Для отражения данных фактического наличия производственных запасов в местах хранения и на всех этапах их движения в ООО «СтройДом» применяется инвентаризационная опись форма №ИНВ-3 (Приложение 15), которая составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии.
Следует иметь в виду, что все производственные запасы находятся в подотчете материально ответственных лиц. Исключение составляют материалы в пути. При проверке следует обратить внимание на дату выдачи производственных запасов под отчет. Выдача материалов связанная с производством каких-либо работ, приобретает особое значение проверки правильности и своевременности оформления документов на списание материалов и имущества. Если на момент инвентаризации акты списания или другие подобные документы установленным порядком не оформлены, а сроки проведения работ истекли, как правило, имеет место недостача производственных запасов. Если же сроки окончания работ точно не определены, то за разумный срок в большинстве случаев можно принимать окончание определенного сезона (например, материалы, выданные для производства работ по защите дорог от снега, в декабре не могут не быть израсходованы и оформлены списанием).
На материалы и другие производственные запасы, находящиеся в пути, отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, а также на производственные запасы, находящиеся на складах других организаций, составляются отдельные описи.
На практике в ООО «СтройДом» применяется единый метод «справа налево, сверху вниз». Применяя единый подход к организации пересчета, сводится к минимуму вероятность просчета или пропуска отдельных стеллажей, полок и других мест хранения. Не допускается вносить в описи, данные об остатках запасов со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия [13,17]
При проверке актов на списание любых видов имущества, если при этом приходуются материалы от ликвидации (демонтажа, разборки, распорки), проводится оценка полноты оприходования производственных запасов. Особенно важным это является при списании приборов и другого имущества, имеющего составные части с содержанием драгоценных металлов.
Кроме того, обязательно проводятся отдельные проверки состояния и наличия запасов в рамках организации текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и группам в местах хранения и эксплуатации.
Порядок работы и объем функций, возлагаемых на постоянно действующую инвентаризационную комиссию, установлены в специально разработанном и утвержденном положении, которое закреплено в качестве приложения к учетной политике организации.
При разработке такого положения учтено, что комиссия выполняет комплекс работ, который включает следующие элементы:
– выявление фактического наличия запасов;
– сопоставление фактического наличия запасов с данными бухгалтерского учета;
– документальное оформление фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям, предусмотренным в договорах;
– определение причин списания запасов и возможности использования отходов.
При проведении инвентаризаций и проверок, и обработке их результатов, бухгалтерская служба выполняет следующие функции:
– осуществляет контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризации;
– требует сдачу материалов инвентаризаций в определенные приказам сроки;
– следит за своевременным завершением инвентаризации и документальным оформлением их результатов; отражает на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.
По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.
Выявленные при инвентаризации излишки приходуются по рыночным ценам и одновременно их стоимость, относится на финансовые результаты.
Оприходование излишков инвентаризации в регистрах бухгалтерского учета отражается проводкой:
Дебет счета 10 «Материалы» Кредит счета 91 (субсчет «Прочие расходы») – оприходованы материалы, как излишки при ведении инвентаризации;
Недостачи и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя учетную цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу.
Инвентаризационные описи заполняются машинописным способом, а в случае расхождений – исправления вносятся вручную, т.е. производится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием запасов, а не наоборот.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то указанная разница списывается порядком, установленным для списания сумм недостачи – в данной организации разница относится на виновных лиц.
На ООО «СтройДом» при проведении инвентаризации была обнаружена недостача металлочерепицы на сумму 1990 руб., о чем было указано в сличительных ведомостях (Приложение 16).
Записи хозяйственных операций учета инвентаризации за май 2009 года представлены в таблице 11.
Таблица 11. Записи на счетах учета результатов инвентаризациипроизводственных запасов за февраль 2009 года
| №п/п | Содержание хозяйственных операций | Корреспондирующие счета | Сумма, руб. | Документальное оформление | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | Отражена недостача производственных запасов сверх норм естественной убыли, выявленная при инвентаризации | 94 | 10 | 1990 | Акт инвентаризации, сличительная ведомость |
| 2 | Фактическая сумма ущерба отнесена на виновное лицо | 73–2 | 94 | 1990 | Акт инвентаризации, решение судебных органов |
| 3 | Отражено превышение суммы ущерба, подлежащей взысканию с виновного лица, над фактической суммой ущерба | 73–2 | 98–4 | 2300 | Акт инвентаризации, сличительная ведомость |
| 4 | Внесены денежные средства виновным лицом в погашение задолженности по возмещению ущерба | 50 | 73–2 | 2300 | Приходный кассовый ордер |
| 5 | Учтена в составе внереализационных доходов положительная разница между суммой ущерба, подлежащей взысканию с виновного лица, и фактической суммой ущерба | 98–4 | 91–1 | 3000 | Акт инвентаризации, сличительная ведомость |
Исключительное право принятия решения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов и данных
бухгалтерского учета предоставлено только руководителю организации.
В ООО «СтройДом» списание производственных запасов, утраченных в связи с чрезвычайными обстоятельствами (из-за аварии, пожара, стихийного бедствия и других чрезвычайных ситуаций) производится по их фактической себестоимости в дебет счета 99 «Прибыли и убытки». На этот же счет относятся затраты, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий стихийных бедствий или чрезвычайных ситуаций.
3.2 Совершенствование учета производственных запасов
Рассмотрев порядок документального учета и оформления хозяйственных операций производственных запасов на ООО «СтройДом» было установлено, что бухгалтерский учет ведется согласно законодательной и нормативной базе, соблюдая все требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету и отчетности.
Для совершенствования процесса учета производственных запасов рекомендуется:
1. дополнить метод оценки средней себестоимости при списании производственных запасов методом ФИФО;
2. ввести на участках реконструкции «Отчет о расходе основных материалов в сопоставлении с расходом, определенным по производственным нормам» (Приложение 17).
Совершенствованием процесса учета производственных запасов, является переход на международные стандарты учета. Как известно, имущество предприятий показывается в бухгалтерском балансе в денежной оценке, которая с развитием рыночных отношений усложняется. Рыночные цены подвержены колебаниям, они «плавают», меняются. Отсюда меняется и стоимость имущества предприятия, его активов, что влияет на величину прибыли в текущей оценке.
В целях достоверности информации рекомендуется ввести метод оценки материала – метод ФИФО.
Метод ФИФО заключается в оценке материальных ценностей по их первоначальной стоимости, что означает: «первая партия на приход и она же первая в расход», т.е. расход материальных ценностей оценивается по стоимости их приобретений в определенной последовательности: сначала списываются в расход материалы по цене первой закупленной партии, затем второй, третьей и так далее в порядке очередности до расхода общего количества. Порядок оценки не зависит от фактической последовательности расходования партий поступивших материалов.
«Отчет о расходе материалов в сопоставлении с расходом, определенным по производственным нормам» должен служить основанием для списания основных материалов на себестоимость СМР и сопоставления фактического расхода строительных материалов на выполненные СМР с расходом, определенным по производственным нормам.