Привлечение широкого круга специалистов, работающих в области технического, математического и информационного обеспечения АСУ, документоведения и архивного дела, для активного участия их в обсуждении проектов стандартов позволит создать унифицированные системы документации, наиболее полно отвечающие современным требованиям управления народным хозяйством на базе всё более широкого использования АСУ.
Глава III.Виды унифицированных текстов и порядок разработки
Языковой материал, содержащийся в документе, может выполнять основную, содержательную функцию (собственно текст документа) и вторичную, ориентирующую функцию (различные элементы оформления документа, а также другие внетекстовые формы передачи информации-чертежи, схемы, диаграммы и т.п.).
Типы текстов документа строго стандартизированы и унифицированы. По мнению известного документалиста П.В.Веселова, унификация текста документа оправдана с разных точек зрения. Прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированного текста требует меньше затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации.
Унификация документа оправдана и с психологической точки зрения: в стандартном тексте адресат документа может сразу же выделить ключевые моменты сообщения(по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в десять раз интенсивнее, чем неунифицированный).
Унификация текстов документов оправдана и с правовой точки зрения: сама форма текста приобретает «узаконенный» вид.
Наконец, унификация оправдана с технической точки зрения: унифицированный текст легче, проще и дешевле обработать на компьютере.
По способу синтаксической организации речи, а также по виду её пространственно- графического оформления могут быть выделены следующие виды текстов:
1. Связанный текст с традиционной линейной записью.
Например, личное заявление: Прошу командировать меня в Санкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с архивными материалами по теме моего исследования.
Данные тексты представляют собой последовательность полностью синтаксически оформленных частей предложения или предложений, соответствующих официально-деловому стилю речи.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
2. Связный текст с записью по трафарету.
Трафарет - традиционная линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией. Трафарет представляет собой вид формализованного текста: в нём заранее предусматривается и типовая ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается.
Справка №____________Выдана_________
в том, что____________________________
Справка дана для представления_________
Обычно для трафарета используется разного рода бланки. Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведённым на нём постоянной информацией и местом, отведённым для перемены информации. Элементы оформления бланка содержат информацию о типе документа, например, «Москва» и т.п.
3. Текст-анкета. Анкета- это перечень заранее подготовленных вопросов. Вопрос и ответ два связанных по смыслу самостоятельных предложения. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже (фамилия, имя, отчество, год рождения) или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились).
Содержание анкеты, как правило, оказывается более подробным, чем в трафарете. Текст анкеты располагается по вертикали.
Фамилия__________________
Имя_________________________
Отчество_____________________
Год и место рождения__________
и.т.д.
4. Текст-таблица. Таблица- это совокупность данных, представленных цифровой или словесной форме и заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованны с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
В одном документе допускается сочетание текстов разных типов. Линейная запись связного текста может быть иллюстрирована таблицей или она может предварять анкету и т.д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации.
ГОСТы и другие инструктивные материалы закрепляют и стандартизируют требования к тексту документа: его содержанию, объему, внутренней структуре и внешней форме, составу и расположению реквизитов. Кроме того, в донных нормативных документах выдвигаются определённые требования к языку конкретного документа и языковому оформлению его реквизитов.
Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящим как особый, функционально ориентированный стиль языка. Неправы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» или даже «порчу» литературного языка. Плох не канцелярский язык, а злоупотребление им в публицистике, в литературе и обиходном общении.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Отечественный опыт унификации и стандартизации документов показывает, что всякое рассмотрение документа изолированно сводит на нет самые лучшие идеи унификации, что и случилось со стандартами 1930-х годов.
В ЕГСД намечается тенденция к дальнейшему развитию стандартизированной системы в направлении комплексной стандартизации. Поэтому по плану научно- исследовательских работ ВНИИДАД намечено подготовить стандарты на формы регистрационной карточки и номенклатуры дел, а также на применяемые в тексте документов сокращения слов. Эти стандарты значительно обогатят систему и позволят в дальнейшем перейти к стандартизации других документных систем в сфере управления, а затем к стандартизации процессов или технологии документирования.
Разработка теоретических вопросов стандартизации управленческой документации только начинается. Ещё не нашли окончательного решения вопросы критериев выбора, методики, недостаточно исследована также проблема эффективности стандартизации, хотя она имеет в настоящее время первостепенное практическое значение.
Внедрение стандартов в управленческую деятельность будет проходить по двум основным направлениям. Ведущее направление- популяризация стандартов средствами печати, радио и телевидения, проведение лекций и семинаров, издание альбомов форм, а также широкое разъяснение преимуществ стандартных форм документов. Учреждениям и организациям со своей стороны необходимо осуществить ряд организационных мероприятий, способствующих выполнению требований стандартов. К ним относятся, например, издание приказа о внедрении ГОСТов, проведение семинара ответственных исполнителей, специалистов, работников юридической службы и отделов кадров по разъяснению сущности внедряемых стандартов, обеспечение проектирования и изготовлению новых форм бланков.
Стандартизация повышает качество документа как носителя информации в сфере управления. Можно предположить, что она окажет определённое влияние и на качество документа как исторического источника. В документе будет достигнуто значительное уплотнение информации, что непременно отразится на путях и методах его использования исследователями.
В результате применения стандартизированных документов в управленческой деятельности появляется возможность дальнейшего проникновения нормирования в сферу документирования в направлении все более широкой трафаретизации текстов и стандартизации процедурных вопросов документообразования.
Список использованной литературы
1. ГОСТ 1.0-68 «Государственная система стандартизации».
2. ГОСТ 6.38-72 «Система Организационно - распорядительной документации. Основные положения».
3. ГОСТ 6.39-72 «Организационно-распорядительная документация. Формуляр-образец».
4. ГОСТ 19675-74 «Автоматические системы управления. Основные положения. Термины и определения».
5. ГОСТ 6.10.2-75 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».
6. ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система Организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
7. ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
8. Анисимов В.М., Арбузова В.С. Делопроизводство в системе государственной службы. М. РАГС. 2000.
9. Васильев М.А. Некоторые аспекты унификации текстов документов, применяемых в процессах управления. В сб. «Научные основы унификации документов управления». Научные труды ВНИИС. М. 1972- С 35.
10. Воробьёв Г.Г. Документ. Информационный анализ. М. 1973.
11. Воробьёв Г.Г. Методика унификации текстов организационно - распорядительной документации (ОРД). М.1973.
12. Газе-Рапопорт М.Г., Сокова А.Н. Уровни и этапы стандартизации документов // В сб.: Унификация документов в автоматизированных системах управления. Подольск. 1974.
13. Каштанов С.М., Курносов А.А. Некоторые вопросы теории источниковедения// Исторический архив.1962. №4. –С 21