Табличную форму учетные документы приобретают в XVIII в. Появляются книги, отражающие организацию труда крепостных и административно-полицейский режим – штрафные журналы; записные книги мирских старост, фиксировавших сборы на мирские нужды. В XVIII в. наметился формуляр подворной описи.
АВТОР ДОКУМЕНТА
Оформлению автора документа был посвящен специальный указ от 27 ноября 1741 г. «Форма о титулах…». В нём подробно определялось, какой царский титул употреблять в разных видах документов. Так, в грамотах иностранным государствам титул был самым пространным, в грамотах внутри государства – «императрица и самодержица Всероссийская».
В указах автор обозначался вслед наименованию вида документа: «Указ ее императорского величества самодержицы Всероссийской». При этом автор конкретизировался указанием: «из Сената» или «из коллегии». Приговоры начинались с указания автора по следующей форме: «По указу ее императорского величества». Определялись правила титулования автора-государя в докладах, челобитных, доношениях, при этом приводились их типовые формы[30].
В документах XVIII в. автор отделяется от текста. Обычно автор указывался дважды: в подписи при указании должности и в начале текста вслед за обозначением адресата – наименования учреждения. Например, в указах автор обозначался в начале текста «Божий милостью Петр I, первый царь и самодержец всероссийский и прочая и протчая и протчая…», в челобитной в начале текста после адресата, отделяясь от него, и от текста: «Бьет челом Первого Московского полка прапорщик Григорий Бражников…»[31]. В подписи указывались фамилия, имя, отчество автора.
АДРЕСАТ ДОКУМЕНТА
Произошли изменения и в адресате документа. В начале 1700 г. издается специальный указ «О неподаче просьб мимо присутственных мест государю, кроме великих государственных дел». Документы должны адресоваться в конкретное учреждение. На имя государя могли подаваться документы по вопросам государственной важности. Это требование повторялось в законах 1762, 1765 гг.[32].
Адресат выделялся в отдельную строку над текстом в виде заголовка («Правительственный сенат», «В государственную Берг-коллегию»). В письмах должностных лиц, челобитных в адресате-обращении согласно «Табели о рангах» указывался наряду с должностью титул: «Сиятельнейший граф, высокородный и высокопревосходительный господин генерал-аншеф и разных орденов кавалер! Милостливый государь Петр Иванович!»
ДАТА ДОКУМЕНТА
В документах обычно указывалась дата их составления. Она писалась в начале или в конце текста часто в одну строку с ним: «Июля 27-го 1708 году».
К середине XVIII в. дата написания документа отделяется от текста и ставится под текстом с левой стороны: «Января 19 дня 1775 года». Обозначение дат имеется в отметках об отправлении: «Послано из местечка Горок, июля 11 день 1708 г. с прапорщиком Никитою Молявиным». Дата получения и регистрации проставлялась по верхнему полю документа на лицевой стороне первого листа.
УДОСТОВЕРЕНИЕ ДОКУМЕНТА
В оформлении состава удостоверения также произошли большие изменения. Прежде всего, они коснулись подписи: документы подписываются автором. Петр I после возвращения из первого заграничного путешествия сам стал подписывать акты, исходящие от верховной власти. В грамоте английской королеве по случаю «бесчестия» (ареста), нанесенного российскому послу Матвееву, указывалось, что подпись Петра I была «собственноручною».
Все документы от указа до письма и челобитной имели авторскую подпись. В указе подпись оформлялась таким образом «…Во уверение сего мы сие собственной рукой подписали и печатью нашею укрепить велели. Петр». Имеют подпись и письма Петра I[33]. В прошениях в конце текста делалась запись о том, кто писал документ («Прошение писал Московской полиции копиист Яков Москвинъ»), подпись оставалась прежней: «К сему прошению Григорий Брожников руку приложил»[34].
Стремясь повысить ответственность за принимаемое решение, Петр I предписывает в 1707 г. Боярской коллегии непременно подписывать протоколы всеми ее членами и «без того никакого дела не определяли, ибо сим всякого дурость явлена будет»[35].
Указом от 4 апреля 1714 г. отменялся прежний способ удостоверения документов: «Секретарям и дьякам, под смертною казнью никаких указов о решении дел не крепить одним по приказу своих принципиалов как прежде бывало, не крепить после всех…»[36].
Правила удостоверения документов были подробно описаны в Генеральном регламенте. Снова указывалось, что протоколы должны были подписывать все члены коллегии. Документы, составленные на основе принятых решений, подписывались членами коллегий, оказывавшимися в момент подписания налицо. Кроме подписи, каждый документ имел «скрепу» (подпись) секретаря, что свидетельствовало о правильности составления документа и соответствии его закону.
Указом 30 декабря 1701 г. было запрещено подписываться уничижительными именами (вместо «Коська Дементьев» - «Касьян Дементьев»).
В состав подписи документов, направленных царю, входила формула: «Раб твой…», «Вашего величества нижайший раб…». В письмах к вышестоящим учреждениям или лицам были такие словосочетания: «Вашего сиятельства, милостивого государя, всепокорнейший слуга…». В состав подписи входили имя и фамилия: «Петр Салтыков», указание должности или чина: «Адмирал», «Титулярный советник», «Граф», «Князь», «Секретарь Тайного совета» и т.д.
Указом Екатерины II предписывалось изменить состав подписи прошения: «вместо всеподданнейший раб подписывать просто всеподданнейший или верноподданнейший»
При Екатерине II, а затем и Павле I было запрещено подавать челобитные «скопом и заговором», прошения, подписанные многими лицами, не принимались[37].
Документы удостоверялись печатью. На государственных печатях (большой и малой) оставалось основное изображение – двуглавый орел со всадником на груди.
Незначительно изменена лишь нижняя часть изображения. На малой государственной печати Петра I вместо всадника помещен Андреевский крест и буквы: «Ц.И.В.К.П.А.П.В.Р.», то есть царя и великого князя Петра Алексеевича печать всея России». Изображение всадника было на некоторых малых печатях[38].
При вступлении на престол нового царя изготовлялась новая печать. Так, по восшествии на престол Елизаветы Петровны издается указ «…о переделке во всех присутственных местах печатей на высочайшее имя государыни императрицы»: «Чтоб переправили и переделали надписью Ее императорского величества немедленно и по исправлении подали б в Сенат рапорты»[39].
На городских печатях изображались гербы городов. Печати государственных учреждений и должностных лиц утверждались верховной властью. На печатях центральных учреждений изображался герб Российской империи и надпись – наименование учреждения. Печати городских учреждений помимо надписи могли иметь изображение двуглавого орла в сочетании с гербом города. На печатях частных лиц изображался герб дворянского рода или надпись, указывающая на принадлежность печати.
Глава 13 Генерального регламента устанавливала порядок пользования печатями. Для каждой коллегии предусматривалась печать с изображением государственного герба и надписью наименования коллегии. Приложении печати должно производиться в присутствии двух свидетелей.
Своеобразным было удостоверение документов, исходящих из общего собрания – круга – Астраханского восстания 1705-1706 гг. Подписями скрепляли наиболее важные документы (обращения с призывом поддержать восстание). Остальные документы удостоверялись печатями. Послания восставших царским сановникам не подписывались. Подписи ставились на оборотной, а печати на лицевой стороне документов.
РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ
Резолюция дополняет характеристику документа XVIII в. В ней выражалось отношение начальствующего лица к существу разрешения вопроса: «разрешить», «отклонить».
На указе «О должности Сената» проставлена собственноручная резолюция Петра I: «Поступать по сей, а старую ради ее неполноты отставить»[40]. На определение Тайной экспедиции Сената о расследовании по делу о Салавате Юлаеве и Юлае Азналине в Оренбургской губернии от 16 марта 1775 г. Екатерина II написала: «Быть по сему»[41].
Другого рода резолюции определяли последующие действия с документами: «к сведению», «к делу», «к докладу со справкой». Резолюции писались на лицевой стороне первого листа в следующей за подьписью строке или над текстом.
ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТЕ
Документ XVIII в. имеет большое количество отметок. Отметка о получении документа делалась после подписи и даты у левого поля: «В Сенате получено того же числа». 7 марта 1726 г. или позднее – по верхнему полю первого листа документа над текстом: «Получено марта 7 дня 1726 году». Имеются отметки о рассмотрении документа («Слушан 8 день июня», «Докладовано того же июня 17-го дня»), о характере пересылки документа («послано с смоленским денщиком с Петром Кирилловым сыном Боткиным, Меусова полку»). В XVIII в. появились «заверительные отметки»: «За подписанием тайного секретаря Петра Павловича Шафирова».
Почти над всеми приговорами Сената есть отметки об исполнении: «Указ, состоявшийся по силе приговора, послан…»
Появились регистрационные входящие и исходящие номера. Входящий номер ставился в левой верхней части лицевой стороны листа, исходящий – посредине листа над адресатом или под адресатом.
ФОРМА ДОКУМЕНТА
Изменилась в XVIII в. и форма документа. Определенное влияние на нее оказало введение в 1699 г. гербовой бумаги. Было утверждено три образца гербовой бумаги разной стоимости: в 20 или 10 копеек, в 2 деньги или одну копейку и одну деньгу. И на столбцах – 25 и 50 копеек. Изображения (государственный герб – орел) – «клейма» были разных размеров соответственно стоимости бумаги: «большое клеймо», «среднее» и «меньшее». Под клеймом указывалась стоимость бумаги. С 1719 г. рядом с ценой указывался год выпуска бумаги, с 1720-1723 гг. клейма не имели цены листа[42]. Проставление клейма в определенном месте организовывало текст документа, создавало определенность размера его формы.