Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)2 (стр. 56 из 56)

низаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению,

об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах

утраты документов.

3.4 Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экс-

пертов специалистов структурных подразделений, подведомственных орга-

низаций, а также представителей соответствующего архивного учреждения.

3.5 Информировать руководство министерства, ведомства и подведом-

ственных организаций по вопросам своей компетенции.

3.6 Представлять в установленном порядке министерство, ведомство в

учреждениях Федеральной архивной службы России.

4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЦЭК

4.1 ЦЭК федерального министерства, ведомства работает в контакте с

Центральной экспортно-проверочной комиссией при Росархиве*.

* ЦЭК министерств и ведомств субъектов Российской Федерации работают с

органами Росархива на местах, с соответствующими госархивами.

4.2 ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством министерства,

ведомства.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее

заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания

комиссии протоколируются.

4.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочны-

ми, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консуль-

танты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не уча-

ствуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении

голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК и руководство фе-

дерального министерства, ведомства (в необходимых случаях по согласова-

нию с учреждениями Росархива).

4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии

имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки не-

качественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее доку-

ментов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комис-

сии.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 8

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,

НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ*

* Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-

97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организа-

ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. -

М.: Научная книга, 1998.C. 71

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объек-

тов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, уч-

реждений, предприятий и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капи-

тальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-

конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

Инструкции (правила) - (должностные; по делопроизводству; технике бе-

зопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологичес-

кого проектирования; численности работников и т.д.);

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-ис-

следовательских работах и т.д.);

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем;

предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых

документальных материалов, образующихся в деятельности министерств,

ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыска-

тельских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по ка-

питальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого

совета и т.д.);

Положения (об организации; структурном подразделении; премирова-

нии и т.д.);

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.);

Расценки на производство работ;

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, поме-

щений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подго-

товку и освоение производства новых изделий; на капитальное строитель-

ство и т.д.);

Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия);

Структура и штатная численность;

Тарифные ставки;

Уставы организаций;

Формы унифицированных документов;

Штатные расписания и изменения к ним.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 9

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,

НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ*

* В организациях, не имеющих гербовой печати,ставится простая круглая пе-

чать. См.: Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ

Р 6.30-97,с. 72.

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, вы-

полненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

Архивные справки;

Архивные копии;

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, веде-

ние дел в арбитраже и т.д.);

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-

техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капи-

тальное строительство; технические и т.д.);

Заключения и отзывы;

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

Исполнительные листы;

Командировочные удостоверения;

Нормы расхода;

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право со-

вершения финансово-хозяйственных операций;

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные,

в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);

Положения об организациях;

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями,

премиями и т.д.);

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию

кдоговоруит.д.);

Соглашения;

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных

ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

Спецификации (изделий, продукции и т.д.);

Титульные списки;

Удостоверения;

Уставы организаций;

Штатные расписания.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 10

ПРИЛОЖЕНИЕ № 11

Форма номенклатуры дел структурного подразделения министерства, ведомства

¹ Название перечня и его данные.

Продолжение приложения 11

ПРИЛОЖЕНИЕ № 12

Форма обложки дела постоянного и временного хранения

ПРИЛОЖЕНИЕ № 13

Форма описи дел постоянного хранения

ПРИЛОЖЕНИЕ № 14

Список документов по личному составу с указанием сроков хранения

* По Перечню документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы. - М., 1995.

¹ Справки с места жительства, медицинские справки и другие документы второстепенного значения – 3 г.

¹ При отсутствии приказов об установлении и изменении окладов - 50 л. ЭПК.

² После возвращения из-за границы.

³ После окончания учебного заведения.

⁴ Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения, 1994.

⁵ Хранятся в АО. При ликвидации АО передаются на госхранение.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 15

Пример оформления приказа по основной деятельности:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 16

Образцы бланков

Пример бланка письма с углового расположением реквизитов

Пример бланка письма с продольным расположением реквизитов

Пример оформления внутренней объяснительной записки

Пример оформления внутренней докладной записки

Пример оформления внешней докладной записки

ПРИЛОЖЕНИЕ № 17