Положения, включенные в следующий раздел ЕГСД “Составление номенклатурдел и формирование дел”, заслуживают особого внимания, так как они получили закрепление во всех более поздних нормативно-методических документах практически в неизменном виде.
Раздел, подготовленный как рекомендательный, после выхода ЕГСД нашел почти повсеместное применение. В 1980году Положение о ГАФ СССР закрепило обязательное использование рекомендаций раздела. В разделе рассматривается ряд элементов методики составления номенклатуры дел, порядок ее согласования и утверждения, правила индексации дел. Кроме того, в него включены правила систематизации отдельных категорий документов при формировании их в дела. В приложениях к ЕГСД приводится форма номенклатуры дел. Более подробно эта методика была раскрыта в Основных правилах работы ведомственных архивов (1986г.)
Такое же широкое применение получили (и получают в настоящее время) рекомендации раздела “Подготовка документов к последующему хранениюи использованию”. В нем речь идет об экспертизе ценности документов, правилах подготовки документов к хранению после окончания их делопроизводством, порядке их передачи на дальнейшее хранение.
ЕГСД раскрывает основы организации и деятельности экспертных комиссий, требования к их составу, функциям, документированию деятельности. Нужно сказать, что проблемам научно обоснованного отбора документов для хранения и уничтожения на многих предприятиях уделяется очень мало внимания. Это особенно характерно для негосударственных коммерческих предприятий. Однако современное законодательство все чаще обращается к вопросам документационного обеспечения управления. В частности, ряд законодательных норм обязывает негосударственные предприятия организовать хранение управленческой, кадровой и др. документации в соответствии с современными нормами и правилами. Проведение этой работы ложится на службы ДОУ, в том числе на секретарей руководителей фирм. И в этом им может помочь ЕГСД, так как в данный раздел включены также рекомендации по составлению описей документов постоянного и временного хранения, изложен порядок передачи дел в архив организации, оформления годовых разделов описей, графика передачи дел. В разделе приводятся и сведения о сроках хранения документов, но ими руководствоваться не следует. В настоящее время действуют современные нормативные документы по определению сроков хранения документации, например, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения (2000 г.).
Помощь в работе секретарей и других специалистов по документационному обслуживанию могут оказать документы, составляющие приложения к ЕГСД. Некоторые из них уже упоминались. Это Примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов; Типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции; форма регистрационно-контрольной карточки; формы для сведений по контролю исполнения документов; форма номенклатуры дел.
Помимо названных в работе по документационному обеспечению может быть использован еще ряд приложений:
1. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;
2. Примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения.
Они могут служить основой для разработки таких документов в конкретной организации.
Формы описей дел, акта о выделении к уничтожению документов и дел, обложки дела в настоящее время не претерпели изменений и их можно и нужно использовать на этапе подготовки документов к последующему хранению и использованию.
Выход ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране. Появился общегосударственный документ, содержащий основные правила работы с документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного обслуживания, созданы возможности для механизации, а затем и автоматизации делопроизводственных операций. Работники делопроизводственной сферы получили четкую методику работы с документами на всех этапах обработки документации в учреждении.
ГСДОУ была принята в 1988 году (последняя редакция – 1991 г.) в развитие Основных положений ЕГСД. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий. В настоящее время это основной общегосударственный методический документ по организации документационных процессов. Хотя нельзя забывать, что за 10 последних лет в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться и на документации. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности.
ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов [15]:
1. Документирование управленческой деятельности;
2. Организация работы с документами (управление документацией);
3. Механизация и автоматизация работы с документами;
4. Служба документационного обеспечения управления.
Раздел “Документирование управленческой деятельности” состоит из четырех частей:
1. Состав управленческих документов;
2. Унификация и стандартизация управленческих документов;
3. Оформление управленческих документов;
4. Составление текстов управленческих документов.
2.3 Унификация документов в 1970-1980-е гг.
Дальнейшее развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-хгодов.
Основной задачей периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
ОКУД предназначен для решения следующих задач:
1. Регистрация форм документов;
2. Упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;
3. Сокращение количества применяемых форм;
4. Исключение из обращения неунифицированных форм документов;
5. Обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
6. Контроля над составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
7. Рациональной организации контроля над применениями унифицированных форм.
В ОКУД включено 10 унифицированных систем документации, утвержденных ведомствами-разработчиками УСД. Одной из них является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), разработчиками которой являются Росархив и Госстандарт:
01 - резерв, так что фактически в ОКУД включено девять УСД;
02 - организационно-распорядительная документация;
03 - первичная учетная документация (с 1997 г.);
04 - банковская документация;
05 - финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;
06 - отчетно-статистическая документация;
07 - учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;
08 - документация по труду;
09 - документация пенсионного фонда Российской Федерации;
10 - внешнеторговая документация.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации содержит наименования 61 формы по следующим задачам:
1. Создание организации, предприятия;
2. Реорганизация организации, предприятия;
3. Ликвидация организации, предприятия;
4. Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
5. Распорядительная деятельность организаций, предприятий;
6. Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;