документационного обеспечения управления[39], Основными правилами работы ведомственных архивов[40], Перечнем документов с указанием сроков хранения[41], методическими материалами по разработке номенклатуры дел.
Помимо этого используются положения о структурных подразделениях предприятия, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.
В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:
¾ наименование организации;
¾ наименование структурного подразделения;
¾ название вида документа;
¾ место составления;
¾ на какой год;
¾ название разделов;
¾ гриф утверждения;
¾ гриф подписания.
Примерная номенклатура дел, разработанная для МУП «Рязкомхоз», представлена в Приложении 1.
Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку[42].
¾ папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»;[43]
¾ для приложений к документам сформирована отдельная папка;
¾ документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;
¾ в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;
¾ в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.
Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства МУП «Рязкомхоз» необходимо соблюдать следующие общие правила:
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).[44]
На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число.[45] Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.[46]
Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:
- проведение экспертизы ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей дел;
- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
В структуре МУП «Рязкомхоз» до настоящего момента отсутствует такое– Общего отдела, оборудуется помещения для размещения стеллажей.
Приказом директора МУП «Рязкомхоз» № 39 от 28.02.2005 создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят:
- начальник Общего отдела;
- юрист;
- секретарь-референт.
Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения[47]: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения[48].
-референт должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к Акт об уничтожении документов представлен в Приложении 2.
Все лица, ответственные за делопроизводство в МУП «Рязкомхоз», обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.
Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства МУП «Рязкомхоз» обладает рядом недостатков:
¾ отсутствует четкий порядок регистрации документов;
¾ встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;
¾ о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.[49]
Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.
3. Совершенствование системы
документооборота на предприятии
В результате анализа системы документационного обеспечения управления еральных органах исполнительной власти РФ.
В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Правила подготовки и оформления документов.
3. Требования к реквизитам документов.
3.1. .
3.2. Составление номенклатуры дел.
3.3. Формирование и оформление дел.
3.4. Экспертиза ценности документов.
При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления.[50] В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:
1. Общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя.
2. Задачи.
3. Структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция,
4. Ответственность.
5. Взаимосвязи с другими подразделениями.
организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:
1. Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.
2. Основные задачи экспертной комиссии.
3. Основные функции.
4. Права экспертной комиссии.
5. Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.
Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться директором МУП «Рязкомхоз». Проект соответствующего положения приводится в Приложении 5.
В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:
¾ и справочное значение.
с временной перегрузкой[51].
Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:
¾ закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;
¾ определяет его задачи, функции, права и обязанности;
¾ позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;
¾ является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;
¾ устанавливает организационные основы работы секретаря.[52]
На основе наблюдений и анализа должностных обязанностей секретаря предлагается его должностная инструкция (Приложение 6).
При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ[53], т. е. исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения, тарифно-квалификационная характеристика секретаря.
1. Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:
2. Оценка деятельности[54].
Так как секретарь является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям[55].
В целях совершенствования работы с документами в МУП «Рязкомхоз» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства:
Первичная обработка входящих документов.
Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В МУП «Рязкомхоз» должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации (Приложение 7).