Если получение материальных ценностей у поставщика осуществляется регулярно, то доверенность выписывают по форме №М-2а (Приложение 1), если нет – по форме №М-2 (Приложение 2), формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71а.
Доверенности по форме №М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. Доверенности по форме №М-2а корешков не имеют, поэтому их регистрируют в специальном журнале.
В ООО «СтройДом» доверенность по форме №М-2а выписывают на 15 дней. Бухгалтер выписывает доверенность в одном экземпляре и выдает ее менеджеру по снабжению, который будет получать товарно-материальные ценности.
Менеджер по снабжению должен расписаться в получении доверенности на ее корешке (если доверенность выписана по форме №М-2) или в журнале учета выданных доверенностей (если доверенность выписана по форме №М-2а). Кроме того, менеджер должен поставить свою подпись в самой доверенности, после чего она заверяется печатью и подписывается директором и главным бухгалтером.
Менеджер, которому выдана доверенность, обязан не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получил он их полностью или частично, представить в бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей.
Не использованная доверенность должна быть возвращена обратно на следующий день по истечению срока действия.
О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в журнале учета выданных доверенностей (в графе «Отметки о выполнении поручений»). Возвращенная неиспользованная доверенность хранится у бухгалтера до конца отчетного года. По окончанию года уничтожается с составлением об этом соответствующего акта.
Сотрудникам, которые не отчитались в использовании доверенности, по которой истек срок действия, новые доверенности не выдаются.
Доверенность, в которой не указана дата ее действия, недействительна.
Выдача, доверенности лицу, не работающему в ООО «СтройДом» не допускается.
Схема документооборота в ООО «СтройДом» при поступлении производственных запасов на склад приведена на рисунке 1
Рисунок 1. Схема документооборота в ООО «СтройДом» при поступлении производственных запасов на склад
Поступающие в ООО «СтройДом» производственные запасы направляются на склад. На производственные запасы, поступающие по договорам поставки, ООО «СтройДом» получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы. Расчетные документы счета-фактуры (Приложение 3), платежные поручения (Приложение 4) на поступающие производственные запасы с приложенными к ним сопроводительными документами (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.) передаются на склад.
На основании первичных документов происходит оприходование поступившего материала. Такими документами являются накладная, счет-фактура. Накладная, которой оформляется отгрузка товара, называется товарной накладной. Для нее предусмотрен типовой бланк по форме №ТОРГ-12(Приложение 5). Форма бланка утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. №132.
Обычно оформляют два экземпляра накладной: первый остается на складе продавца у материально ответственного лица, отпустившего товар (в дальнейшем после передачи накладной в бухгалтерию на ее основании будет произведено списание производственных запасов); второй передается покупателю (ООО «СтройДом») и является основанием для оприходования этих ценностей.
Счет-фактура – документ, служащий для принятия предъявленных сумм НДС к вычету или возмещению. Счет-фактура выставляется не позднее 5 дней с момента отгрузки материалов. Составляют в двух экземплярах: первый экземпляр передается покупателю, второй остается у продавца.
На основании расчетных документов организация подтверждает, что плата за поставку произведена. К ним относятся платежные требования, требования-поручения, счета.
ООО «СтройДом» установила внутренний порядок приемки, регистрации, проверки, прохождения таких документов на поступающие материалы. При этом необходимо провести следующие мероприятия:
– зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
– проверить соответствие данных этих документов договорам поставки по ассортименту, ценам, и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;
– проверить правильность расчетов в расчетных документах;
– произвести оплату по выставленным счетам полностью или частично, либо отказаться мотивированно от оплаты;
– определить фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;
– передать документы в подразделения организации (бухгалтерскую службу).
Приемка поступающих материалов оформляется путем составления приходных ордеров (Приложение 6) при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).
Форма №М-4 применяется также для учета материалов, поступающих из переработки. Его выписывают на фактически принятое количество ценностей в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад.
Приходный ордер заполняется заведующим складом на основании договора поставки либо накладной поставщика.
Принятый в ООО «СтройДом» порядок оформления документов по приемке и оприходованию производственных запасов закреплен в ее учетной политике.
Приемка перевозимых наемным автотранспортом поступающих производственных запасов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной (Приложение 7), получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).
Если поставщик передал ООО «СтройДом» материалы с нарушением условия об ассортименте, ООО «СтройДом» вправе по своему выбору:
- принять материалы, соответствующие условию об ассортименте, и отказаться от остальных материалов;
- отказаться от всех переданных материалов;
- потребовать заменить материалы, не соответствующие условию об ассортименте, предусмотренном договором;
- принять все переданные материалы.
Товары не соответствующие условию купли-продажи об ассортименте, считаются принятыми, если ООО «СтройДом» в разумный срок, после их получения, не сообщит о своем отказе от материалов.
Если недостатки материала не были оговорены поставщиком, ООО «СтройДом», вправе потребовать:
- соразмерного уменьшения покупной цены;
- безвозмездного устранения недостатка материалов в разумный срок;
- возмещения своих расходов на устранение недостатков товаров.
В случае существенного нарушения требований к качеству материала ООО «СтройДом» вправе:
- отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной суммы или отказаться от уплаты;
- потребовать замены материала надлежащего качества, соответствующего договору.
При установлении несоответствия материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также когда качество не соответствует предъявленным требованиям, приемку осуществляет постоянная комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов форма №М-7 (Приложение 8), составляемым в двух экземплярах с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. Акт о приемке производственных запасов служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и / или транспортной организации.
После приемки производственных запасов акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр – в бухгалтерию ООО «СтройДом» для учета движения производственных запасов, другой – отделу снабжения для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации. В случае составления приемного акта формы №М-7 приходный ордер (форма №М-4) не оформляется.
В ООО «СтройДом» строительные материалы, конструкции и детали, поступающие в значительном количестве, часто, завозятся непосредственно на объекты строительства, минуя центральный склад. Такие партии материалов отражаются в учете, как поступившие на склад и переданные на участок строительных работ. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах строительных участков делается пометка, о том, что материалы получены от поставщика и выданы на участки без завоза на склад (транзитом).
Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно на участки, оформлены приказом директора ООО «СтройДом».
В ООО «СтройДом» производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. В организации фактическая себестоимость производственных запасов, приобретенных за плату, включает в себя сумму фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).
При постоянно налаженных связях с поставщиком, а именно ООО «Монолит», материалы могут поступить раньше, чем сопроводительные документы к ним. Такие поставки называются неотфактурованными.
Неотфактурованные поставки приходуются на склад с составлением акта о приемке материалов по форме №М-7. Акт составляется в двух экземплярах. Оприходование неотфактурованных поставок производится на основании первого экземпляра этого акта. Второй экземпляр акта направляется поставщику. Если расчетные документы на такие поставки получены в том же месяце, либо в следующем месяце до составления регистров бухгалтерского учета по приходу материалов, они учитываются в обычном порядке.
