более уместным и в тех случаях, когда лица или предметы, обозначаемые
подлежащим, пассивны по отношению к обозначаемому сказуемому действию
или при знаку.
3. Подлежащее со словами и словосочетаниями, содержащими слова
«большинство», «меньшинство», «множество», «ряд», «часть», «много»,
«немало», «несколько», «количество», «число», «не меньше чем», а также
отрицательные и неопределенные местоимения «никто», «ничто», «кое-кто»,
употребляется со сказуемым в форме единственного числа, т. е. сказуемое
в этом случае согласуется с подлежащим по грамматическому принципу.
4. При подлежащем, выраженном местоимением сказуемое обычно ставится в
форме единственного числа.
При местоимении «что» сказуемое ставится в форме единственного числа в
том случае, если слово, замещаемое местоимением, имеет форму
единственного числа. Если слово, с которым соотносится местоимение
«что», имеет форму множественного числа, сказуемое при слове «что» также
ставится в форме множественного числа.
Замена местоимением «что» союзного слова «которые» носит разговорный
характер и в официальных текстах неуместна.
В официально-деловой речи сложились правила расположения определений.
Так, согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а
несогласованные — после него.
Обстоятельства степени ставят перед прилагательными , а дополнения —
после него.
В обычном тексте существительное следует за числительным, при табличной
или анкетной записи, наоборот, числительное следует за существительным.
Дополнение ставится после сказуемого. При построении словосочетаний
следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи
употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов.
А если в деловой письменной речи, в документах необходимо употребить
специальные термины или неологизмы, как это правильно делать? Слово в
тексте документа употребляется только в одном из значений, принятых в
официально-деловой письменной речи — это главное правило. Недопустимо не
только искажение термина, но и замена его синонимическими формами.
Что же касается неологизмов, то их употребление в документах вообще
нежелательно, тем более образуемых по традиционным моделям, но не
имеющих терминологического смысла. Помимо того, что они не являются
литературной нормой русского язык; подобные неологизмы всегда нетрудно
заменить формами общелитературного употребления.
В официально-деловых текстах часто приходится иметь дело
с цифрами. Запись цифровой информации имеет некоторую специфику,
обусловленную необходимостью сокращения больших
чисел и облегчения понимания, запоминания их. Неправильна
запись чисел, расчетов и другой цифровой информации может
стать источником помех, возникающих при чтении, изучении
обработке текстов. Отдельные виды управленческой информации передаются в
форме смешанной записи, состоящей из цифр и
слов. Словесно-цифровая запись не только дает возможность сокращать
написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их
восприятие.
Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без
указания меры), в записи воспроизводится
словом, а не цифрой.
Многозначные числа принято записывать цифрами. Исключение делается в тех
случаях, когда такие числа начинают предложение
Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если
запись ведется арабскими цифрами, то порядковое числительное вводится в
текст с указанием падежных окончаний.
Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помощью
цифр, но уже без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев,
кварталов по традиции принято записывать римскими цифрами.
В заключение напомним основные принципы грамотного составления служебных
документов:
— документ должен быть убедительным;
— следует писать кратко, аргументация должна быть не столько
исчерпывающей, сколько достаточной; текст служебного документа должен
быть однозначным; следует употреблять стандартизированные словесные
обороты; служебные документы пишутся в нейтральном тоне, не допускается
эмоционально-экспрессивная окраска; ошибки исправляются аккуратно, на
машинке;
— форма документа должна соответствовать стандарту.
Заключение
Таким образом, деловое общение является необходимой частью человеческой
жизни, важнейшим видом отношений с другими людьми. Этику делового
общения можно определить как совокупность нравственных норм, правил и
представлений, регулирующих поведение и отношения людей в процессе их
производственной деятельности.
Успех фирмы, предприятия, организации тесно связан с этикетом и
культурой поведения. Для хорошего овладения деловым этикетом, культурой
поведения требуются время, желание и настойчивость, постоянные
тренировки поведения в различных условиях вашей деятельности, чтобы
знания перешли в навыки, привычки. Тогда ваша реакция на любое действие,
любой ход оппонента, развитие ситуации будет соответствовать правилам
хорошего тона, делового этикета, требованиям культуры поведения в данной
ситуации.
Деятельность любого предприятия, учреждения, организации, фирмы
оформляется, регламентируется и осуществляется на основе и с
использованием большого количества документов.
Служебная документация, отражающая деятельность фирмы, является
юридическим источником, к которому можно обратиться всякий раз, когда в
этом возникает необходимость. В этом, собственно, и заключается смысл и
назначение служебной документации.
Документирование охватывает все сферы управленческой и профессиональной
деятельности. Все документы группируются в комплексы.
Текст служебного документа не должен допускать нескольких толкований и
словесного произвола. Он обязан быть однозначным, математически точным и
строгим.
Язык служебных документов правомерно считать регламентированным,
представляющим собой набор отлитых форм, в которые каждый раз
закладывается новое содержание.
Процесс составления служебного документа можно свести к следующим трем
операциям: заполнение явного или воображаемого трафарета документа;
выбор стандартных готовых синтаксических конструкций; построение
предложений по аналогии с моделями стандартных синтаксических
конструкций.
Композиция, или структура текста служебного документа, — это
последовательность расположения его составных частей (аспектов).
Отсутствие в письменной речи активной, не формирующей смысл интонации
компенсируется наличием специфического принципа «линейной» подачи
информации. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится
вспомогательная информация, а затем – основная.
Для служебных документов характерны и свои особенности синтаксиса.
Официально-деловой стиль речи допускает предложения, в которых
подлежащее выражено не одним именным.
Под оформлением понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки,
перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих
аппаратах учреждений требований, установленных в законодательных актах.
Основные правила составления и оформления управленческих документов
закреплены в действующих в настоящее время – государственных стандартах,
которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в
каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности,
технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На
основе законодательных , нормативных и нормативно - методических
документов каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с
документами в уставе, регламентах, правилах, инструкциях. В них и
закрепляются конкретные правила документирования.
Список используемой литературы:
1. Веселов П.В. « Профессия-секретарь».
2. Дорошенко В.Ю., Золотова Л.М., Лавриненко В. Н. «Психология и
этика делового общения».
3. Комышов А.Л. «Основы документального обеспечения
управления».
4. «Организация работы с документами».
5. Делопроизводство (организация и технология документального