Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.
В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии).
По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями[14].
В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ.
За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.
Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.
Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.
Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить [15,16].
Таким образом, программа хранения и определения судьбы документов обеспечивает соответствие законодательным и нормативным требованиям, определяя сроки хранения документов, действия с документами по истечении сроков хранения (такие как уничтожение, передача на постоянное архивное хранение, передача другим организациям), меры, принимаемые в тех случаях, когда необходимо приостановить уничтожение документов.
2 Сравнительная характеристика систем документационного обеспечения в КубГУ
2.1 Правила ведения документооборота в государственном образовательном учреждении
Кубанский государственный университет (в дальнейшем университет) является государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования (высшим учебным заведением) федерального подчинения. Управление университетом осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, Типовым положением об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) и Уставом университета. Университет обладает автономией и несет ответственность за свою деятельность перед обществом, государством и каждым обучающимся.
Университет самостоятелен в подборе и расстановке кадров, осуществлении учебной, научной, финансово-хозяйственной и иной деятельности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Университет самостоятелен в принятии решений и осуществлении действий, вытекающих из его Устава. Управление университетом строится на сочетании принципов единоначалия и коллегиальности.
В широком плане миссия университета и его стратегия развития должны формироваться не только исходя из представления о нем как о производителе образовательных услуг. Университет необходимо рассматривать как творческую среду, социокультурная функция которой заключается в производстве знаний и ценностей, создания концепций, теорий, методологии, технологий, информации. Миссия Кубанского государственного университета состоит в реализации следующих ключевых компонентов:
- образовательный − сохранять и развивать классическое образование в регионе, осуществлять подготовку высококвалифицированных специалистов по фундаментальным и передовым направлениям, быть системообразующим центром образования в регионе;
- научный − сохранять и приумножать потенциал российской науки по ведущим направлениям на основе лучших отечественных традиций и мирового опыта, с учетом запросов региона;
- культурный – быть центром культуры в регионе, содействуя изменению социальной среды, создавая определенную духовную атмосферу, обучая интеллигентному и конструктивному разрешению проблем, творческому подходу к реализации моделей жизнедеятельности, необходимости сочетания материальных и духовных компонентов на всех стадиях человеческой жизни;
- инновационный − служить центром развития инновационности в области управления и научных разработок, предоставлять качественное классическое образование с применением инновационных методов и технологий в подготовке специалистов, развивая инновационность мышления у молодого поколения;
- предпринимательский − развивать социально-ориентированную предпринимательскую активность, взаимодействовать с бизнесом и промышленными кругами, привлекая их к социальным программам университета, одновременно сохраняя академическую базу и традиции классического образования.
Важнейшей задачей переходного периода является модернизация системы управления университетом, обеспечивающая адаптацию вуза к новым экономическим и социальным условиям, определение стратегических ориентиров развития на перспективу.
В целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения в учреждениях высшего профессионального образования России 24 июля 2000г. Министерство образования РФ издало Приказ N 2286 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении»[17]. В соответствии с этим приказом, организация делопроизводства в университете осуществляется на основании Инструкции по делопроизводству, утвержденной 05.03.2005 г. Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему делопроизводства в университете, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в вузе осуществляет общий отдел. Он дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями вуза, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет общение работников, ответственных за ведение делопроизводства. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений вуза (управлений, отделов, деканатов, кафедр), которые принимают меры к сокращению переписки, обеспечивают правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаг.