- Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) (утверждена Председателем Роскомархива 28.12.1999).
Текст положения о службе ДОУ в соответствии с ГСДОУ должен содержать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Цели и задачи службы ДОУ.
3. Функции службы ДОУ.
4. Права и ответственность службы ДОУ.
5.Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями (Приложение 1).
1. Общие положения
1.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением организации (указывается наименование организации).
1.2. Службу ДОУ возглавляет начальник (заведующий и т.д.), подчиненный непосредственно руководителю организации.
1.3. Начальник службы ДОУ назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации.
1.4. В своей деятельности служба ДОУ руководствуется законодательством Республики Беларусь, распорядительными документами руководителя организации (приказами, указаниями, распоряжениями и т.д.) методическими документами по вопросам организации делопроизводства и архивного дела, а также настоящим Положением.
1.5. В состав службы ДОУ включается: секретариат, подразделение по учету и регистрации документов, контролю, экспедиция, копировально-множительное бюро, машинописное бюро, архив, организационной и методической службе ДОУ подчинены секретари структурных подразделений.
1.6. Наименования должностей работников службы ДОУ устанавливаются в соответствии со штатным расписанием.
1.7. Служба ДОУ имеет простую печать с обозначением своего наименования.
2. Цели и задачи службы ДОУ
2.1. Установление единого порядка работы с документами в организации; документационное обеспечение деятельности организации в соответствии с нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству.
2.2. Обеспечение учета, обработки, сохранности и использования образующихся в деятельности организации документов и дел.
2.3. Совершенствования форм и методов работы с документами.
3. Функции службы ДОУ
3.1. Разрабатывает инструкции и другие документы, методические пособия по документационному обеспечению деятельности организации.
3.2. Организует разработку номенклатур дел структурных подразделений, составляет сводную номенклатуру дел организации.
3.3. Организует по поручению руководства организации подготовку проектов документов, обеспечивает их оформление и выпуск.
3.4. Организует и обеспечивает документационное и организационно-техническое обслуживание работы совещательных органов организации.
3.5. Осуществляет прием, регистрацию, учет, доставку по подразделениям входящих документов, а также прием, контроль за оформлением и отправку исходящих документов.
3.6. Осуществляет регистрацию, учет, оформление внутренних документов.
3.7. Осуществляет контроль за качественной подготовкой и оформлением документов, за своевременным их исполнением в организации, принимает меры по сокращению сроков прохождения и исполнения документов, обобщает и анализирует данные о ходе и результатах этой работы.
3.8. Контролирует выполнения заданий руководства организации по документам, обеспечивающим основную деятельность организации.
3.9. Организует работу с обращениями граждан (предложениями, заявлениями, жалобами).
3.10. Обеспечивает печатание, копирование и размножение служебных документов.
3.11. Осуществляет организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях, контролирует правильность оформления и формирования документов и дел.
3.12. Организует работу по экспертизе ценности документов и дел, принимает от структурных подразделений дела, законченные делопроизводством, обеспечивается их учет, описание, сохранность и использование.
3.13. Осуществляет мероприятия по совершенствованию делопроизводства и архивного дела в организации.
3.14. Оказывает консультативно-методическую помощь работникам структурных подразделений организации в работе с документами, организует повышение квалификации сотрудников по вопросам совершенствования документационного обеспечения ее основной деятельности.
3.15.Обеспечивает изготовление, учет и хранение бланков документов организации.
3.16. Проставляет печать на документах в случаях, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству в организации.
4. Права и обязанности
4.1. Контролировать и требовать выполнение установленных Инструкцией по делопроизводству правил работы с документами в организации.
4.2. Докладывать руководителю организации о состоянии работы с документами, представлять руководству документы для рассмотрения.
4.3. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручениям руководства организации.
4.4. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для совершенствования форм и методов работы с документами, выполнения поручений руководства организации.
4.5. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных требований их подготовки и оформления.
4.6. Ставить на контроль исполняемые в организации документы, определять необходимые контрольные действия, вносить предложения о снятии документа с контроля.
4.7. Вносить руководству организации предложения по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ.
4.8. Участвовать в совещаниях и иных мероприятиях, проводимых в организации, по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ.
4.9. Проверять в структурных подразделениях организации состояния делопроизводства, знакомиться со всеми документами по проверяемым вопросам.
4.10. Разрабатывать положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работникам.
4.11. Не принимать для печатания документы, подготовленные с нарушением установленных требований к их оформлению.
4.12. На службу ДОУ возлагается ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации, выполнение указаний и поручений руководства, выполнения плана работы службы.
5. Взаимоотношения службы ДОУ
5.1. С руководителями функциональных служб организации - по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству материалов.
5.2. С кадровой службой, службой труда и заработной платы - по вопросам расстановки кадров, повышение квалификации сотрудников в работе с документами.
5.3. С юридической службой - по правовым вопросам, связанные с подготовкой документов.
5.4. Со службами хозяйственного и технического обслуживания по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями.
5.5. В пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.
Положение о службе ДОУ визируется юридической службой руководителями структурных подразделений, взаимосвязи с которыми перечислены в разделе положения «Взаимоотношения». Завизированное положение затем передается руководителю организации на утверждение.
Положение регистрируется в организации в журнале регистрации внутренних документов. Если такой журнал не ведется, что допускается при объеме наиболее важных внутренних документов до 200в год (не считая приказов, для регистрации которых применяются отдельные регистрационные формы), положение регистрируется в журнале регистрации исходящих документов. Регистрационный номер (индекс) проставляется в бланке положения.
В организациях, передающих документы постоянного хранения в государственные архивы, в негосударственных организациях срок хранения положений о структурных подразделениях – «постоянно». Для организаций, не передающих документы в государственные архивы, - «10 лет после замены новыми». Эти сроки установлены в статье 10 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Госкомархива от 06.08.2001 № 38).
Подлинники положений о структурных подразделениях (первые экземпляры), в том числе и о службе ДОУ, формируются в дела и хранятся согласно номенклатуре дел в соответствующем структурном подразделении (канцелярии, отделе кадров и др.). Копии положений хранятся в тех службах, деятельность которых они регламентируют.
В случае необходимости внесения изменений (дополнений) в положение о службе ДОУ руководителем организации издается соответствующий приказ.
Служба ДОУ может иметь простую печать, в которой в центре помещается наименование этой службы (канцелярия, секретариат и др.). В организациях, где функции службы ДОУ выполняет секретарь руководителя, вместо наименования службы ДОУ, как правило, обозначается: «Для документов». Простая печать используется для заверения умноженных экземпляров документов, справок, выдаваемых этой службой [3, c. 33-40; 7, c. 22-24].
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Делопроизводство - это главная деталь в развитии любого учреждения. От того как будет развиваться делопроизводство зависит деятельность предприятий. В процессе своей деятельности на каждом предприятии создается огромное количество документов, которые пересылаются в другие организации, страны и если бы делопроизводство не развивалось не было бы ни документов, ни предприятий.