Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.
К технологическим функциям относятся:
осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки поступающих документов;
регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;
ведение информационно-справочной работы по документам организации;
машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
разработка и проектирование бланков документов;
подготовка документов к отправке.
Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:
подготовка к докладу руководству поступающих документов;
организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
организация хранения документов в структурных подразделениях;
организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;
организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в т. ч. АРМ, условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
организация делопроизводства по обращениям граждан;
разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.
К контрольным функциям относят:
контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. отправляемых и внутренних документов);
контроль за сроками исполнения документов;
осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.
Цели и задачи службы ДОУ
1.Основными целями службы ДОУ являются организация, координация и реализация работ по документационному обеспечению управления.
2.Служба ДОУ решает следующие задачи:
3.Обеспечивает единый порядок документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем; осуществляет контроль за исполнением и подготовкой документов к передаче в архив предприятия в соответствии с нормативными и иными документами.
4.Проводит работу по сокращению документооборота, унификации форм документов.
5.Обеспечивает разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии и подведомственных ему структурах.
6.Совершенствует формы и методы работы с документами.
Функции службы ДОУ
1.Для реализации возложенных задач служба ДОУ осуществляет следующие функции:
2.Проектирует бланки документов, разрабатывает, внедряет и ведет табель и альбом унифицированных форм документов предприятия.
3.Осуществляет экспедиционную обработки, регистрацию документов и учетно-справочную работу по документам.
4.Организует своевременное рассмотрение и подготовку к докладу руководству поступающих документов, осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
5.Организует контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки; обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство по этим вопросам.
6.Организует машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов.
7.Разрабатывает номенклатуру дел организации, обеспечивает хранение дел и оперативное использование документной информации.
8.Рассматривает и организует работу по приему по личным вопросам граждан, их предложениям, заявлениям и жалобам.
9.Организует контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.
10.Разрабатывает совместно с соответствующими структурными подразделениями организации мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
11.Осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.
12.Организует работу архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ФАС России.
13.Повышает квалификацию работников службы ДОУ, проводит совещания и консультирование по вопросам документационного обеспечения.
14.Организует рабочие места, в том числе автоматизированные, совершенствует технологию работы на основе применения современных средств вычислительной и организационной техники.