23.03.2003
АКТ
22.03.2003 № 57
Москва
О проверке сохранности документов
Основание: приказ директора от 20.03.2003 № 12 «О мерах по обеспечению сохранности документов».
Составлен комиссией:
председатель - заместитель директора по персоналу Петров П.П.
члены комиссии: заместитель главного бухгалтера Сидорова С.С., начальник отдела кадров Васильева В.В., менеджер Романова Р.Р.
Присутствовали: заведующая канцелярией Кузнецова К.К.
В период с 10.11.99 по 12.11.99 комиссия проводила проверку организации и условий хранения управленческих документов. В ходе проверки установлено:
1. Документы хранятся в структурных подразделениях.
2. Дела формируются не в соответствии с номенклатурой дел.
3. Отмечен случай утери документа (письмо ЗАО «Восход» от 15.03.97 № 123).
Комиссия рекомендует:
Установить порядок централизованного хранения документов в канцелярии. Выделить и оборудовать специальное помещение для архива.
Составлен в 2 экземплярах:
1-й экз. - в дело № 01-14
2-й экз. - в объединение «Мосгорархив»
Председатель подпись П.П. Петров
Члены комиссии подпись С.С. Сидорова
подпись В.В. Васильев
подпись Р.Р. Романова
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Управление организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.
В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.
Правила оформления документов закреплены в правовых и нормативных актах, которые издают федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, органы управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений. Требования к оформлению документов также закреплены в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель), устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации. Применение стандартов на практике способствует улучшению качества документов, и как следствие более эффективной деятельности организации.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Нормативные источники:
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные Положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив, 1994.
Литература:
1. Бондырева, О. И. Документирование управленческой деятельности [Текст]: курс лекций / О. И. Бондырева. - М.: Высшая школа, ИНФРА-М, 2006. - 474с.
2. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. – М.: МЦФЭР, 2007. – 432с.
3. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству. Изд. 6-е, доп. Иперераб. — М., 2002. – 512с.
[1] Утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 №1009.
[2] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
[3] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.