МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Энгельсский филиал
Саратовского технологического института
Факультет менеджмента
Курсовая работа
по дисциплине «Менеджмент»
на тему: «Современное делопроизводство предприятия: основные принципы и составляющие»
Содержание
Введение 3
Глава I. Делопроизводство – как составная часть
управления организационной системой 5
1.1. Задачи и принципы современного делопроизводства 5
1.2. Служба делопроизводства в структуре организации 7
Глава II. Организационное обеспечение службы делопроизводства 12
2.1. Положение о службе делопроизводства, должностные
инструкции работников 12
2.2. Организационное обеспечение работы с документами 15
Глава III. Особенности российской модели делопроизводства 22
Заключение 25
Список литературы 27
Приложение 29
Введение
Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений.
Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что значение их организации становится первостепенным. При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации документационного управления становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов.
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, т.к. они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить. Документы в сфере права и управления. Государственные органы на основе документов и с их помощью вырабатывают внутреннюю и внешнюю политику, управляют государством. Документы являются руководящими актами для нижестоящих органов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов доводится до сведения исполнителей. Именно документы (зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу) служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками в суде.
В управленческой сфере документ является: 1) носителем информации; 2) средством фиксации и передачи управленческих решений.
Роль и место документов в экономике. Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учреждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно провести анализ хозяйственной деятельности. Внутри предприятий документирование хозяйственных процессов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др. С помощью документов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность.
Роль документов в социальных процессах. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается. Важно, чтобы кадровая документация велась в соответствии с требованиями КЗоТ.
Глава I. Делопроизводство – как составная часть управления организационной системой
1.1. Задачи и принципы современного делопроизводства
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Делопроизводство в организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Выбор организационной формы делопроизводства зависит от решения руководства и самой службы. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Таким образом, служба делопроизводства решает три основных комплекса задач:
1) обеспечение документирования управленческой деятельности;
2) организация работы с документами в учреждении;
3) совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед службой делопроизводства, определяют ее функции.
1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций: разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления; обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.
2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
· установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
· экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
· регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
· контроль за исполнением документов;
· систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
Обеспечение защиты информации.
Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
· разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
· методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
· повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
· упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
· разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
· постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.
1.2. Служба делопроизводства в структуре организации:
состав, задачи и функции
На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы делопроизводства:
1. Управление делами.
2. Канцелярия.
3. Общий отдел.
4. Секретарь.
Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:
1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации.
В его состав входят:
· приемная;
· секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
· секретариат коллегии;
· протокольное бюро;
В функции секретариата входит:
· предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;