Состояние и совершенствование учета расхода сырья и материалов в различных отраслях производств (стр. 4 из 5)

Необходимо отметить, что хранится не надлежащим образом та часть запасов, которая относится к инвентарю и хозяйственным принадлежностям: сверла, метлы, удлинители для свёрел, молотки, бензопилы, электрорубанки и прочее, а также специальная одежда и специальная оснастка.

Часто все эти объекты учета не имеют постоянных мест хранения, не имеют инвентарных номеров, отпускаются подразделениям без необходимых сопроводительных документов, вследствие чего инструмент и спецодежда часто теряются, и возникают неоправданные затраты по приобретению новых материалов взамен утерянным.

Структура складов ОАО «НУМ» представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 – Складская структура на ОАО «Нововятское управление механизации».

Контроль за расходованием сырья и материалов осуществляется путем сравнения данных аналитического и синтетического учета в бухгалтерии с данными на местах хранения материалов. Когда кладовщик видит, что по его данным осталось немного необходимых материалов, то он направляет запрос на данный вид товарно-материальных ценностей в бухгалтерию. Те, в свою очередь, сверяются по регистрам синтетического учета и либо закупают необходимые материалы, либо перемещают их с одного склада на тот, где данный вид материалов заканчивается.

Планирование расходов сырья и материалов не производится, что является несомненным минусом для успешной работы предприятия, т.к. в нужный момент на складе может просто не оказаться необходимых материалов в нужном количестве. Или же, наоборот, затраты на материалы будут чрезвычайно высоки, что приведет к потере дохода с оборотного капитала, оставленного в запасах.

Не составляются ни планы расхода материалов, ни бюджеты расхода средств на материальные запасы на следующий отчетный период. Аналитическая деятельность на предприятии не осуществляется. Не определено ни оптимальное количество необходимых материалов, ни их цена. Неизвестны расходы на содержание единицы материальных ценностей на складах. Все это увеличивает затраты предприятия и ведет к неоправданному расходу средств, которого можно было бы избежать, если бы данные показатели были рассчитаны и использовались на предприятии целенаправленно.

4. Совершенствование учета затрат по материально-производственным запасам

Управленческий учет материально-производственных запасов в рассмотренной организации не налажен, нет четкой системы сбора информации о наличии на складах тех или иных видов материалов, отсутствует надлежащее документальное оформление операций на складах. Кроме того, не используется обширный аналитический потенциал программы «1С: Предприятие», которая дает большой набор инструментов для анализа движения материалов в организации. Сама структура управления материальным хозяйством дает сбои, т.к. работа складских помещений зачастую не организована должным образом.

Ввиду этого предлагаем все вопросы разбить на группы и в рамках каждой из них провести усовершенствование некоторых аспектов управленческого учета организации. Это поможет структурировать внутреннюю систему информационного обеспечения предприятия, а также даст необходимые данные для принятия взвешенных решений по использованию, планированию и хранению материально-производственных запасов.

Таким образом, мы имеем четыре проблемы, которые необходимо разрешить:

1. Реорганизация структуры и налаживание работы складских помещений;

2. Документальное оформление материально-производственных запасов на складах;

3. Интенсивное использование программного обеспечения для целей управленческого учета;

4. Использование аналитических расчетов для планирования затрат на материально-производственные запасы.

Для предприятия большое значение имеет надлежащая организация складского хозяйства. Материальные ценности представляют собой активы, эквивалентные сумме денежных средств и потому требуют к себе бережного отношения и контроля за рациональным расходованием. Недостатки в хранении, пренебрежительное отношение к складскому хозяйству могут способствовать мелким и крупным хищениям, прочее материалов и как следствие приводить к уменьшению прибылей и даже к убыткам.

Существует три основных вида организации снабжения и хранения материалов [10]:

- Централизованная закупка, хранение и подготовка материальных ценностей к потреблению;

- Централизованная закупка, с доставкой и хранением материалов на разных складах;

- Децентрализованное потребление и хранение материальных ценностей в местах их потребления.

На наш взгляд, для ОАО «НУМ» наиболее приемлемым является первый вариант, т.к. централизованная система позволяет предприятию добиться более льготных условий поставки (например, ценовых скидок за объем покупаемых материалов). При нем облегчается стандартизация некоторых видов запасов, появляется возможность сосредоточить в одном отделе наиболее квалифицированных специалистов по закупкам того или иного вида ресурсов. Но в тоже время необходимо учитывать, что создание централизованной службы снабжения увеличивает административные расходы организации.

Учитывая то, что в настоящий момент склады структурных подразделений организации (склад ЭРУ, офисный, другие) подчиняются не центральному складу, а находятся в составе этих подразделений, информация о том, что на данный склад необходимы материалы, идет долго. В целях оптимизации снабжения мы предлагаем следующую структуру управления складскими помещениями.

Рисунок 4 – Организационно-управленческая структура складов.

В данной структуре главным звеном выступают склады структурных подразделений. Именно они знают точно, какие материалы им необходимы в данный момент, поэтому посылают запрос напрямую на центральный склад. На нем данные материалы выписывают и отправляют по месту назначения. Таким образом, снимается излишняя нагрузка с подразделений организации и образуется новая служба – отдел снабжения.

Однако для принятия взвешенных решений по управлению запасами и процессом заготовления материалов, а также формирования себестоимости продукции (работ, услуг) учет материально-производственных запасов должен быть организован по отдельным группам, видам материалов. Поэтому необходимо организовать надлежащее хранение всех материалов, поступающих в организации.

Кроме реорганизации системы складов необходимо ввести корректировку во внутреннее содержание помещений. На данный момент условиям хранения соответствуют только помещения центрального склада. Поэтому мы предлагаем склады подразделений оформить по его образцу. Т.е. отвести специальное помещение со стеллажами, на которых в установленном порядке расставлены ящики (коробки, мешки) с материально-производственными запасами. Также на каждом ящике (коробке и т.д.) предлагаем нанести инвентарный номер объекта краской и такой же дублирующий на бумажном носителе маркирующим карандашом, который привязывается (навешивается) к ящику. Это делается для того, чтобы в случае, например, использования какого-либо инструмента (молоток, дрель, лопата) в течение рабочего дня (смены) кладовщик мог знать, кто, когда и зачем взял данный объект. Пример такого талона представлен на рисунке.

Рисунок 5 – Талон учета материально-производственных запасов.

	Инвентарный номер 125482
	Место хранения СКЛАД А
Выдал	Ширков А.Г.	подпись	Ширков	Дата 03.03.07
Получил	Иванов П.С.	подпись	Иванов	Дата 03.03.07
Принял	Ширков А.Г.	подпись	Ширков	Дата 04.03.07
Вернул	Иванов П.С.	подпись	Иванов	Дата 04.03.07
Выдал	…	…	…	…
Получил	…	…	…	…
Принял	…	…	…	…
Вернул	…	…	…	…

Также необходимо создать централизованную картотеку материально-производственных запасов для того, чтобы ускорить и упростить работу по снабжению предприятия.

Следующим важным звеном реорганизации складского управления является компьютеризация учета запасов. Для более полного охвата учета материально-производственных запасов необходимо установить и использовать программу по управлению складским хозяйством, например такую, как 1С: Склад.

Последним важным шагом является система непрерывной инвентаризации и пополнения запасов. Она состоит в том, что материально-ответственное лицо (кладовщик) постоянно (раз в день, раз в неделю, месяц) проверяет наличие закрепленных за ним ценностей, сверяя с данными картотеки и регистрами компьютерного учета. Этим достигается детальная и надежная проверка фактического наличия запасов, экономится время и расходы на проведение инвентаризаций. Расхождения между учетными и фактическими данными легко локализуются, что позволяет предотвратить их появление в будущем.

Следующим вопросом, требующим рассмотрения, является надлежащее документальное оформление операций на складах. Регистры, применяемые на предприятии для учета материалов, не вполне соответствуют требованиям, предъявляемым к учету материально-производственных запасов. Поэтому мы предлагаем использовать стандартный пакет унифицированных форм по учету материалов, определенный постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. N 71а [5], адаптированный под потребности ОАО «НУМ».