Организация делопроизводства в деятельности хозяйствующих субъектов (стр. 2 из 8)

К

Классификация - операция отнесения заданного объекта к одному из классов, внутри которых объекты считаются неразличимыми.

Контроль - определяет, достигли ли характеристики организации поставленных целей.

Коммуникационные системы - это комплекс технических, программных и других средств, а также стандартов и договоренностей для создания передачи и приемы электронных сообщений

Компоненты - это части, элементы или узлы, составляющие систему.

Контракт – соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращения прав и обязанностей.

Л

Личная карточка – документ, служащий для анализа состава и учета движения кадров.

М

Матричная структура – создается на базе функциональной структуры, отношения в которой базируются на прямых вертикальных связях руководства – подчинения.

Матричный бюджет – это ресурсы, выделяемые руководителю проекта по выполнению услуг, оказываемых функциональными подразделениями при выполнении проекта.

Модель – любая совокупность (абстрактных) объектов, свойства которых и отношения между которыми удовлетворяют данными аксиомами, служащим тем самым совместным (неявным) определением такой совокупности.

О

Объект-спецификация – используется для представления правил, нормативных документов или критериев качества, стандартов.

Описательные атрибуты - представляют факты присущие каждому экземпляру объекта. Описание атрибута должно устанавливать реальную характеристику или свойство, для которого могут быть определены возможные значения. Эти значения берутся из соответствующего домена, который так же должен быть описан. Домены могут быть описаны:

- Перечислением всех возможных значений;

- Ссылкой на документ, где перечислены эти значения;

-Формулировкой правила на некотором глобальном множестве, определяющего какие значения ( из этого множества) допустимы;

- Приведением диапазона допустимых значений.

Организационная структура – это совокупность взаимосвязанных органов управления, расположенных на различных ступенях системы.

Организационная форма – это организация взаимодействия и взаимоотношений между всеми участниками инвестиционного процесса.

Обзор – документ, составленный в целях информирования подведомственных и других организаций о работах в той или иной области или о деятельности группы учреждений в определенный период.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).

Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.

Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, подготовке мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

П

Положение – правовой акт, определяющий права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Проектное управление – совокупное управление всеми трудовыми, финансовыми, материальными и энергетическими ресурсами, требуемыми для обеспечения процессов проектирования и строительства объекта в указанный срок, в пределах запланированной сметной стоимости и с заданным качеством.

План – заранее намеченный порядок, последовательность осуществления какой-либо программы, выполнения работы, проведения мероприятий.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте).

Предложение – разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Перечень – систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распределения на них определенных норм или требований.

Р

Реальные объекты – есть предметы реального мира, а точнее, абстракции реальных объектов, как их мы представляем для наших целей.

Решение – правовой акт, принимаемый местными государственными администрациями в коллегианальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции.

Ролевые объекты – абстракции цели или назначения человека, функциональные части оборудования или организации. Например: бухгалтер, экономист, группа по расчету заработной платы, группа ведения учета, студент, преподаватель, ревизор и пр.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия в касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

С

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Сводка – документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований).

Стенограмма – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществляемая методом стенографии.

Список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.

Т

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

У

Указывающие атрибуты - используются для идентификации отдельного экземпляра объекта. При этом они могут использоваться самостоятельно или в комбинации с другими атрибутами. Указывающие атрибуты так же должны быть описаны в доменах, как и описательные.

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функций и права предприятий. Организаций, учреждения.

Указание - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Ф

Фазами (этапами, стадиями) – называют состояния, через которые проходит проект.

Функциональная структура – управление осуществляется линейным руководителем через группу подчиненных ему функциональных руководителей, каждый из которых имеет право руководить подчиненными подразделениями в пределах порученных ему функций.

Глава 1. Организация делопроизводства в деятельности хозяйствующих субъектов

Замысел и цели разработки системы

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

В деятельности государственных структур, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих подразделений, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих предприятий внутренняя система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Соответственную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает предприятию высокий уровень налаженности работ.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- по объекту и качеству - краткость и четкость формулировок, своевременность поступления;

- по целенаправленности - удовлетворение конкретных потребностей;

- по точности и достоверности - правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Общие требования и задачи, решаемые системами документооборота

Вначале рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.