Отсутствие разногласий по поводу взаимозачета должно быть подтверждено выверкой взаиморасчетов и оформленным по ее результатам двусторонним актом сверки расчетов, где необходимо указать основание возникновения встречных задолженностей, дату проведения взаимозачета, документы, подтверждающие возникновение задолженностей (номера и даты составленных счетов-фактур), суммы задолженностей, а также суммы зачтенных требований, обязательно с выделением сумм НДС.
Часто допускают ошибки при составлении акта сверки взаимных расчетов. Предприятия ограничиваются составлением акта, в котором указываются все необходимые показатели, позволяющие определить наименование, количество, стоимость, даты совершенных поставок, дату составления документа.
Однако из текста такого акта сверки следует лишь то, что стороны выявили сумму взаимных задолженностей, но не выразили своего волеизъявления о погашении этих задолженностей зачетом встречных требований или иным способом, например, оплатой денежными средствами.
Наличие акта сверки взаимных поставок без указания в нем факта погашения сторонами взаимных задолженностей не прекращает обязательства сторон и не освобождает их от необходимости погашения указанных задолженностей в дальнейшем.
При заключении договора по товарообменным операциям, когда обмен неравноценный типичны ошибки такого рода: стороны не указывают в договоре мены, что обмен неравноценный и одна из сторон сделки должна сделать доплату. А затем такая доплата производится. Тогда она отражается в учете получателя как внереализационный доход, увеличивая налогооблагаемую прибыль. Поэтому бухгалтеру нужно следить за правильностью составленного договора.
В части совершенствования системы внутреннего контроля учета расчетов с поставщиками подрядчиками рекомендуются следующие мероприятия:
- создать комиссию по работе с кредиторской задолженностью расчетов с поставщиками и подрядчиками, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной дисциплины, проведение регулярных сверок расчетов;
- необходимо производить анализ состава и структуры кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и подрядчикам, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее выплате. Ввести документооборот, так как данные о сроках образования (погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными, их целесообразно аккумулировать в отдельном документе, например: реестр старения счетов поставщиков и подрядчиков.
Составлять такой реестр можно в виде матрицы, по строкам указываются субъекты задолженности, по столбцам указываются субъекты задолженности;
- постоянно следить за соотношением расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;
- контролировать оборачиваемость кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности, желательно расширить систему авансовых платежей;
- в сложившейся ситуации можно посоветовать организовать на предприятии систему аналитического учета кредиторской задолженности не только по срокам, но и по размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и предлагаемых условий оплаты;
- отличать работает поставщик под реализацию или по системе предоплаты.
Таким образом, применение предложенных рекомендаций позволит делать меньше ошибок в работе по бухгалтерскому учету расчетов с поставщиками и подрядчиками, а также ускорит ее процесс.
Таблица 5- Предлагаемый график документооборота по ФГУП Карачевский завод «Электродеталь»
| Создание документа | |||||||||||
| Обработка документа | |||||||||||
| Проверка документа | |||||||||||
| Наименование документа | Количество экземпляров | Ответственный за выписку | Ответственный за оформление | Ответственный за исполнение | Срок исполнения | Ответственный за проверку | Кто представляет | Порядок представления | Срок представления | Кто исполняет | Срок исполнения |
| Счета-фактуры | |||||||||||
| Расчетно-кассовый ордер | |||||||||||
| Платежное поручение | |||||||||||
| Доверенность | |||||||||||
| Главная книга | |||||||||||
| Журнал-ордер и ведомость по счету 60 | |||||||||||
| Журнал-ордер и ведомость по счету 51 | |||||||||||