Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)2 (стр. 38 из 56)

К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда и т.д.*

* Там же.

В соответствии со ст. 17 КЗоТ трудовые договоры (контракты) заключаются:

- на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

- на определенный срок не более пяти лет;

- на время выполнения определенной работы.

Срочный трудовой договор (контракт) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом.

* КЗоТ. ст. 17.

Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. В таких договорах срок договора оговаривается фразой типа "на время отпуска по уходу за ребенком" и т.п. В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения какой-либо работы, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договора о временной и сезонной работе.

Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовится проект приказа о приеме на работу. Ст. 21 КЗоТ указывает, что "при заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу". Срок испытания оговорен в ст. 22 КЗоТ. Он не может превышать трех месяцев, "а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом - шести месяцев".

Приказ оформляется на общем бланке, т.е. указывается название организации, фирмы, вид документа (приказ), дата, номер, место составления, заголовок.

Текст приказов по личному составу имеет свои особенности. Они оформляются всегда отдельно от приказов по основной деятельности и большинство из них не имеет констатирующей части.

Приказы по личному составу могут составляться на одного человека или на несколько лиц и быть простыми (выражающим одно действие, например о зачислении или об увольнении) или сложными (на несколько управленческих действий).

Приказы о командировании сотрудников (за исключением длительных загранкомандировок) и приказы об отпусках (если отпуска не оформляются докладными (служебными) записками) издаются отдельно от приказов о назначении, переводе и увольнении, так как эти группы приказов имеют различные сроки хранения.*

* Приказы о приеме, переводе, премировании, увольнении, длительных командировках хранятся 75 лет. Приказы о предоставлении отпусков, назначении дежурных, взысканиях, командировках — 3 г.

Приказы о поощрениях и взысканиях обычно имеют констатирующую часть, в которой объясняется причина наложения взыскания или объявления поощрения. Они также издаются отдельно от других приказов по личному составу.

Начинаются приказы по личному составу с глагола, выражающего распорядительную деятельность: принять, перевести, уволить, командировать и т.д. Глагол пишется отдельной строкой большими буквами.

При приеме на работу рекомендуется приказ начинать глаголом ПРИНЯТЬ;

для лиц, прошедших конкурс - ЗАЧИСЛИТЬ;

при оформлении руководящего состава - НАЗНАЧИТЬ.

Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (обязательно полностью, а не инициалы), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом. При необходимости указываются условия приема (с испытательным сроком, временно с ... по ... и т.д.).

Далее с новой строки после слова "Основание:" перечисляются документы, на основании которых издается приказ. Например:

Пример оформления приказа о приеме на работу на нескольких лиц:

При переводе работника с одной должности на другую в приказе указывается с какого числа происходит перевод и какой оклад назначается.

При увольнении обязательно указываются причины увольнения со ссылкой на статью КЗоТ.

Для всех приказов по личному составу обязательно требование формулировки каждого пункта в строгом соответствии с требованиями КЗоТ.

Подготовленные проекты приказов по личному составу передаются руководителю организации для подписания. Приказ датируется и регистрируется. Поступивший сотрудник должен быть ознакомлен с приказом. Он ставит свою ознакомительную визу.

С приказа изготавливаются две копии: для личного дела и передачи в бухгалтерию. Обе копии приказа заверяются по следующей форме:

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу).

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но одновременно они относятся и к первичным учётным документам, так как они фиксируют факт приёма, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему заработной платы.

Поэтому в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации "О первичных учётных документах" от 8 июля 1997 года № 835 были разработаны и утверждены 30 октября 1997 года Постановлением Госкомстата формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. В соответствии с Постановлением Правительства они вводятся "в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации".

Среди этих форм:

- приказ (распоряжение о приёме на работу (форма № Т-1);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма №Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8).

Форма приказа о приёме на работу и форма приказа о переводе заполняется работником, ведущим кадровую документацию, в одном экземпляре, а форма приказа о предоставлении отпуска и форма приказа о прекращении трудового договора - в двух экземплярах. Второй экземпляр передаётся в бухгалтерию, где производится соответствующий денежный расчёт.

Форма № Т-1 - Приказ (распоряжение) о приёме на работу заполняется с двух сторон на формате А5 и имеет следующий вид:*

* Остальные унифицированные формы приказов смотри в приложении.

Как видно из приведённой формы, она отражает все условия работы: постоянная или временная, основная или по совместительству, режим и условия труда, продолжительность рабочего дня и т.д., предусмотрены необходимые визы в момент оформления приёма на работу и, в случае необходимости, заключение медицинского осмотра и отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности.

Приказ по приведённой выше форме заполняется в одном экземпляре, визируется, подписывается руководителем организации и объявляется зачисленному работнику под расписку. На основе приказа делается запись о зачислении на работу в трудовую книжку и будут заполнены на поступившего на работу следующие формы: работником кадровой службы – личная карточка и в бухгалтерии - открыт лицевой счёт по форме № Т-54 или Т-54а.

Форма № Т-2 -личная карточка - является основным учётным документом. Форма содержит с небольшими изменениями те же сведения, что и ранее используемая форма № Т-2, но более приспособлена к автоматизированной обработке информации. Форма заполняется работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей - копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и др. документов.

Информация, вводимая из формы в память компьютера, составит достаточно исчерпывающую базу данных о кадровом составе организации и позволит формировать необходимые сводки по кадрам.

По мере продвижения работника по службе, изменении его семейного положения, окончании учебного заведения новые сведения добавляются в личную карточку, т.е. она постоянно поддерживается "в рабочем состоянии" и отражает последние данные о сотруднике.

Учётные карточки ставятся в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике вводятся в электронную версию формы, а затем форма № Т-2 распечатывается. Данные о сотрудниках, введенные в ПЭВМ при заполнении формы № Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и технологии, на научных работников, помимо формы № Т-2 заполняется дополнительно учётная карточка научного работника (форма № Т-4).* Она ведётся на формате А5.