрируются централизованно. Исключение составляют организации, имеющих территориально обособленные структурны подразделения или очень большой годовой отчетностью, для автоматизации и регистрации которых создается база данных и информационно-поисковая система, позволяющая проследить все документы учреждения и места их нахождения в данный момент времени, состояние и исполнения и контроль сроков исполнения документов.
Информационный поиск в базе документов организации происходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответствующей регистрационной карточке реквизита. Регистрационная карточка-это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Регистрационные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.
Регистрационная карточка является основной единицей хранения в базе данных системы и заводится в момент регистрации документа. Заведение регистрационной карточки сводится к заполнению ее реквизитов.
К таким реквизитам относится:
· входящий регистрационный номер и дата документа (дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны в регистрационном штампе документа;
· номер и дата поступающего в регистрацию документа;
· наименование вида документа;
· адрес получателя или отправителя (организации, должностного или частного лица);
· количество листов и экземпляров;
· срок исполнения документа;
· шифр исполнителей (подразделения, на которое возложено исполнение документа);
· содержание документа.
Реквизиты «шифр исполнителей» и «содержание документа» проставляются на основании соответствующих классификаторов.
При регистрации документы делят на несколько групп, каждая из которых регистрируются отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Обычно системами автоматизации делопроизводства поддерживаются три базовые группы:
· входящие;
· исходящие (и внутренние);
· письма и обращения граждан.
Некоторыми системами допускается разбиение каждой из групп по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно разбить на более мелкие подгруппы и так далее. Разбиение на подгруппы определяется правилами документооборота в организации, а их состав и правила формирование регистрационных номеров хранится в системном справочнике групп документов.
Регистрация и учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организации.
По мере исполнения соответствующие документы могут выводиться из оперативной информационной базы и храниться в архивной банке документов. Остаются только акты, имеющие нормативно-правовой характер.
В целом, современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности в той или иной мере обеспечивают:
· регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая письма и обращения граждан);
· регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
· ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визирование) документов;
· списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатуры дел;
· контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
· поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.
3. Автоматизированные рабочие места.
Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления, автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.
Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.
Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).
Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.
К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:
· персональные компьютеры, объединенные в сети;
· электронные пишущие машинки;
· текстообрабатывающие системы;
· копировальные машины;
· коммуникационные средства, телефонная техника;
· средства для автоматизации ввода архивных документов и
поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);
· средства для обмена информацией — электронная почта;
· видеоинформационные системы;
· локальные компьютерные сети;
· интегрированные сети учреждений.
К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.
Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов.
4. Классификация офисной техники.
К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.
В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.
Офисная организационная техника (оргтехника) – технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.
Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.
С чего начинается любой бизнес, и большой, и малый? С чего начинаются организация и деятельность любой фирмы, и производственной, и коммерческой? С деловых бумаг! Множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг различного назначения. Именно бумаг.
Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня насыщен именно бумажной информацией.
В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на «бумажную информатику» техники остается весьма высокой.
Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.
5. Заключение.
Наиважнейшей задачей управления каждой организацией является организация работы с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.