Современное делопроизводство предприятия основные принципы и составляющие (стр. 6 из 6)
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
законодательными актами РФ;
Уставом предприятия;
Положением о функциональных службах предприятия; приказами (указаниями) руководства предприятия; нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
организации работы с документами, составления документации;
организации управленческого труда;
применения средств вычислительной и организационной техники;
перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
культуры труда и служебной этики;
охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
2.Функции
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
3. Должностные обязанности
Секретарь-референт должен:
3.1. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.2. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3.3. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
3.4. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
3.5. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).
3.6. Вести прием посетителей.
3.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
оформление приказов по личному составу;
оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
оформление трудовых книжек;
оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
оформление командировочных документов;
оформление листов нетрудоспособности;
ведение табеля учета рабочего времени;
выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.
3.8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальных работ.
3.9. Использовать ПК как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
3.11. Выполнять отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.
4.Права
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
4.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4.4. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.5. Работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования».
4.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.7. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
5.Ответственность
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Для служебного пользования».
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Зам. Руководителя Подпись (________________)
Приложение 3
ПРИМЕРНАЯ ФОРМА
Табеля унифицированных форм документов отдела кадров (рекомендуемая)
Приложение 4
Унифицированная форма № Т-3
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
| Код | ||
| Форма по ОКУД | 0301017 | |
| по ОКПО | ||
| наименование организации | ||
| Номер документа | Дата составления | ||||||||
| ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ | УТВЕРЖДЕНО | ||||||||
| Приказом организации от | “ | ” | 20 | г. № | |||||
| на период | с | “ | ” | 20 | г. | Штат в количестве | единиц |
| Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации | Количество штатных единиц | Тарифная ставка (оклад) и пр., руб | Надбавки, руб | Всего, руб (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) | Примечание | |||
| наименование | код | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Итого | |||||||||
| Руководитель кадровой службы | ||
| должность | личная подпись | расшифровка подписи |
| Главный бухгалтер | |
| личная подпись | расшифровка подписи |
Унифицированная форма № Т-13
Приложение 5
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
| Код | ||
| Форма по ОКУД | 0301008 | |
| по ОКПО | ||
| наименование организации | ||
| структурное подразделение | ||
| Номер документа | Дата составления | Отчетный период | |
| с | по | ||
| ТАБЕЛЬ | |||
учета рабочего времени
| Номер по по- рядку | Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) | Табель- ный номер | Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца | Отработано за | Данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат | Неявки по причинам | ||||||||||||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | Х | поло- вину месяца (I, II) | месяц | код вида оплаты | код | дни (часы) | код | дни (часы) | ||||||||
| корреспондирующий счет | ||||||||||||||||||||||||||||||
| 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | дни | код вида | корреспондирующий счет | дни (часы) | код вида оплаты | корреспондирующий счет | дни (часы) | ||||||||
| часы | оплаты | |||||||||||||||||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | |||||||||||||||
| Х | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Х | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Х | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Х | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Х | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Х | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Номер по по- рядку | Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) | Табель- ный номер | Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца | Отработано за | Данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат | Неявки по причинам | ||||||||||||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | Х | поло- вину месяца (I, II) | месяц | код вида оплаты | код | дни (часы) | код | дни (часы) | ||||||||
| корреспондирующий счет | ||||||||||||||||||||||||||||||
| 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | дни | код вида | корреспондирующий счет | дни (часы) | код вида оплаты | корреспондирующий счет | дни (часы) | ||||||||
| часы | оплаты | |||||||||||||||||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | |||||||||||||||
| Х | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Х | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Х | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Х | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Х | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Х | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Х | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Х | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Х | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Ответственное лицо | Руководитель структурного подразделения | « | » | 20 | года |
| должность | личная подпись | расшифровка подписи | должность | личная подпись | расшифровка подписи |
| Работник кадровой службы | « | » | 20 | года | |
| должность | личная подпись | расшифровка подписи |