Прием, передач и доставка документов (стр. 3 из 6)

Рис. 3. Схема прохождения исходящей документации

На стадии проекта исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования государственных стандартов к оформлению документов. Значительно сокращает время составления документов использование типовых текстов и трафаретных бланков. Проект документа оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Перепечатанный и сверенный проект передается исполнителю для дальнейшего оформления — согласования, визирования, подписания.

На этом этапе движения документов следует стремиться к сокращению лишних инстанций и повторных операций, например, излишнего согласования документов или визирования. Подготовленные и согласованные проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю организации или руководителям структурных подразделений.

Руководители учреждений должны быть освобождены от решения множества второстепенных вопросов, в том числе подписания ряда документов. Право подписания части документов передается руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям, что оговаривается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Такой порядок способствует повышению ответственности исполнителей и значительно упрощает документооборот. Перед подписанием исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.

После подписания документы передаются на регистрацию и отправку. Перед отправкой еще раз проверяется правильность их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт,

Все поступающие на отправку документы сортируются по адресатам. Для постоянных адресатов используются заранее приготовленные конверты, адрес на которых напечатан средствами оперативного размножения. Если документы направляются в два или три адреса, то на каждом из них подчеркивается тот адрес, в который данный документ направляется. При направлении документа одновременно более чем четырем адресатам составляется список на рассылку, который передается на отправку вместе с экземплярами документа.

Документы должны быть отосланы в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляется немедленно.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Некоторые внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (акты, протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.

Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.

3.Организация доставки документов.

Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри учреждения осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические средства — пневмопочта, транспортеры.

Для повышения оперативности доставки документов должны быть разработаны рациональные маршруты движения курьера, установлено целесообразное число доставок документов в день, сокращено число операций по приему-передаче документов (отмена расписок) и т. д.

Порядок доставки документов фиксируется в графике, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. В небольших организациях и в пределах' структурного подразделения документы доставляются секретарем.

Для развития деловых контактов со сторонними организациями жизненно необходима налаженная и бесперебойная доставка корреспонденции.

Среди способов доставки, которые позволяют достоверно подтвердить факт получения отправленного документа, выделим два основных:

- при помощи услуг почтовой связи;

- при помощи курьерской доставки (это может быть собственная курьерская служба или обращение к услугам компаний, осуществляющих экспресс-доставки).

В средних и крупных организациях, имеющих большое количество исходящей корреспонденции, важное значение играет не только выбор способа доставки, но и правильно организованная подготовка документов для их передачи в службу делопроизводства (экспедицию) для ее последующей доставки получателю. Мы предлагаем вашему вниманию один из вариантов — некий оптимальный алгоритм, который вы сможете реализовать (целиком или частично) на своем предприятии.

Как правило, подготовка документации для передачи в службу делопроизводства возлагается на ответственного исполнителя. А служба делопроизводства (экспедиция) выполняет следующие функции:

- прием, обработка и подготовка к отправке документации, включая проверку наличия вложений в соответствии с сопроводительными документами;

- обеспечение сохранности принимаемых документов;

- сортировка документов по способам доставки;

- ведение учета документов, направляемых в службу делопроизводства (экспедицию), оформление соответствующих реестров;

- упаковка и оформление почтовых отправлений;

- организация своевременной доставки исходящей корреспонденции;

- розыск утерянных документов, в т.ч. направление претензий по почтовой доставке.

3.1 Подготовка документов ответственным исполнителем

Для централизованной доставки документы должны сдаваться ответственным исполнителем только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные в установленном порядке. В случае необходимости они должны быть заверены печатью организации. Недооформленные, неправильно оформленные документы должны возвращаться сотрудниками службы делопроизводства (экспедиции) ответственному исполнителю.

Для направления документов в службу делопроизводства (экспедицию) ответственный исполнитель:

- составляет сопроводительное письмо (в случае необходимости);

- заполняет карточку доставки / получения документов (наличие данной формы позволяет ощутимо упорядочить процесс доставки);

- готовит доверенность (в случае необходимости) на курьера и прилагает ее к карточке доставки / получения документов.

Порядок направления документации ответственным исполнителем в службу делопроизводства (экспедицию) для ее последующей доставки необходимо закрепить в локальном нормативном акте организации. Это позволит ускорить и упорядочить сам процесс, а также избежать многих затруднений при последующем поиске «пропавших» документов.

Обязательно нужно проверять комплектность документов, наличие приложений, заверять необходимые документы печатью, в случае направления документов в несколько адресов изготавливать соответствующее количество копий. В нашей компании эти обязанности возложены на ответственного исполнителя.

Он же готовит сопроводительное письмо. Оно необходимо в тех случаях, когда следует дать какие-либо дополнительные разъяснения к комплекту направляемых документов. При этом документы оформляются в качестве приложений к письму. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Образцы сопроводительных писем представлены в Примерах 1 и 2. Во всех других случаях (кроме описанных выше) сопроводительное письмо становится излишним. Уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, поэтому нужно добиваться, чтобы ответственные исполнители готовили сопроводительные письма только тогда, когда это действительно необходимо.

Если в сторонние организации направляется документ для подписания, один экземпляр которого должен быть возвращен в вашу организацию, вы можете использовать следующий прием:

- сначала на экземпляре, который должен быть возвращен обратно в организацию, как правило, в верхнем правом углу проставляется штамп

- потом с помощью степлера к этому же экземпляру документа прикрепляется листок бумаги с заранее напечатанным текстом