По итогам работ на основании соответствующих первичных учетных документов оформляется раздел «Сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств». В нем приводятся данные о планируемых и фактически произведенных расходах по ремонту оборудования, его реконструкции и модернизации, транспортировке до места фактического использования.
Если изготовителем, продавцом или ими уполномоченными организациями выполняются работы по гарантийному ремонту, то соответствующие расходы осуществляются данными организациями за свой счет, и в связи с этим они не должны отражаться в указанном разделе акта по форме ОС-3. Сама организация по итогам выполненных гарантийных работ вправе предусмотреть увеличение срока эксплуатации оборудования.
Результаты (итоги) выполненных ремонтных работ, а также испытаний отремонтированного оборудования, и приеме его в эксплуатацию заверяются подписями председателя и членов специально созданной и действующей в организации комиссии.
Если по согласованию с производителями и (или) продавцами холодильного оборудования предприятия торговли и общественного питания самостоятельно выполняют ремонтные работы с последующим возмещением понесенных расходов, расчеты рекомендуется осуществлять с использованием счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
В случае, если производители (продавцы) отказываются от возмещения понесенных расходов (в полном размере или частично), неоплаченную часть расходов рекомендуется отражать на субсчете «Расчеты по претензиям» счета 76.
В связи с вышеизложенным, в бухгалтерском учете предприятий при отражении и возмещении расходов будут отражены следующие записи:
дебет счета 44 «Расходы на продажу» кредит счетов 10 «Материалы», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и др. — расходы по ремонту оборудования, выполненные собственными силами организации;
дебет счета 44 кредит счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 и др. — расходы по ремонту оборудования, произведенные самостоятельно предприятиями торговли и общественного питания с привлечением сторонних лиц;
дебет счета 76 кредит счета 44 — отражены расходы по ремонту оборудования, имеющего не истекшие гарантийные сроки, которые планируются к возмещению его изготовителями и (или) продавцами;
дебет счета 51 «Расчетные счета» кредит счета 76 — полученные от изготовителей и (или) продавцов средства в возмещение расходов по ремонту оборудования;
дебет счета 76, субсчет «Расчеты по претензиям» кредит счета 76 — отражены расходы, по которым производители и (или) продавцы отказали в возмещении.
По неурегулированным с производителями и (или) продавцами расходам по ремонту оборудования, имеющего неистекшие гарантийные сроки, возможны дальнейшие разбирательства (в том числе судебные) и (или) принятие решения об их погашении за счет собственных средств организации, оставшихся после налогообложения.
По мнению автора, если в части отдельных объектов оборудования предприятиями торговли и общественного питания было принято решение о выполнении ремонтных работ с последующим возмещением расходов за счет производителей (продавцов), и какая-либо часть расходов уже была возмещена, неоплаченная часть таких расходов не может быть отнесена на издержки обращения предприятия (в том числе в целях налогообложения по налогу на прибыль).
В соответствии с подпунктом 13 пункта 2 статьи 149 НК РФ от обложения налогом на добавленную стоимость освобождаются услуги, оказываемые без взимания дополнительной платы, по ремонту и техническому обслуживанию товаров и бытовых приборов, в период гарантийного срока их эксплуатации, включая стоимость запасных частей для них и деталей к ним.
Пунктом 6.8. Методических рекомендаций по применению главы 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от 20 декабря 2000 года № БГ-3-03/447 (в редакции изменений и дополнений) определено, что в объект налогообложения по НДС не включаются средства, полученные от организаций-изготовителей (в т.ч. нерезидентов) для ремонта и технического обслуживания технически сложных товаров в период гарантийного срока их эксплуатации.
Особенно данные положения интересны в части гарантийного ремонта, оплачиваемого из средств производителей и продавцов оборудования из числа иностранных организаций. Предприятия торговли и общественного питания, получающие от таких организаций средства для возмещения расходов по ремонту оборудования, на которое установлены гарантийные сроки, могут быть освобождены от уплаты налога на добавленную стоимость.
Для освобождения полученных сумм от обложения налогом на добавленную стоимость предприятия должны иметь документы, подтверждающие факт получения средств от организаций-изготовителей (см., в частности, письмо Управления МНС по г. Москве от 14 апреля 2003 года № 24-11/20239).
Услуги по текущему ремонту указанных товаров, стоимость которых оплачивается потребителем, облагаются НДС в полном объеме.
Учитывая, что вычеты сумм НДС в соответствии с положениями пункта 2 статьи 171 НК РФ возможны только в части облагаемых данным налогом видов хозяйственных операций, то суммы «входного» НДС с работ и услуг сторонних организаций, привлеченных предприятиями самостоятельно для выполнения ремонтных работ на оборудовании с гарантийными сроками, не выделяются, а в соответствии со статьей 170 НК РФ относятся на издержки обращения предприятия. В связи с этим, в указанной выше проводке (дебет счета 44 кредит счетов 60, 76) стоимость выполненных работ и оказанных услуг отражается с суммами налога.
В случае, если предприятия получают от изготовителей и (или) продавцов холодильного оборудования запасные части и комплектующие, а также отдельные узлы и агрегаты для их замены (установки) на оборудовании, необходимо учитывать, что они являются собственностью поставщиков, а потому могут быть учтены только лишь на забалансовых счетах. Для этого предназначен забалансовый счет 003 «Материалы, принятые в переработку».
Если по каким-либо причинам предприятию пришлось произвести расходы на ремонт холодильного оборудования, имеющего неистекшие гарантийные сроки, и оно не намерено погашать произведенные расходы за счет изготовителя (продавца) оборудования, произведенные расходы отражаются в бухгалтерском и налоговом учете организации в общеустановленном порядке.
В части производимых расходов на текущий ремонт холодильного оборудования предприятиям торговли и общественного питания следует руководствоваться положениями раздела V Методических указаний по учету основных средств.
Затраты на содержание холодильного оборудования (технический осмотр, поддержание в рабочем состоянии) включаются в издержки обращения напрямую — дебет счета 44 кредит счетов 10, 60, 76 и др.
При отражении расходов по текущему ремонту в бухгалтерском учете предприятия вправе выбирать между их отражением непосредственно на счете 44, или через использование счетов учета расходов будущих периодов или резервов предстоящих расходов.
Во всех случаях производимые затраты включаются в состав издержек обращения торгового предприятия или предприятия общественного питания.
Соответствующее решение о том, какой вариант использовать, принимается в следующем порядке. Если учетной политикой предприятия предусмотрено создание ремонтного фонда или резерва предстоящих расходов на ремонт объектов основных средств, предприятие оплачивает производимые расходы по ремонту оборудования за счет такого фонда (резерва).
Для принятия решения об образовании резерва расходов на ремонт основных средств используются документы, подтверждающие правильность определения ежемесячных отчислений, как, например,дефектные ведомости (обосновывающие необходимость проведения ремонтных работ); данные о первоначальной стоимости или текущей (восстановительной) стоимости (в случае проведения переоценки) объектов основных средств; сметы на проведение ремонтов; нормативы и данные о сроках проведения ремонтов; итоговый расчет отчислений в резерв расходов на ремонт основных средств.
При образовании резерва расходов на ремонт основных средств, в состав расходов на продажу включается сумма отчислений, исчисленная исходя из годовой сметной стоимости ремонта.
Формирование и использование средств созданного на предприятии ремонтного фонда (резерва) отражается в бухгалтерском учете следующими записями:
дебет счета 44 кредит счета 96 «Резервы предстоящих расходов» — ежемесячные отчисления в созданный ремонтный фонд (резерв предстоящих расходов на ремонт объектов основных средств) согласно сметной стоимости ремонтных работ;
дебет счета 96 кредит счетов 10, 69, 70 и др. — оплата за счет сумм созданного фонда (резерва) расходов на ремонт холодильного оборудования, выполненного собственными силами организации (хозяйственным способом);
дебет счета 96 кредит счетов 60, 76 и др. — оплата за счет средств созданного фонда (резерва) расходов на ремонт оборудования, выполненного силами сторонних организаций (подрядным способом);
дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» кредит счетов 60, 76 и др. — НДС с работ сторонних организаций по ремонту оборудования;
дебет счетов 60, 76 и др. кредит счета 51 — оплата работ, выполненных сторонними организациями;
дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС» кредит счета 19 — зачтены суммы НДС со стоимости оплаченных работ, выполненных сторонними организациями;
дебет счета 44 кредит счета 96 — по итогам инвентаризации фонда (резерва) произведены дополнительные отчисления;