Система управления документооборотом организации (стр. 15 из 18)

− рабочее место администратора позволяет производить настройку системы, изменять параметры, запрещать/разрешать доступ к некоторым файлам документов, блокировать и снимать блокировку на отдельные виды документации.

Каждый пользователь системы имеет свой пароль для входа.

Во-вторых, система ведет беспрерывное протоколирование действий пользователей, в ходе которого всегда можно установить, кто регистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и так далее.

В-третьих, внутри модели корпоративного документооборота должен быть создан удостоверяющий центр, то есть орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий достоверность ЭЦП, что исключает подделку подписи.

В-четвертых, архивная система также имеет защиту на уровне документа: каждый документ имеет ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции[38].

Правила обращения с ЭЦП должны содержатся в Регламенте использования электронной цифровой подписи в единой системе электронного документооборота университета. Схема работы с ЭЦП в Кубанском государственном университете на период опытной эксплуатации в общих чертах может быть представлена следующим образом.

Исполнители документов, после подписи документов руководителями, передают делопроизводителю, регистрирующему входящую/исходящую корреспонденцию, документы в электронном виде через сетевые папки. Делопроизводитель сверяет бумажный оригинал с электронным, и, в случае их эквивалентности, удостоверяет электронный образ ЭЦП согласно Инструкции по работе со средствами ЭЦП в ЕСЭДД. Если эквивалентность отсутствует, сотрудник возвращает документ исполнителю с пояснением причины возвращения. Вместо сверки бумажного и электронного документов делопроизводитель может отсканировать бумажный оригинал. При наличии эквивалентности или отсканированного образа документа делопроизводитель регистрирует документ и прикрепляет имеющийся текстовый образ документа, после чего регистрационная карточка документа с текстовыми образами документов, заверенными ЭЦП, уходит адресату.

Таким образом, благодаря предлагаемой модели развития ЭЦП в Кубанском государственном университете электронный документооборот получается наиболее защищенным от несанкционированного доступа к важным документам. К тому же уменьшается количество ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или специальных) действий персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения и другое).

3.3 Методика разработки базы данных для подготовки специалистов по специальности Документоведение и документационное обеспечение управления

Введение системного управления факультета управления и психологии на основе информационных технологий является не только важным и мощным механизмом, позволяющим охватывать все происходящие процессы, оперативно реагировать на изменения макро- и микроокружения, принимать взвешенные и аргументированные управленческие решения, но может и служить средством повышения конкурентоспособности.

Автоматизированная обработка учебной деятельности, как первый этап на пути к внедрению концепции контроллинга, должна быть доступным вспомогательным инструментом для контроля за учебным процессом.

Одним из средств автоматизации документооборота может служить создание электронного журнала учета успеваемости студентов. В настоящее время учет ведется в бумажном виде. Методист, согласно экзаменационной ведомости, вносит данные в журнал успеваемости на бумажном носителе. Этот процесс, учитывая большое количество групп и студентов в них, занимает много времени. В процессе этой работы (учитывая человеческий фактор) возможна неточности и исправления. Исходя из этого, создание электронного журнала успеваемости значительно сократит эту процедуру

К техническим и программным средствам для ведения электронного журнала предъявляются низкие требования: достаточно любого персонального компьютера с установленным на него ПО для управления электронными таблицами. Обработку результатов успеваемости учащихся, в данном случае, можно осуществить с помощью офисного приложения Excel (рисунок 3.1).

Рисунок 3.1 - Электронный журнал успеваемости

При создании журнала успеваемости для студентов 1-5 курсов, специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» использовали программное приложение Microsoft Office – Excel 2007.

С технической точки зрения журнал представляет собой рабочую книгу (и файл) Excel, каждый лист которой отражает информацию по каждому семестру. Создание рабочего листа начинается с построения шаблона электронного журнала, аналогичного журналу успеваемости на бумажном носителе.

После оформления созданной области (показанной на рисунке 3.1), мы приступили к вводу формул для подсчета итоговых данных по успеваемости: абсолютной успеваемости и успеваемости в предметооценках (рисунок 3.2).

Рисунок 3.2 – Подсчет абсолютной успеваемости и успеваемости в предметооценках

Рассмотрим построение формул на примере подсчета количества студентов в группе. Для этого выделяем ячейку (AN14), в которой будет подсчитываться число студентов, и заносим в нее с помощью мастера функций формулу для автоматического подсчета:

=СУММ(ЕСЛИ(B12=0;0;1)+ЕСЛИ(B13=0;0;1)+ЕСЛИ(B14=0;0;1)+ЕСЛИ(B15=0;0;1)+ЕСЛИ(B16=0;0;1)+ЕСЛИ(B17=0;0;1)+ЕСЛИ(B18=0;0;1)+ЕСЛИ(B19=0;0;1)+ЕСЛИ(B20=0;0;1)+ЕСЛИ(B21=0;0;1)+ЕСЛИ(B22=0;0;1)+ЕСЛИ(B23=0;0;1)+ЕСЛИ(B24=0;0;1)+ЕСЛИ(B25=0;0;1)+ЕСЛИ(B26=0;0;1)+ЕСЛИ(B27=0;0;1)+ЕСЛИ(B28=0;0;1)+ЕСЛИ(B29=0;0;1)+ЕСЛИ(B30=0;0;1)+ЕСЛИ(B31=0;0;1)+ЕСЛИ(B32=0;0;1)+ЕСЛИ(B33=0;0;1)+ЕСЛИ(B34=0;0;1)+ЕСЛИ(B35=0;0;1)+ЕСЛИ(B36=0;0;1)+ЕСЛИ(B37=0;0;1)+ЕСЛИ(B38=0;0;1)+ЕСЛИ(B39=0;0;1)+ЕСЛИ(B40=0;0;1)+ЕСЛИ(B41=0;0;1)+ЕСЛИ(B42=0;0;1)+ЕСЛИ(B43=0;0;1)+ЕСЛИ(B44=0;0;1)+ЕСЛИ(B45=0;0;1)+ЕСЛИ(B46=0;0;1))

В данном случае подсчитывается сумма логических значений. Т.к. логические функции могут принимать только 2 значения: ИСТИНА и ЛОЖЬ, то мы построили логическое выражение следующим образом: если ячейка Вn равняется 0 (т.е. пустая), то получим значение ИСТИНА, и к общему числу студентов будет прибавляться 0; если ячейка Вn не равняется 0 (т.е. в ней будет вписана фамилия студента), то получим значение ЛОЖЬ, и к общему числу студентов будет прибавляться 1. Таким образом, в ячейке AN14 автоматически посчитается сумма всех 0 и 1, и мы получим общее количество студентов в группе.

Для подсчета итоговых данных по успеваемости, мы ввели дополнительные столбцы (рисунок 3.3), которые подсчитывают:

1. Количество неудовлетворенных оценок у каждого студента:

=СУММ(ЕСЛИ($C12=$AF$40;1;0)+ЕСЛИ($E12=$AF$40;1;0)+ЕСЛИ($G12=$AF$40;1;0)+ЕСЛИ($I12=$AF$40;1;0)+ЕСЛИ($K12=$AF$40;1;0)+ЕСЛИ($M12=$AF$40;1;0))

2. Итоговое звание студентов:

2.1.«Отличник»

=ЕСЛИ(И(И(ИЛИ(ЕСЛИ(C12=5;1;0);ЕСЛИ(C12=0;1;0);ЕСЛИ(C12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(D12=5;1;0);ЕСЛИ(D12=0;1;0);ЕСЛИ(D12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(E12=5;1;0);ЕСЛИ(E12=0;1;0);ЕСЛИ(E12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(F12=5;1;0);ЕСЛИ(F12=0;1;0);ЕСЛИ(F12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(G12=5;1;0);ЕСЛИ(G12=0;1;0);ЕСЛИ(G12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(H12=5;1;0);ЕСЛИ(H12=0;1;0);ЕСЛИ(H12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(I12=5;1;0);ЕСЛИ(I12=0;1;0);ЕСЛИ(I12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(J12=5;1;0);ЕСЛИ(J12=0;1;0);ЕСЛИ(J12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(K12=5;1;0);ЕСЛИ(K12=0;1;0);ЕСЛИ(K12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(L12=5;1;0);ЕСЛИ(L12=0;1;0);ЕСЛИ(L12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(M12=5;1;0);ЕСЛИ(M12=0;1;0);ЕСЛИ(M12="осв.";1;0)));СУММ(C12:M12)>0);"отл.";"")

2.2.«Хорошист»

=ЕСЛИ(И(И(ИЛИ(ЕСЛИ(Y12="отл.";0;1));ИЛИ(ЕСЛИ(C12>3;1;0);ЕСЛИ(C12=0;1;0);ЕСЛИ(C12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(D12>3;1;0);ЕСЛИ(D12=0;1;0);ЕСЛИ(D12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(E12>3;1;0);ЕСЛИ(E12=0;1;0);ЕСЛИ(E12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(F12>3;1;0);ЕСЛИ(F12=0;1;0);ЕСЛИ(F12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(G12>3;1;0);ЕСЛИ(G12=0;1;0);ЕСЛИ(G12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(H12>3;1;0);ЕСЛИ(H12=0;1;0);ЕСЛИ(H12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(I12>3;1;0);ЕСЛИ(I12=0;1;0);ЕСЛИ(I12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(J12>3;1;0);ЕСЛИ(J12=0;1;0);ЕСЛИ(J12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(K12>3;1;0);ЕСЛИ(K12=0;1;0);ЕСЛИ(K12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(L12>3;1;0);ЕСЛИ(L12=0;1;0);ЕСЛИ(L12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(M12>3;1;0);ЕСЛИ(M12=0;1;0);ЕСЛИ(M12="осв.";1;0)));СУММ(C12:M12)>0);"хор.";"")

2.3.«Троечник»

=ЕСЛИ(И(И(ИЛИ(ЕСЛИ(Z12="хор.";0;1));ИЛИ(ЕСЛИ(Y12="отл.";0;1));ИЛИ(ЕСЛИ(C12>2;1;0);ЕСЛИ(C12=0;1;0);ЕСЛИ(C12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(D12>2;1;0);ЕСЛИ(D12=0;1;0);ЕСЛИ(D12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(E12>2;1;0);ЕСЛИ(E12=0;1;0);ЕСЛИ(E12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(F12>2;1;0);ЕСЛИ(F12=0;1;0);ЕСЛИ(F12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(G12>2;1;0);ЕСЛИ(G12=0;1;0);ЕСЛИ(G12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(H12>2;1;0);ЕСЛИ(H12=0;1;0);ЕСЛИ(H12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(I12>2;1;0);ЕСЛИ(I12=0;1;0);ЕСЛИ(I12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(J12>2;1;0);ЕСЛИ(J12=0;1;0);ЕСЛИ(J12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(K12>2;1;0);ЕСЛИ(K12=0;1;0);ЕСЛИ(K12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(L12>2;1;0);ЕСЛИ(L12=0;1;0);ЕСЛИ(L12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(M12>2;1;0);ЕСЛИ(M12=0;1;0);ЕСЛИ(M12="осв.";1;0)));СУММ(C12:M12)>0);"тро.";"")

2.4.«Двоечник»

=ЕСЛИ(ИЛИ(ЕСЛИ(Y12="отл.";1;0);ЕСЛИ(Z12="хор.";1;0);ЕСЛИ(AA12="тро.";1;0);ЕСЛИ(СУММ(C12:M12)>0;0;1));"";"дво.")

Рисунок 3.3 - Подсчет итоговых данных по успеваемости

Аналогичным образом были построены следующие формулы для подсчета абсолютной успеваемости (рисунок 3.4):

Рисунок 3.4 - Подсчет абсолютной успеваемости

1. Количество студентов пришедших на экзамен - «Держали экзамены»:

=ЕСЛИ($AN$14=0;0;(AN14-AN42))

2. Количество студентов сдавших экзамены без двоек - «Сдали экзамены»:

=ЕСЛИ($AN$14=0;0;(AN14-AN21))

3. Количество студентов, сдавших только на пятерки - «Только на отлично»

=СУММ(ЕСЛИ(Y12="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y13="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y14="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y15="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y16="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y17="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y18="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y19="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y20="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y21="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y22="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y23="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y24="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y25="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y26="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y27="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y28="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y29="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y30="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y31="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y32="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y33="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y34="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y35="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y36="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y37="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y38="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y39="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y40="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y41="отл.";1;0))+СУММ(ЕСЛИ(Y42="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y43="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y44="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y45="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y46="отл.";1;0))