Система управления документооборотом организации (стр. 11 из 18)

- организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку преподавателей и сотрудников кафедры;

- предпринимает усилия по увеличению поступлений внебюджетных средств за счет образовательной и научной работы, развития производственной и коммерческой деятельности;

- способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно-просветительскую деятельность среди населения;

- вносит на рассмотрение ученого совета факультета (университета) предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к ученым и почетным званиям;

- осуществляет иную деятельность, предусмотренную настоящим Уставом и действующим законодательством.

Администрация факультета (деканат) - подразделение осуществляющее контроль и организацию деятельности факультета. Непосредственное руководство над ним осуществляет декан. Он контролирует выполнение планов и планирует работу деканата, также самостоятельно определяет численность и квалифицированный состав администрации факультета. Декан несет ответственность за отчетные данные, сведения и различные материалы, подготавливаемые в деканате.

Органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный процесс и слаженную работу с различными подразделениями университета, является деканат.

Основной целью работы деканата является организация учебного процесса, с чем связано основное делопроизводство.

Документами, образующими документооборот факультета являются:

1. Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом (Приложения А, Б).

2. Распоряжение - документ, содержащий требования к выполнению нормативных документов, отражающих приказание оперативного характера (Приложение В, Г).

3. Служебная записка - документ, адресованный в структурное подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.

4. Служебное письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебные письма всегда составляются только по одному вопросу.

5. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

6. Объяснительная записка - документ, содержащий письменное изложение в оправдание чего-нибудь, признания в чем-нибудь.

7. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов (Советов, комиссий и др.).

8. Должностная инструкция - указание, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления и выполнения работ. Должностная инструкция определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника.

9. Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций.

10. Автобиография- документ, который автор составляет самостоятельно.

11. Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

К подразделениям, организующим документооборот факультета, относятся:

- деканат (издает приказы по студентам, по организационным вопросам, получает приказы из отдела кадров по личному составу, регистрирует документы, подготавливает журналы учета академических справок, студенческих билетов, зачетных книжек, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов, сдают документы в архив и т.д.);

- кафедры (получают документы, издают их, , хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);

- методическое управление (вдет журналы успеваемости, раздает ведомости на сессию, хранит личные дела студентов заочной формы обучения, составляет расписание занятий и сессий, организует учебный процесс и т.д.);

На факультете издаются приказы по студентам, а также часть общих приказов. На документах прилагаемых к приказу (указанных в основании каждого приказа) руководитель подразделения ставит свою резолюцию. При подписании приказа все документы подкалываются к нему.

После получения приказа в деканате происходит регистрация приказов в книге регистрации приказов. Затем вносятся изменения в соответствии с приказом в книгу движения контингента, в карточки студентов, в базу данных. Для каждого типа приказов в деканате заведена папка.

В другие ВУЗы, при переходе студентов, готовится академическая справка, в которой указываются пройденные студентом предметы, оценки по ним и т.д. Она печатается на бланке государственного образца, подлежащей строгому учету.

Если в документе, поступившем в деканат, информация касается кафедр или ее необходимо сообщить студентам, то делается ксерокопия и вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры. Внутренние документы, изготавливаемые и перемещающиеся на факультете, появляются на свет в подразделения факультета. Эти документы подписываются руководителями (заместителями) подразделений. Общая схема изготовления документа показана на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 Общая схема изготовления документа

Каждый семестр в университете проводится аттестация, которая проходит в два этапа: первая - промежуточная, вторая - экзаменационная сессия. На первую готовятся аттестационные листы, которые затем разносятся по кафедрам. После завершения аттестации они сдаются заместителю декана для подведения итогов. На втором этапе готовятся ведомости, которые выдаются преподавателям. По окончании ведомости сдаются в методическое управление, где результаты регистрируются в журналах успеваемости, выявляются студенты-задолжники. По результатам сессии выявляются студенты, которые имеют право получать стипендию. Размер стипендии (простая или повышенная) определяется на стипендиальной комиссии, где составляется соответствующий протокол.

Методисты, по окончании сессии, сдают в учебно-методическое управление университета результаты сессии установленного образца, где подсчитывается процентное соотношение положительных и отрицательных оценок по каждой специальности и каждому курсу.

При прохождении студентами практики на предприятии деканат готовит письма, в которых указывается фамилия, имя, отчество студента, его успеваемость (чтобы выплачивать стипендию), подписывается и ставиться печать в канцелярии, затем они передаются на предприятие.

В конце учебного года происходят государственные экзамены и защиты выпускных работ. В методическом управлении готовят протоколы и руководящие документы для комиссии. Протоколы заседаний государственной аттестационной комиссии заполняются на государственном экзамене и защите выпускных работ. После завершения защит студентов, выписываются дипломы и распечатываются вкладыши к дипломам. В деканате подготавливаются акты выдачи дипломов, под каким номером, кому был выдан диплом. Зачетные книжки после обработки сдаются в архив.

В результате научной деятельности факультета (собрание Ученого совета, различных конференций, принятие студентов в магистратуру) образуются такие виды документов как - приказы, протоколы, решения, выписки. Для них всех существуют папки, в которые они и подшиваются.

На факультет поступают различные материалы по конференциям. Ежемесячно проводятся заседания Ученого совета, для которых готовится явочный лист, повестка дня, которая разносится членам совета. После заседания все протоколы подшиваются в папку. Ежегодно деканат собирает информацию о хоздоговорных и госбюджетных НИР, которую потом передает в учебный отдел.

На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и внутренние документы. В таблице 2.1 указано, какие стадии проходят все эти документы.

Таблица 2.1 - Входящие, внутренние и исходящие документы

Входящие	· прием и первичная обработка · предварительное рассмотрение · регистрация рассмотрение документов руководителем · доставка документов исполнителям · контроль исполнения · подшив исполненного документа в дело
Исходящие	· составление проекта документа · изготовление документа · визирование проекта документа, его согласование · подписание документа · регистрация · отправка документа адресату
Внутренние	· составление проекта документа и его согласование · изготовление документа · визирование проекта документа подписание регистрация · размножение и доставка документа исполнителям · контроль исполнения · подшивка исполненного документа в дело