Пояснительная записка - это самостоятельная часть бухгалтерской отчетности (п. 5 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»), но почему-то ей традиционно не уделяется должного внимания, хотя от достоверности информации, содержащейся в ней, напрямую зависит то, какие выводы сделают заинтересованные пользователи бухгалтерской отчетности о предприятии.
В пояснительной записке указывается дополнительные сведения о финансовом положении фирмы, не нашедшие отражения в основных формах отчетности. Такие сведения могут быть выражены не только количественными показателями. Информация о них может носить также описательный характер.
В пояснительную записку включается лишь та информация о фирме, которая отвечает основным критериям существенности для заинтересованных пользователей. Например, поставщиков в первую очередь интересуют платежеспособность фирмы, отсутствие просроченной кредиторской задолженности, а инвесторов — перспективные направления деятельности и возможность быстрой окупаемости вложений.
Записка составляется в произвольной форме.
При необходимости она может содержать следующие разделы:
1. сведения о деятельности фирмы;
2. изменения в учетной политике;
3. сведения о финансовой деятельности, например покупке акций других предприятий;
4. сведения об инвестиционной деятельности фирмы, например развитии материально-технической базы;
5. информация о дочерних и зависимых обществах, например размере доли в чужих уставных капиталах;
6. сведения о реорганизации фирмы;
7. события после отчетной даты и др.
Целью написания данной курсовой работы является подробное изучение теоретических, методологических основ составления бухгалтерской отчетности и, в частности, пояснительной записки к бухгалтерскому отчету.
Задачами курсовой работы являются:
1. изучение нормативных документов, специальной, учебной, научной литературы, официальных комментариев по данной теме;
2. выявление особенностей техники составления и значение пояснительной записки на конкретном предприятии;
3. анализ, обобщение и систематизация теоретических основ по выбранной теме;
4. определение состава информации, раскрываемой в пояснительной записке;
5. раскрытие содержания пояснительной записки.
1. Основные сведения об организации
1.1 Сведения о деятельности фирмы
В этом разделе можно привести:
1. краткую характеристику размеров и структуры фирмы;
2. краткую характеристику ее основных видов деятельности;
3. объемы продаж продукции, товаров, работ, услуг по видам и географическим рынкам сбыта;
4. данные о чрезвычайных фактах хозяйственной деятельности и их последствиях;
5. сведения о деловой активности организации;
6. показатели эффективности использования ресурсов и т.д.
Информация в пояснительной записке по возможности представляется в динамике (за несколько лет). При этом надо указать факторы, повлиявшие в отчетном году на финансовые результаты фирмы.
О размерах фирмы отчасти можно судить по величине ее уставного капитала, численности работающих, размерах производственных площадей и других ресурсов. Кратко описывается производственная структура организации: все ее производства, цеха, службы, а также обособленные подразделения, филиалы и представительства.
Как правило, пояснительная записка составляется к годовому отчету. Но в случае необходимости раскрытия дополнительной информации для внутренних или внешних пользователей можно составлять пояснительную записку и к промежуточной отчетности. Это может быть сделано по требованию учредителей, в силу отдельных законодательных актов, либо по инициативе организации (п. 49 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»).
О том, кто должен составлять пояснительную записку, сказано в пункте 2 статьи 13 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту - Закон о бухгалтерском учете).
Составлять пояснительную записку должны все организации, кроме бюджетных; общественных организаций, не осуществляющих предпринимательскую деятельность и не имеющих кроме выбывшего имущества оборотов по продаже товаров (работ, услуг, п. 2 ст. 13 «Закона о бухгалтерском учете»); субъектов малого предпринимательства, не обязанных проводить аудиторскую проверку достоверности бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством РФ (п. 3 «Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности», утвержденных приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н). Имеют право не вести бухгалтерский учет и не представлять пояснительную записку организации, применяющие упрощенную систему налогообложения. Это предусмотрено пунктом 3 статьи 4 «Закона о бухгалтерском учете».
Если у фирмы имеются дочерние и зависимые общества, то вы должны составить сводную отчетность и пояснительную записку к ней (п. 91 «Положения о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности», утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
Подписывается пояснительная записка руководителем и главным бухгалтером организации. В организациях, где бухгалтерский учет ведется на договорных началах специализированной организацией или бухгалтером-специалистом, бухгалтерская отчетность подписывается руководителем организации, руководителем специализированной организации либо специалистом, ведущим бухгалтерский учет.
Если фирма обязана проходить аудиторскую проверку бухгалтерской отчетности, но не составила пояснительную записку, в аудиторском заключении будет написано, что бухгалтерская отчетность составлена не в полном объеме. Что касается штрафов, то максимум, насколько могут оштрафовать фирму - это 50 рублей по статье 126 НК РФ. А главбуху может грозить штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.6 Кодекса РФ «Об административных правонарушениях» (КоАП РФ).
В отличие от других форм бухгалтерской отчетности (№ 1 - 6) шаблоны или какие-либо рекомендуемые формы пояснительной записки в нормативном порядке не утверждаются. Она составляется в произвольной форме, но ряд положений по бухгалтерскому учету содержит требования о представлении в ней определенной информации.
Основные требования к содержанию пояснительной записки изложены в пункте 4 статьи 13 «Закона о бухгалтерском учете». В записке указывают существенную информацию об организации, ее финансовом положении, сопоставимости данных за отчетный и предшествующий ему годы, методах оценки и существенных статьях бухгалтерской отчетности.
Минимальный состав сведений, которые должны быть представлены в данной форме отчетности, определен разделами «Раскрытие информации в отчетности» всех ПБУ.
При формировании текста записки за 2007 год следует уделить внимание новым положениям и указаниям, вступившим в силу с отчетности за 2007 год. Это: ПБУ 20/03 «Информация об участии в совместной деятельности» (утв. приказом Минфина России от 24.11.2003 № 105н); «Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств» (утв. приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н); «Методические указания по формированию бухгалтерской отчетности при осуществлении реорганизации организаций» (утв. приказом Минфина России от 20.05.2003 № 44н). Существует объем информации, которую представляет в записке любая организация. Обязательно представляются основные сведения об организации и ее собственниках, информация об основных положениях применяемой учетной политики, даются краткая характеристика деятельности, пояснения к существенным статьям бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках, приводятся решения учредителей о распределении прибыли.
Однако существует информация, которая в пояснительной записке представляется не всеми организациями, а только теми, у которых есть некоторые особенности в деятельности. Например, нигде в других формах отчетности, а только исключительно в составе пояснительной записки представляется информация об аффилированных лицах, информация по сегментам и информация по прекращаемой деятельности. Но она представляется только теми организациями, которые имеют несколько видов деятельности или ведут ее в нескольких регионах, намерены часть деятельности прекратить или имеют аффилированных лиц. Раздел «Информация о событиях после отчетной даты» заполняется только если в следующем наступившем году произошли события, которые существенно отразились на финансовом положении организации. Такой же спецификой обладает и раздел «Информация об условных фактах хозяйственной деятельности».
Некоторые организации в силу своей специфики (например, страховые организации, негосудартсвенные пенсионные фонды, организации, эмитирующие ценные бумаги и т.п.) должны представлять бухгалтерскую отчетность по определенным правилам. Тогда в пояснительную записку включаются разделы, отражающие специфические показатели деятельности организации.
Каждая организация самостоятельно определяет объем информации, а также форму ее подачи: в виде текста, таблиц, схем, диаграмм и т.п. (п. 1 и 3 «Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности», утвержденных приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н). Можно разделить пояснительную записку на несколько разделов, например, вначале представить сведения об организации, затем дать расшифровку важнейших статей форм отчетности, и далее привести аналитические показатели, характеризующие деятельность организации.
1.2 Общие сведения об организации и учетная политика
Пояснительная записка начинается с основных сведений об организации и ее собственниках.
В соответствии с пунктом 31 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» в пояснениях к Бухгалтерскому балансу и Отчету о финансовых результатах следует указывать: юридический адрес организации; основные виды деятельности; среднегодовую численность работающих за отчетный период или на отчетную дату; состав (фамилии и должности) членов исполнительных и контрольных органов организации.