(основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения))
| Основание (документ, номер, дата): | Заявление Харитонова И.В. об увольнении от 08.04.2003 г. |
| (заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д.) |
| Руководитель организации | директор | Иванов И.И. |
| (должность) | (личная подпись) | (расшифровка подписи) |
| С приказом (распоряжением) работник ознакомлен | “ | 23 | ” | апреля | 20 | 03 | г. |
| (личная подпись) |
Мотивированное мнение выборного
профсоюзного органа в письменной форме
| (от “ | ” | 20 | г. № | ) рассмотрено |
1. В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач.
Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ.
Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).
Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.
Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков.
Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.
Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере.
Введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.
2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивных фондов Республики Башкортостан, создается постоянно действующая экспертная комиссия.
Экспертная комиссия создается в организациях любой формы собственности приказом ее руководителя. Как правило, экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек, председателем экспертной комиссии, назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы архива и делопроизводства.
Экспертиза ценности традиционных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения с целью их отбора на архивное хранение проводится методом обязательного полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности составляются описи дел структурных подразделений, сформированных из традиционных документов, описи ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам. Одновременно составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, передаются в архив. Передача производится не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Для организованной передачи дел архивом заблаговременно составляется проект соответствующего графика. График согласуется с руководителями структурных подразделений, передающих дела, после чего утверждается руководителем предприятия и доводится до сведения начальника отдела кадров и ответственного за делопроизводство.
Список использованной литературы
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ. «Парламентская газета», № 2-5, 05.01.2002.
2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) «Об архивном деле в Российской Федерации». «Собрание законодательства РФ», 25.10.2004, № 43, ст. 4169.
3. Закон Республики Башкортостан от 03.02.2006 № 278-з «Об архивном деле в Республике Башкортостан». Газета «Республика Башкортостан», № 25 (26008), 08.02.2006.
4. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
5. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения//Секретарское дело. - 1996 - № 4(2).
6. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве). - М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 2008.
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов. М.: МЦФЭР, 2004.
8. Санников Б.Г. Применение и оформление дисциплинарного взыскания // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005. № 4.
9. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.