Система управления документооборотом организации (стр. 7 из 18)

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

При поступлении в канцелярию документов из министерства - происходит регистрация их и передача ректору университета. Ректор ставит на документах свою резолюцию и через секретаря отдает их обратно в канцелярию, после чего эти документы разносят для исполнения.

Все поступающие на имя ректора вуза и в адрес вуза документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины.

Все входящие документы обязательно проходят регистрацию в общем отделе университета, как показано на рисунке 2.1

Рисунок 2.1. Входящие документы

Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства вуза, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:

- если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок;

- документы без указания срока исполнения - в месячный срок;

- если в документе имеется пометка «срочно» - в трехдневный срок;

- поручения без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок. Срок исчисляется в календарных днях от даты подписания документа.

Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным. Снять документ с контроля могут только должностные лица или контрольная служба, которая поставила его на контроль. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями руководства вуза является документ- ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью начальника структурного подразделения.

Вся корреспонденция, поступающая в вуз, принимается и регистрируется сотрудниками общего отдела. Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится через общий отдел. Документы, не требующие доклада руководству вуза, направляются для исполнения в структурные подразделения. Все поступившие документы докладываются руководству в день их поступления. Получив документы на исполнение, сотрудник вуза должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение. Каждый сотрудник вуза обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов. Передача документов от одного исполнителя к другому производится только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах вуза. Документы, подписанные ректором и проректорами, регистрируются в общем отделе. Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены. Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в общий отдел.

Из всего этого можно сделать вывод, что эффективность осуществления университетом своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами, принятой в нем. Документооборот ведется в соответствии с законодательными актами, приказами и другими нормативными документами РФ.

2.2 Анализ автоматизированных систем, применяемых в КубГУ

Для решения задач по автоматизации особенно актуально решение вопроса о том, кто, собственно, будет этим заниматься. Для начала следует определиться с тем, будут работы проводиться своими силами или с привлечением подрядчиков. Внедрение системы автоматизации и анализ её воздействия, как и любое серьезное преобразование в организации, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют методологическую базу. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы[18].

В настоящее время в университете применяются несколько автоматизированных систем: Парус, Синкопа, Среда модульного обучения и Ассsess. Рассмотрим их подробнее.

Программа «Парус» применяется в бухгалтерии университета. Программные продукты «ПАРУС» (ПП «ПАРУС») — предназначены для автоматизации деятельности коммерческих предприятий и бюджетных учреждений разного уровня[19].

В основу «ПАРУС» положены следующие основные принципы:

1) архитектура "файл-сервер";

2) интеграция с программными продуктами других разработчиков;

3) Готовое решение плюс гибкие возможности настройки.

Функциональные возможности программы обеспечивают:

- подготовку, оформление и учет платежных поручений и требований, приходных и расходных кассовых ордеров, счетов, приходных накладных и накладных на отгрузку, доверенностей, авансовых отчетов, входящих и исходящих счетов-фактур, товарных отчетов, документов на внутреннее перемещение ТМЦ;

- учет расчетов с поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, прочими дебиторами и кредиторами;

- учет товаров, материалов и МБП по средним, учетным ценам, ценам FIFO, LIFO, формирование оборотных и сальдовых ведомостей по движению ТМЦ;

- инвентарный учет простых и составных основных средств и нематериальных активов, автоматический расчет износа, построение инвентаризационных ведомостей, ведомостей по начислению износа, ведомостей по переоценке, актов приемки, передачи и списания;

- подготовку и формирование инвентаризационных описей и актов, внутренних документов на оприходование излишков и списание недостач;

- учет валютных операций, переоценку валютных активов и пассивов;

- учет готовой продукции, расчет себестоимости готовой продукции по калькуляциям и нормативам;

- учет затрат по сквозным и локальным накопительным аналитическим счетам, автоматическое закрытие накопительных счетов и реформация баланса;

- ведение книги покупок, книги продаж, кассовой книги, книги складского учета, книги учета доверенностей, Главной книги;

- автоматический расчет налогов и платежей во внебюджетные фонды;

- автоматизированное построение баланса и любых выходных форм квартальной и годовой отчетности.

Программа «ПАРУС» имеет ряд важных преимуществ.

1. «ПАРУС» представляет собой готовое комплексное решение, не требующее от бухгалтера владения специальными знаниями и навыками, выходящими за рамки общепринятых норм компьютерной грамотности. Вследствие этого программа «ПАРУС » проста в освоении, надежна и удобна в работе и не требует больших эксплуатационных затрат.

2. В отличие от программы «ПАРУС » большинство программ, представленных сегодня на рынке учетных систем относятся к классу бухгалтерских конструкторов, предполагающих адаптацию тиражного решения к особенностям ведения учета на предприятии непосредственно на рабочем месте пользователя.

3. Низкая стоимость обслуживания программ «ПАРУС» объясняется свойством интегрированной системы. Среднестатистическая стоимость услуг, оплачиваемых пользователями программ «ПАРУС» в течение года сопоставима со стоимостью годового абонемента на обслуживание (25-30% от стоимости программы), тогда как для пользователей бухгалтерских конструкторов стоимость услуг, оплаченных в течение года, обычно превышает стоимость программ в несколько раз.

4. Важным преимуществом программы «ПАРУС» является тесная информационная и функциональная интеграция регистров оперативного (реестры счетов, накладных, приходных и расходных кассовых ордеров, доверенностей и т.д.) и бухгалтерского (журнал хозяйственных операций, оборотные ведомости по взаиморасчетам, движению ТМЦ, инвентарная картотека и т.д.) учета. Это позволяет формировать проводки по взаимозачету прямо из регистра по взаиморасчетам или сбалансировать бартерную сделку по номенклатуре с оформлением соответствующих первичных документов и последующей отработкой их в журнале хозяйственных операций, не выходя из ведомости по движению ТМЦ.

5. Реализованные в программе алгоритмы позволяют легко разбираться в сложных учетных операциях при обеспечении корректного формирования записей в журнале хозяйственных операций, оборотных ведомостях по взаиморасчетам и движению ТМЦ. Пример: Обработка документов по продаже, когда операция по оплате отработана по данным счета, реализация проведена из счета-фактуры, а списание товаров или готовой продукции – по данным из накладной.

6. Программа позволяет осуществлять автоматическую отработку сопутствующих операций. Пример: Начисление комиссионных продавцу или премиальных – экспедитору и оценка эффективности проведенной сделки.