- организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;
- рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.*
* Основные правила работы ведомственных архивов, с. 25-26.
Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их решения принимаются большинством голосов, заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.
Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:
- основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению.
- оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения.
- документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится в учреждении, на предприятии, фирме или в организации долговременно.
Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.
Например, к бухгалтерским документам постоянного срока хранения относятся:
- сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с документами к ним (приложения к балансу, специализированные формы, объяснительные записки и рекламации);
- годовой (сводный) отчёт о финансовых результатах и их использованию;
- сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;
- протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;
- аудиторские заключения;
- аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов;
- налоговые декларации;
- передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками к ним;
- документы (протоколы, акты, заключения, ведомости, расчёты) по оценке и переоценке основных фондов; по оценке стоимости имущества и др.;
- паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства;
- акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;
- штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);
- лицевые счета по учету основного фонда.*
* Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы (1995 г.), ст. 304.
Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.
Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение.
Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло должного отражения в сводных документах.
Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.
Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.).
В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;
Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;
Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.
Кроме того коммерческие организации могут воспользоваться вышедшим в 1996 г. справочным пособием "Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)".*
* Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. — М.: ВНИИДАД, 1996.
Конечно, типовые перечни не могут полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.
В последние годы вышло два новых перечня: "Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации с указанием сроков хранения" (1994 г.) и "Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы" (1995 г.).
Кроме того, надо знать, что по инициативе Государственной налоговой службы Российской Федерации Росархив в 1996 г. увеличил сроки хранения бухгалтерских документов с 3 до 5 лет. Сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в Перечне типовых документов..., по мнению налоговой службы, не обеспечивали применение экономических санкций при наличии нарушений, связанных с исчислением и перечислением платежей в бюджет и внебюджетные фонды. Новые сроки хранения бухгалтерских документов закреплены в Федеральном законе О бухгалтерском учёте в ст. 17. В ней сказано: "Организации обязаны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет".
Для бухгалтерских документов срок хранения устанавливается с условием завершения ревизии или истечения срока действия договора.
В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д.
Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.
Например, исчисление срока хранения дела, законченного делопроизводством в 1993 г. исчисляется с 1 января 1994 г. Следовательно, наряды на поставку и отгрузку готовой продукции за 1993 г., имеющие срок хранения 3 г., могут быть отобраны к уничтожению в 1997 г.
Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.
Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов.
Необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.
Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.
Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодичного и пятилетнего хранения - все дело хранится пять лет.
В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:
- постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;
- длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);
- временного хранения (до 10 лет);
- подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.
Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.
На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.