Управление документацией (стр. 7 из 28)

Область “человеческих факторов”, задействованная в информационных процессах организации, характеризуется цепочкой преобразований, представленной на рис. 2.4. Данные - это объективные факты, структурированные или не структурированные. Информация - это данные, понятные человеку и нужные ему для формирования знаний и принятия решений и действий, знания - результат обработки информации, результат рассуждений, экспериментирования и других интеллектуальных процессов. Знания создают информационное поле для принятия решений и технологии выбора альтернатив в этом поле, они же позволяют сформировать стратегии для осуществления деятельности и критерии для контроля деятельности.

Рис. 2.4. Человек-специалист в информационной среде организации

Уровни взаимодействия рабочего места в организации с окружающей средой в постиндустриальном и информационном обществе представлены на рис. 2.5. Функциональный анализ деятельности организаций, ее профессиональных зон и конкретного рабочего места позволяют построить реальную, свойственную данной организации и данному рабочему месту структуру информационных связей с учетом информационного портрета специалиста и сформировать соответствующие профессиональные требования к нему. Современные методы организационного проектирования позволяют изучить как динамические, так и статистические (структурные) характеристики процессов информационных взаимодействий и информационного обеспечения деятельности конкретного рабочего места.

Рис. 2.5. Уровни информационных взаимодействий осуществляемых с рабочего места

На рисунке 2.5 отражены также возможные уровни взаимодействия рабочего места с внутренней и внешней средой организации. Информационное обеспечение рабочего места (на рисунке обозначено как уровень 1), включает личный (персональный) архив документов, банк данных, информации и знаний. Уровень 2 характеризует взаимодействие с рабочими местами внутри рабочей группы (отдел, лаборатория, функциональная зона). Уровень 7 отражает неформальные связи - обеспечивающие открытость информационной системы и самой организации.

Создание системы управления информационными ресурсами - важное стратегическое решение, требующее от руководства организации учета многих технических, экономических, организационных и социально-психологических особенностей ее развития. Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан соответствующий механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые технологии.

Такой подход реализуется в настоящее время развитыми странами на базе относительно новой научной дисциплины - информационного менеджмента.

Глава 3. Информационный менеджмент в организации

3.1. Возникновение информационного менеджмента

Истоки информационного менеджмента следует искать в реакции постиндустриального общества на усложнение проблем управления и на появление новых информационных технологий.

Зарождение концепции управления информацией относится к 1974 году, когда американский конгресс образовал Комиссию по управлению федеральными документами. Комиссия изучала и анализировала виды и величину расходов на информационную деятельность федеральных ведомств. Были исследованы многочисленные инструкции и предписания по сбору, обработке, распространению, хранению информации и применяемые для этого методы. Результаты изучения ситуации были положены в основу мероприятий по сокращению общественных расходов на обеспечение информацией соответствующих управленческих органов. Комиссия поставила ряд проблем для изучения:

- аппарат управления и расходы на него в последние тридцать лет имели тенденцию к постоянному росту;

- увеличение количества программ по управлению сопровождалось настоящей лавиной новых законов, директив и распоряжений;

- управление не справляется с колоссальным объемом информации, таким образом, наряду с избыточностью одновременно существовал и дефицит информации;

- решение указанных проблем невозможно только лишь с помощью внедрения новой управленческой техники.

Комиссия высказала мнение, что основной причиной сложившейся ситуации явилось недостаточное внимание, уделяемое подбору кадров служащих, работающих в сфере административного управления. На основании анализа проблем и существующего положения дел, были выявлены имеющиеся возможности для улучшения сложившейся ситуации и выработаны соответствующие предложения. Они были воплощены в 1980 г., в принятом Конгрессом США Законе по сокращению документооборота. Положения закона обязательны для учреждений, входящих в систему федерального правительства США, при осуществлении ими информационной политики и организации обработки информации. В акте выдвигались следующие приоритетные задачи:

- расходы на создание и обработку информации необходимо минимизировать;

- ценность собираемой правительством информации должна быть максимальной;

- должна быть предусмотрена защита имеющихся информационных данных;

- управление информацией необходимо возвести в ранг основных методов управления*1.

-----
*1 См.: Wolfram G. Указ.соч., С. 27-29. См. также: ВНИИДАД, ОЦНТИ, СИФ 1047. С. 112-132.

В результате реализации положений указанного акта на практике (см. рис. 3.1), произошли следующие изменения в правительственных учреждениях США:

- внутри департамента управления и бюджета был образован департамент информации и регулирования отношений, отвечающий за эффективную экономическую деятельность при осуществлении управленческих функций на федеральном уровне и реализацию на практике положений акта о сокращении документооборота, а также формирование информационной политики и определение основных направлений деятельности по управлению информационными ресурсами;

- создана главная сервисная администрация, в компетенцию которой вошли основные оперативные задачи, связанные с внедрением в практику новой методики управления информацией;

- в федеральных ведомствах введен пост управляющих информационными ресурсами под непосредственным подчинением руководителю ведомства;

- каждое ведомство обязывалось вести учет объемов циркулируемой в нем информации;

- каждое ведомство должно составлять ежегодный план оснащения информационными технологиями на основании утвержденного заранее пятилетнего плана.

Рис. 3.1. Управление информацией в федеральных службах США

Выполнение данного законодательного акта обеспечивалось, с одной стороны, обязательным представлением отчетов федеральных ведомств в адрес департамента информации и регулирования отношений, а, с другой стороны, необходимостью представления соответствующих отчетов в Конгресс США.

По такой схеме осуществлялось внедрение мероприятий, предусмотренных в законе о сокращении объема документооборота (об управлении документацией) в американских федеральных учреждениях. Важнейшие положения этого Закона были снова подтверждены Конгрессом США в 1986 году*1.

-----
*1 См.: Wolfram G. Указ. соч., С. 29-30. См. также Костомаров М.Н. Управление информационными системами за рубежом. - М. РГГУ, 1997. 88 с.

Во второй половине 70-х годов в американском бизнесе сложилось положение, для которого были характерны бурное развитие новых методов управления в производстве, маркетинге, финансах. Однако при этом наблюдалось почти полное отсутствие прогресса в организации административного труда. Положение усугубилось в конце 70-х годов, когда США наряду с другими развитыми странами вступили в новый этап использования ЭВМ и микропроцессоров. Труд в сфере управления по сравнению с промышленным был в это время менее энерго- и машиновооруженным. Вместе с тем резко возросли масштабы административно-управленческой деятельности в американских компаниях и соответственно - расходы на содержание аппарата управления. Темпы прироста производительности труда конторских служащих, несмотря на широкое внедрение разнообразной вычислительной техники, были ничтожны. Все эти факторы вызвали дополнительный интерес к проблемам управления. Поиски шли по трем основным направлениям: автоматизация конторских операций и повышение на этой основе производительности труда; анализ основных процедур, выполняемых в офисе, их рационализация; эргономика и совершенствование условий труда работников.

Широкомасштабные научные исследования в США по программе “офис будущего” показали, что затрагиваемые проблемы очень серьезны, и они не связаны только с проблемами автоматизации и компьютеризации*1. Потребовалось осознание новой роли информации в системах управления, что привело затем к формированию концепции информационного менеджмента.

-----
*1 См.: Кочетков Г.Б. Автоматизация конторского труда в США. - М.: Наука, 1985.