Архивы обязаны создавать государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа. Организации же и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
В соответствии со ст. 17 Закона, государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г. Он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческихтиповых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 г. № 1182. Этот документ применяется с 2.1.11.2007 г. при определении состава и сроков хранения типовых архивных документов о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности в архивах и службахтехнической документации.
При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки посменного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом (ст. 23 Закона).
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Федеральной архивной службы России (Росархива)* от 06.02.2002 г., являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Они основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного Дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности. К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива (такие как: описи дел; акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; номенклатура дел структурного подразделения и организации в целом; внутренняя опись документов дела; обложка дела и др.). В настоящее время продолжают применяться и Основные правила работы ведомственных архивов, одобренные коллегией Главархива СССР 28.08.1985 г. и утвержденные Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 г. №263.
Правила оформления трудовых книжек работников устанавливаются двумя подзаконными нормативными актами:
1. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225, утвердившим Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (действующим в настоящее время в редакции от 19.05.2008 г. №373).
2. Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 г. № 69, которым утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек.
Нормативные документы по делопроизводству принимались Государственным комитетом Российской Федерации по стандартизации и метрологии:**
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», принятый и введенный в действие с 01.01.1999 г. Постановлением Госстандарта РФ от27.02.1998 г. № 28 , устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные указанным стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. В ГОСТе даны, например, такиестандартизованные термины с определениями:
ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
КОПИЯ ДОКУМЕНТА - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ - один из экземпляров копии документа;
ПОДПИСЬ - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица;
ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием;
РЕЗОЛЮЦИЯ ДОКУМЕНТА - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение;
ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА - срок исполнения документа, установленный организационно - распорядительным документом организации или резолюцией;
АРХИВНАЯ СПРАВКА - официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете спроса, с указанием поисковых данных документов.
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», принятый и введенный в действие с 01.01.2004 г. (с правом досрочного применения) Постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 г. № 573-ст, устанавливает форму, размеры и технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.***
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие с 01.07.2003 г. Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов требования к бланкам документов. Указанный стандарт носит рекомендательный характер.
Постановлением Государственного комитета РФ по статистике (Госкомстата РФ) от 05.01.2004 г. № 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (приказов, личной карточки, графика отпусков, штатного расписания и др.). Порядок применения унифицированных форм утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 г. № 20.
Министерство финансов РФ Приказом от 10.02.2006 г. № 25н утвердило Инструкцию по бюджетному учету, которой введены формы табеля и учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а также записки-расчета об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях, а также указания по применению этих форм. Инструкция применяется в органах государственной власти, органах управления государственных внебюджетных фондов, органах управления территориальных государственных внебюджетных фондов, органах местного самоуправления, бюджетных учреждениях.
Все вышеназванные федеральные законы и нормативные документы, а также иные нормативные документы, регулирующие вопросы делопроизводства, работники, в обязанности которых входит оформление документов, должны обязательно знать и руководствоваться ими в своей практической деятельности.
В соответствии с Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314, Государственный комитет Российской Федерации по статистике (Госкомстат РФ) преобразован в Федеральную службу государственной статистики. Функции по принятию нормативных правовых актов в установленной сфере деятельности Госстандарта РФ переданы Министерству экономического развития и торговли Российской Федерации. Положение о Федеральной службе государственной статистики утверждено Постановлением Правительства РФ от 30.07.2004 г. № 399.
* В соответствии с Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314, Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное архивное агентство. Функции мо принятию нормативных правовых актов в установленной сфере деятельности Федеральной архивной службы России переданы Министерству культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Положение о Федеральном архивном агентстве, находящемся в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ, утверждено Постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 г. № 290.
** В соответствии с Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314, Государственный комитет Российской Федерации но стандартизации и метрологии (Госстандарт РФ) преобразован в Федеральную службу по техническому регулированию и метрологии. Функции по принятию нормативных правовых актов в установленной сфере деятельности Госстандарта РФ переданы образованному в соответствии с данным Указом Министерству промышленности и энергетики Российской Федерации. Указом Президента РФ от 20.05.2004 г. № 649 Федеральная служба по техническому регулированию и метрологии преобразована в Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, находящееся в ведении Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации. Положение о Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии утверждено Постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 г. № 294.
*** Описание и порядок официального использования Государственного герба Российской Федерации установлены Федеральным Конституционным законом РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
Список использованной литературы:
1. Микушина М.Н. Делопроизводство. Мысль, 2008.
2. Микушина М.Н. Кадровая политика оганизации. Мысль, 2008.
3. Справочник кадровика.