отдельных систем управленческой документации, проведённая в 1966-1970 годах, позволила снизить затраты на оформление документов, оперативность управления на предприятиях, в организациях и учреждениях, применяющих стандартные документы, а также разработать и проверить на практике принципы унификации и стандартизации документов и, кроме того убедить основную массу работников аппарата управления в важности и необходимости приведения этой работы.
1.1. Основные этапы построения унифицированных систем
Можно выделить основные этапы построения унифицированных систем[3]:
- выявление уровня системы;
- максимальное выявление задач системы, обслуживаемой документацией, построение «дерева» целей;
- максимальное выявление связей системы;
- выявление информации, потребной для решения всех задач;
- придание этой информации определённой документной формы на базе установленного таксономического ряда;
- использование традиционных форм документации(принцип историзма), создание интегрированных форм.
1.2.Стандартизация, как особая форма государственной деятельности
Стандартизация является особой формой государственной деятель ности, которая заключается в установлении обязательных требований к повторяющимся объектам различного рода (в основном материальным) на
достаточно продолжительный срок. Стандартизация распространяется и на
документную сферу (ГОСТ 1.0-68 установил, что объектом стандартизации
должны быть системы документации в области организации и управления
производством, системы других видов документации). Однако с методологической точки зрения документная стандартизация сложна, поскольку объективные действия, отражением которых является документы, не унифицированы; документы являются во всех случаях продуктом деятельности человека, вследствие чего отражение ими объективной действительности зависит от субъективных факторов; стандарт утверждает статическое положение системы, что невозможно для социальной системы на сколько-нибудь продолжительный срок.
В идеальном случае, при типизации функций и задач всех общественных институтов и их относительной стабильности возможна стандартизация систем документации всех уровней с любой степенью глубины. Практически же стандартизация проводится лишь на низких уровнях систем (группа, вид, разновидность) и преимущественно по параметрам, доступным измерению,- стандартизация форм документов в пределах группы.
Учитывая указанные трудности стандартизации, целесообразно основным направлением работ считать направление «сверху вниз», от наиболее общих принципов и характеристик документов к унификации отдельных частных видов документов. В числе первоочередных задач следует рассматривать систематику, создание полной номенклатуры документов и их деление на категории. Параллельно должна проводиться размерная унификация. На последующих этапах будут создаваться перечни обязательных реквизитов документов и общие принципы их размещения и затем проводиться унификация наборов обязательных показателей (тезаурусов) в пределах отдельных систем документации и создание стандартных форм[4]. Необходимо отметить, что именно форма документа является тем компонентом, который наиболее статичен, относительно устойчив в историческом плане и обеспечивает преемственность систем документации.
Глава II. Этапы разработки унифицированных систем ОРД
Унифицированная система организационно-распорядительной документации будет разрабатываться в несколько этапов. На первом этапе (срок ввода в действие- 1975г.) будет выполнено и обеспеченосоответствующей документацией несколько задач данной функции на основании следующих критериев:
актуальность, первоочерёдность задач для аппарата управления;
наличие сложившейся документационной базы, обеспечивающей реализацию задачи (официально регламентированной или традиционной);
наибольшая связь с другими задачами и системами документации;
наличие действующих или проектируемых АСУ, решающих данную задачу.
На основании перечисленных критериев можно выбрать для первоочередной разработки следующие группы задач (условно их назовём подсистемами УСОРД):
управление подведомственными объектами;
усовершенствование работы аппарата управления;
обеспечение кадрами служащих аппарата управления;
контроль за исполнением документов.
Каждая подсистема будет включать перечни видов и разновидностей документов, унифицированные формы, сборники трафаретных текстов.
Кроме этих материалов в УСОРД войдёт комплекс нормативно – технических документов обеспечивающих применение системы: правовое обеспечение функционирования документов в АСУ, порядок хранения документов в вычислительных центрах, требования к документам, по которым осуществляется автоматизированный контроль исполнения и другие.
Одновременно с разработкой УСОРД в некоторых институтах создаётся классификатор документов и показателей, на основании которого информация ОРД будет вводиться в машину.
Схематически УСОРД можно представить следующим образом: (см. приложение 1).
Главный методологический подход при проектировании УСОРД заключается в следующем: по каждой выбранной задаче выделяется основное действие и строится его модель, причем принимается во внимание альтернатива события на фоне основного типового действия. Все полученные таким образом модели наполняются необходимой документацией с набором показателей, обеспечивающих решение задачи.
Унификация наборов показателей, перечней документов, форм производится в первую очередь в пределах задачи (по цепочке документов), а затем и между задачами (цепочками документов).
На стадии обследования и при проектировании унифицированной системы документации мы исходим из следующих принципов:
1. Функциональность системы документации. Она заключается в том, что границы и состав системы определяются, базируясь на определённых функциях и соответственно задачах.
2. В УСОРД входят все относящиеся к системе документы, а не только те, которые поступят непосредственно на машинную обработку. Этот принцип основан на том, что АСУ может базироваться лишь на рационально организованной документной системе, что внедрение АСУ должно вести к упорядочению всей системы документирования, а не только к созданию группы рационально организованной системы документации, предназначенной для машинной обработки.
3. УСОРД должна базироваться, ориентироваться на упорядочение и рационализацию традиционно существующей системы документации. Этот принцип связан с тем, что в настоящее время ещё не сложились условия для замены документа другим видом носителя информации, а создание машиноориентированной системы документации, параллельной традиционной, резко увеличит объём документооборота. Поэтому мы стремимся упорядочить, модернизировать традиционное документирование и приспособить документы для обработки на ЭВМ и других автоматизированных устройствах.
4. Поскольку УСОРД со временем получит повсеместное применение, предлагаемые унифицированные документы должны быть пригодны как для машинной обработки, так и для традиционной, ручной, то есть ориентированные на машину формы должны иметь текст.
Соблюдение этого принципа позволит применить унифицированные формы, как в автоматизируемой части системы управления, так и в неавтоматизируемой. Причём в последнем случае эта документация будет являться основанием для последующего проектирования автоматизированных систем обработки данных.
5. УСОРД на первой стадии будет приспосабливаться для ввода в машину через промежуточный носитель – перфорацию. В соответствии с ним вся необходимая информация, заключённая в документах, должна быть классифицирована и закодирована.
При проектировании унифицированных форм документов мы исходим из метода единого формуляра, который рассматривается в настоящее время как наиболее прогрессивный и применяется при унификации систем документации в нашей стране и за рубежом[5]. Он заключается в построении единой модели для групп взаимосвязанных документов и в широком применении бланков, разработанных на основе этой модели.
Для УСОРД моделью формы будет ГОСТ 6.39-72 «Организационно-распорядительная документация. Формуляр- образец». Однако требование ГОСТа получает дальнейшее развитие в направлении одновариантности формы документа и значительного увеличения количества реквизитов и показателей со строго ориентированным расположением на бланке.
Выработка трафаретов текстов является специфической задачей УСОРД. Она вызвана тем, что в ОРД содержание (а, следовательно, и текст) мало формализовано, ему свойственна свободная литературная форма изложения. Исходя из сформулированных выше принципов, текст организационно - распорядительного документа должен остаться на первом уровне формализации, то есть на уровне выработки трафарета текста по типовым действиям[6].
Разработка трафаретных текстов не является новым направлением в документоведении. Однако отсутствие теоретического обоснования этой деятельности, исходных критериев, даёт нам право предложить следующую методику создания трафарета. Вначале рассматриваются тексты некоторой совокупности взаимосвязанных документов «цепочки документов», обеспечивающих решение одной задачи или реализацию одного типового действия. Для этой цепочки создаётся унифицированный сумма-текст, содержащий всю необходимую для данной задачи информацию. На основании сумма-текста разрабатываются тексты конкретных документов цепочки с использованием устойчивых формулировок и словосочетаний[7].