Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами - "Государственной системой документационного обеспечения управления", "Основными правилами работы ведомственных архивов" и изучить методические материалы по их разработке. Используются также положение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы, вся совокупность, как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности подразделения.
При наличии типовой номенклатуры дел "Основные правила работы ведомственных архивов" предписывают: "Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации".*
* Основные правило роботы ведомственных архивов, п. 2.1.6.
Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут быть разъединены или объединены в конкретной, что обуславливается или объемом документации, или спецификой работы. Заголовки дел примерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием автора, корреспондента, вопроса. При объединении нескольких дел в одно, обязательным условием является совпадение сроков хранения объединяемых в одно дело документов.
"Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений".* Так как главным требованием к номенклатуре дел является охват всей совокупности документов, в нее должны быть включены документы и временно действующих комиссий, творческих групп, других временных образований, созданных для решения или обсуждения каких-либо задач. Обязательно включение в номенклатуру дел общественных организаций, если они есть. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т.п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладываются документы и т.п. Понятие "дело" "Основные правила работы ведомственных архивов" предлагают употреблять "в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу".
* Там же.
Например. "Личное дело Петрова Петра Петровича"
или
"Дело о поджоге зернохранилища в поселке Ивановское Петровского района".
Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных архивов", употребляется термин "документы".* В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например:
"Документы о строительстве нового учебного комплекса института (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ, переписка)";
"Документы к протоколам заседания Ученого Совета за 1996/97 уч. год (справки, докладные записки, проекты решений)".
* "Основные правила работы ведомственных архивов". — М.: Главархив СССР, 1986, п.2.1.20. В "Основных правилах работы государственных архивов СССР". — М.: Главархив СССР, 1984 п. 4.1.14 вместо термина "документы" употребляется понятие "материалы". Примеры: Материалы по внедрению законченных научно- исследовательских работ в производстве синтетического волокна (протоколы, докладные записки, заключения и др.); Материалы к приказам, протоколам, отчетам за такой-то год.
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе.
Например:
"Протоколы заседаний Приёмной комиссии за 1998 г. "
"Заявки на оборудование"
В заголовке переписки уточняется с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название. Например:
"Переписка с фирмой "Софтоп" о поставке принтеров и расходных материалов".
Если в деле переписка с несколькими однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, как видовое название корреспондента. Например:
"Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары".
В том случае, когда переписка ведется с разнородными корреспондентами, в заголовке дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос. Например:
"Переписка об организации факультета повышения квалификации при университете".
В практике работы организаций часто бывает удобным сгруппировать в одном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район), т.к. переписка с каждым из них сравнительно небольшая и нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело. Т.е. группировка дела ведется по географическому признаку. Например:
"Переписка со школами Заречного района об участии в дне открытых дверей"
или
Годовые отчеты леспромхозов Кировской области".
Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов. Например:
"Годовой отчет по основной деятельности кафедр факультета за I семестр",
"Месячные отчеты об отгрузке товаров" и т. д.
В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр)
Например: "Годовой отчет о работе цехов по форме Б-36",
"Ведомость №... по счетам..."
"Ведомости затрат на производство по ф. № 12".
В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами, после указания вида документа, дается автор и год.
Например: "Приказы директора банка за 1997 г. ", "Протоколы Правления за 1997г.".
В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов. Например таких:
"Переписка по общим вопросам", "Руководящие материалы", "Разная переписка", "Дела с отчетностью" и т.д.
Подобные заголовки недопустимы.
При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.
После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности, одинаковой для всех структурных подразделений, с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облетает быстрый поиск конкретного дела.
Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка.
02-01 Приказы и инструктивные письма Комитета РФ по металлургии по вопросам бухгалтерского учета и отчетности
02-02 Положение о бухгалтерии и должностные инструкции сотрудников. Копии.
02-03 Приказы директора предприятия по производственным вопросам. Копии.
02-04 Приказы директора предприятия по личному составу. Копии.
02-05 Штатное расписание
02-06 Бухгалтерские отчеты предприятия. Годовые.
02-07 Бухгалтерские отчеты предприятия. Квартальные.
02-08 Бухгалтерские отчеты предприятия. Месячные.
При наличии однородных корреспондентов, "заголовки дел, заведенные по географическому и по корреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий.*
* Основные правило работы ведомственных архивов, п. 2.1.34,с. 21.