Представленный комплект документов, из которых в дальнейшем будет сформировано личное дело работника, является предметом тщательного изучения руководителями организации, структурного подразделения, коллегиального органа управления и службы персонала при решении вопроса о назначении данного лица на должность.
Документы каждого кандидата на должность или работу должны храниться в индивидуальной папке, на обложке которой указываются фамилия, имя и отчество гражданина, его домашний адрес и телефон, предполагаемая должность (работа) и структурное подразделение, дата обращения к работодателю о приеме на работу, технологические этапы и даты решения вопроса в соответствии с технологической цепочкой документирования приема на работу.
Этапы могут заранее указываться на обложке и затем поочередно сниматься с контроля внесением даты выполнения той или иной процедуры. Внутри папки должна находиться и регулярно пополняться опись находящихся в ней документов. В папке хранятся также черновики и варианты документов, составляемых в процессе оформления приема на работу. Папки хранятся в запирающемся и опечатываемом металлическом шкафу или сейфе.
Внутри шкафа папки систематизируются по структурным подразделениям организации, затем - должностям (рабочим местам) и фамилиям по алфавиту. Могут систематизироваться по технологическим этапам оформления приема граждан на работу. Не допускается хранить документы граждан без индивидуальных папок, в россыпи, в ящиках рабочего стола сотрудника кадровой службы. Передача папок с документами внутри кадровой службы и допущенным к этим документам должностным лицам, экспертам осуществляется под роспись в передаточном журнале.
Изучение документов не должно носить формально-бюрократический характер и быть единственным критерием в решении вопроса о назначении данного лица на должность. Изучение документов следует сочетать с объективным анализом качеств нескольких претендентов на должность, сопоставлением результатов собеседований, тестирования, опросов и т.п. Все это в совокупности позволит сделать правильный выбор именно того претендента на должность, который более всего отвечает составленным ранее требованиям.
Вместе с тем представленные кандидатом персональные документы тщательно проверяются на достоверность: соответствие фамилий, имен и отчеств и других персональных данных во всех документах, наличие необходимых отметок и записей, идентичность фотокарточек и личности гражданина (на фотографии очки, борода, парик - только при постоянной носке), соответствие формы бланка годам их использования, отсутствие незаверенных подчисток, исправлений, попыток травления, замены листов, фотографий, соответствие и качество печатей и т.п. Очки, парики, макияж и т.п. могут резко изменять внешность человека. Поэтому целесообразны цветные фотографии в представленных документах.
При каких-то сомнениях гражданина просят представить дубликаты испорченных документов, заверить исправления. Сведения, включенные в характеристики, рекомендательные письма, списки научных трудов и изобретений, выданные и заверенные другими организациями, могут быть проверены путем обращения в эти организации. Документы, вызвавшие явное сомнение, могут быть возвращены гражданину и одновременно ему отказывается в рассмотрении вопроса о приеме на работу. Сведения, указываемые в резюме, не проверяются.
Особое внимание обращается на реквизиты и оформление паспорта и трудовой книжки. Трудовая книжка должна соответствовать форме, установленной для того периода времени, когда она была выдана, или иметь надпись «Дубликат», содержать запись об увольнении с последнего места работы, заверенную печатью, и т.п. Все печати должны соответствовать названиям тех организаций, которые их поставили. Лица, начавшие трудовую деятельность до 1975 г., имеют трудовую книжку образца 1938 г.
Заявление о приеме на работу, назначении (переводе) на должность, личный листок по учету кадров, автобиография пишутся или заполняются гражданином собственноручно, без использования пишущей машинки или компьютера.
Все записи, сделанные в личном листке по учету кадров, и текст автобиографии сравниваются сотрудником отдела кадров с персональными документами. Неподтвержденные записи, на которых настаивает гражданин, дополняются записью сотрудника отдела кадров «со слов гражданина». Исправления в указанных документах не допускаются.
Копии с аттестатов, дипломов, свидетельств, грамот и т.п., которые приобщаются к документам для решения вопроса о приеме на работу, снимаются с помощью копировальной техники в отделе кадров и заверяются сотрудником отдела. Копии, принесенные гражданином, внимательно сличаются с подлинником и также заверяются этим сотрудником. Нотариальное заверение копий не требуется. Запрещается заверение копий с копии.
Паспорт, военный билет, дипломы, аттестаты и другие подобные персональные документы после работы с ними сотрудника отдела кадров немедленно возвращаются гражданину (кроме трудовой книжки). Работать с указанными документами в отсутствие их владельца запрещается.
Рассмотрим основные виды документов, сопровождающих процесс приема на работу руководителей, специалистов, научных и других подобных работников.
Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме (как в зарубежной практике и медицинской справки) является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность.
Резюме обычно не пересылается нанимателю с прежнего места работы гражданина, а заполняется лично кандидатом на должность. В практике составляется обычно основной (базовый) тип резюме, который содержит следующие данные:
• Ф.И.О.;
• домашний адрес и телефон;
• должность, на которую претендует кандидат;
• образование (указываются наименования всех учебных заведений, даты поступления
и окончания);
• список предыдущих мест работы, включая работы временного характера;
• список публикаций (если есть);
• патенты (если есть);
• квалификация по должности, на которую претендует;
• военная служба;
• общественная деятельность;
• личные данные (дата рождения, семейное положение, число детей, состояние здоровья,
гражданство, возможность или желание совершать поездки в рамках служебных обязанностей).
В состав данных обязательно включается информация, которая может повлиять на решение о приеме на данную должность.
Пункты должны формулироваться в нейтральном стиле. Можно затрагивать данные о складе ума, о ситуациях, с которыми приходилось сталкиваться, и т.п. Список рабочих мест и должностей в одной организации приводится в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего места работы. По структуре и стилю изложения резюме напоминает автобиографию.
Резюме имеет необязательный информационно-рекламный характер и обычно не является документом, несущим правовую нагрузку. В процессе решения вопроса о приеме помимо резюме заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и часто составляется автобиография, содержание которых проверяется сотрудником отдела кадров и которые играют основную достоверную роль в изучении анкетно - биографических данных кандидата на должность.
Основная масса необходимых сведений о кандидате на должность концентрируется в личном листке по учету кадров, который имеет широко распространенную типовую анкетную форму. Личный листок с фотокарточкой (размером не менее 5 6 см) включает 19 основных анкетно-биографических показателей (пунктов) - фамилию, имя, отчество, год и место рождения, образование, выполняемую работу с начала трудовой деятельности, участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и др. Все пункты заполняются четко и разборчиво, сокращения и прочеркивания не допускаются.
Другой анкетный документ – автобиография, пишется поступающим на работу в произвольной форме с обязательным изложением основных этапов жизни и трудовой деятельности. В некоторых учреждениях действуют типовые бланки этого вида документа, облегчающие процесс его составления.
В автобиографии должны быть отражены: фамилия, имя, отчество; причины изменения фамилии; год и место рождения; социальное положение, образование, какие учебные заведения заканчивал и по какой специальности, трудовая деятельность с указанием в прямом хронологическом порядке времени, должности и места работы, причин перехода с одной работы на другую и перерывов в работе более одного месяца, служба в армии, награды, поощрения, взыскания, судимость, семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках, иные сведения, которые желает сообщить гражданин о себе.