Отдельно составляются описи на МПЗ, находящиеся в пути, отгруженные, но не оплаченные покупателями, находящиеся на складах других организаций. Инвентаризация перечисленных ценностей заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
Ценности, принадлежащие организации, но хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. При этом указывается наименование ценностей, их количество, сорт, стоимость, дата принятия на хранение, место хранения, номера и даты документов (п. 3.23 Методических указаний N 49).
Инвентаризация ценностей, находящихся в эксплуатации (к таким ценностям, в частности, относится выданная работникам организации спецодежда), проводится по местам нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых эти ценности находятся. При инвентаризации предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых описей с указанием в них ответственных за предметы лиц, на которые открыты личные карточки. Ответственные лица расписываются в описи.
Предметы спецодежды, отправленные в стирку и ремонт, записываются в опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, оказывающих услуги по стирке и ремонту (п. 3.25 Методических указаний N 49).
Предметы, пришедшие в негодность и не списанные на момент проведения инвентаризации, в описи не включаются. В этом случае следует составить акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.
Порядок учета инвентаризационных разниц:
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:
излишки запасов приходуются по рыночным ценам и одновременно их стоимость относится:
а) в коммерческих организациях - на финансовые результаты;
б) в некоммерческих организациях - на увеличение доходов;
Излишки материально - производственных запасов, выявленные в результате проведенной инвентаризации, отражаются в бухгалтерском учете как внереализационные доходы (дебетуют счет 10 "Материалы", кредитуют счет 91 "Прочие доходы и расходы").
При выявлении фактов недостач, хищений, порчи материалов их фактическая себестоимость или ее часть (при порче материалов) списывается с кредита счета 10 "Материалы" в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
Со счета 94 стоимость недостающих и испорченных материалов списывают на счета издержек производства и обращения (если потери в пределах норм), в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" (при установлении конкретных виновников), в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы" (при отсутствии конкретных виновников или если во взыскании недостающих или испорченных ценностей отказано судом).
При порче запасов, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), последние одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния с уменьшением на эту сумму потерь от порчи.
Недостача запасов и их порча списывается со счета "Недостачи и потери от порчи ценностей":
в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу;
Недостача запасов в пределах установленных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. В том случае если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.
сверх норм - за счет виновных лиц.
В материалах, представленных руководству организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли, должны содержаться:
документы, подтверждающие обращения в соответствующие органы (органы МВД России, судебные органы и т.п.) по фактам недостач, и решения этих органов,
заключение о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации, на увеличение расходов у некоммерческой организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.
О допущенной пересортице материально - ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.
В том случае когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то указанная разница относится на виновных лиц.
Если конкретные виновники недостачи не установлены, то разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.
Постановлениями Госкомстата России утверждены следующие формы:
унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации (Постановление от 18.08.1998 № 88);
унифицированная форма первичной учетной документации № ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" (Постановление от 27.03.2000 № 26).
Для отражения результатов инвентаризации МПЗ могут применяться следующие формы:
№ ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (см. приложения).;
№ ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных";
№ ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение";
№ ИНВ-6 "Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути".
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерской отчетности
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности.
Материальные запасы, утраченные (уничтоженные) в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, списываются с кредита счетов учета запасов в дебет счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" по фактической себестоимости этих запасов с последующим отражением на счете учета финансовых результатов как чрезвычайные расходы.
Страховые возмещения, поступающие в качестве компенсации потерь от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, учитываются в составе чрезвычайных доходов организации.
Переоценка запасов материальных ценностей. В бухгалтерском балансе в конце отчетного года по правилам, предусмотренным международными стандартами и российскими ПБУ, проводят переоценку запасов материальных ценностей исходя из текущих рыночных цен при условии, что последние ниже оценки этих запасов, зафиксированной в результате их текущего бухгалтерского учета. В противном случае запасы материальных ценностей не переоцениваются; в балансе они оцениваются по данным записей бухгалтерского учета. Эта процедура определяется требованием осмотрительности.
Процедура ежегодной переоценки материально-производственных запасов предусматривает обязанность администрации организации определять на отчетную дату рыночные цены (в соответствии с текущей конъюнктурой рынка) на каждый вид материально-производственных запасов. Бухгалтерия проводит сопоставление текущих рыночных цен со сложившимися в учете. Признание рыночных цен материально-производственных запасов ниже их балансовой стоимости вызывает потери в себестоимости и прибыли, равные сумме разности в оценках. Если рыночные цены ниже оценки материально-производственных запасов в текущем бухгалтерском учете, в отчетном балансе необходимо признать возникший в связи с этим убыток. Сумма отклонений в ценах отражается по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы" и кредиту счета 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей". В балансе на сумму кредитового сальдо по этому счету уменьшается стоимость материально-производственных запасов организации.