Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения-автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.
Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.
Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи-председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.
Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.
Задание 1
ФИЛИАЛ ВВЦ ГЕНЕРАЛЬНОМУ ДИРЕКТОРУ
"ЭКСПОЦЕНТР" ЗАО "ЭКОСАН"
ул. Садовая, д. 21, ул. Пушкина, д. 17,
г. Иваново,155200 г. Москва,163250
Филиал ВВЦ "ЭКСПОЦЕНТР" повторно просит подтвердить участие Ваших специалистов в проводимом "ЭКСПОЦЕНТРом" международном фестивале "ПРОГРЕСС-2004",который состоится 12.06.2004 года на территории "ЭКСПОЦЕНТРа". Ранее о проводимом семинаре Вам сообщалось письмом от 10.04.2004 года.
Справки по телефону \ факсу 095279-12-13.
Заезд слушателей семинара 10.06.2004. Просим не позднее, чем за 3 дня сообщить фамилию, имя, отчество, должность, место работы, адрес и телефон участника семинара.
Будем рады встрече Оргкомитет.
Задание 2
ПРЕЗИДЕНТУ ФИРМЫ "РУБИН"
КОРЗУНУ ЕВГЕНИЮ ОСИПОВИЧУ
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Маркетинговой службой фирмы "РУБИН" в период времени с апреля по июнь 2003года проводилась рекламная компания, направленная на увеличение объема продаж выпускаемой продукции. В ходе проведенной компании потенциальные заказчики фирмы убедились в надежности партнерства и сделали свой выбор в выгодном для "РУБИНа" направлении, а давние партнеры увеличили объемы заказов, что свидетельствует о верной политике в рекламной сфере, выбранной маркетинговой службой фирмы. Изложенное выше наглядно представлено в таблице
| АПРЕЛЬ РЕКЛАМА ТВ | МАЙ УЛИЧНАЯ ТОРГОВЛЯ | ИЮНЬ АКЦИЯ "РУБИН" | |
| ЧИСЛО ЗАКАЗОВ | 100 | 114 | 158 |
| ОБЪЕМ ПРОДАЖ | 1 000 000 | 1 140 000 | 1 580 000руб. |
| НОВЫЕ ПАРТНЕРЫ | 2 | 5 | 9 |
Секретарь- референт фирмы "РУБИН"
12.07.2003. С.П. Иванова
Задание 3
Общество с Ограниченной
Ответственностью "Гранит"
ул. Зеленая, д.12
г. Ростов - на – Дону, 344008,
666-767, 666-768, 666-769
ПРИКАЗ
05.05.2004 № 43к
г. Ростов - на – Дону
О приеме на работу
ПРИНЯТЬ:
Смирнову Наталью Ивановну юристом с 05.05.2004 с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: заявление Смирновой Н. И. с визой начальника юридического отдела.
Ген. директор П.А. Клюкин
Визы: начальника ОК И.О. Орлова
гл. бухгалтера А.И. Киселева
С приказом ознакомлена Н.И. Смирнова.
05.05.2004
Задание 4
ЗАЯВЛЕНИЕ Ректору ИГТА
В.В. Зрюкину
Мы, студенты 2-го курса Ивановской государственной текстильной академии, обучающиеся по сокращенной образовательной программе по специальности 060800 "Экономика и управление на предприятии" просим Вас назначенные на 22 июня 2004года занятия по дисциплине "Делопроизводство" перенести на 20июля в связи с изменением графика работы ОАО "РОДТЕКСТ" в соответствии с которым 22 июня 2004 года объявлен рабочим днем.
Студенты 2 курса ИГТА