Если операции по вкладам в структурном подразделении Банка совершаются с применением программно-технических комплексов, допускается автоматизированное заполнение реквизитов договора, а также полная распечатка текста договора вместе с заполненными реквизитами, при условии сохранения содержания, порядка расположения разделов текста утвержденной формы договора.
Независимо от способа заполнения договор должен быть подписан вкладчиком (вносителем, представителем), за исключением случаев, предусмотренных в п. 5.23.4, и контролером в изложенном выше порядке и удостоверен оттиском печати структурного подразделения Банка.
Договор оформляется в двух экземплярах, один из которых выдается вкладчику (вносителю, представителю), а второй хранится в документах последующего контроля. Особенности хранения договоров по отдельным видам вкладов изложены в соответствующих приложениях к настоящей Инструкции.
Утрата вкладчиком договора по вкладу не лишает его права распоряжаться вкладом, при этом новый договор не оформляется, и никаких отметок об утрате не делается. В отдельных случаях по просьбе вкладчика ему может быть выдана ксерокопия договора на основании его письменного заявления. Отметка о том, что вкладчиком при закрытии счета по вкладу договор не был предъявлен, делается на расходном ордере. К документам по закрытому счету приобщается только один экземпляр договора, который хранился в Банке.
Карточка лицевого счета ф. №1 (ф. №1‑у) оформляется при открытии счета по вкладу и предназначена для записи сведений о вкладчике, его распоряжений по вкладу (доверенности, завещательного распоряжения), а также данных о первоначальном взносе; карточка лицевого счета ф. №1‑д предназначена для отражения текущих операций по счету и учета причитающихся процентов.
При оформлении карточки лицевого счета ф. №1 контролер:
· записывает номер структурного подразделения Банка, номер счета, вид вклада и вид валюты, в которой вклад открыт, сумму (цифрами), начисленные на сумму первоначального взноса проценты, если условиями вклада предусмотрено их начисление при совершении каждой операции, а также сведения о вкладчике, при этом фамилия, имя и отчество вкладчика указываются полностью; при открытии счета по вкладу вносителем (представителем) в графе «данные о вносителе» указывает фамилию и инициалы вносителя или представителя;
· подписывает произведенные записи, указав в скобках свою фамилию и инициалы;
· получает от вкладчика образец подписи в отведенном для этого поле. При этом:
Если счет по вкладу открыт вносителем, представителем либо в безналичном порядке, вкладчик дает образец своей подписи на лицевом счете при первом посещении структурного подразделения Банка.
Если вкладчик вследствие физического недостатка, по состоянию здоровья либо по иным причинам не может дать образец подписи, контролер в месте, отведенном для образца подписи, указывает причину, по которой вкладчик не может расписаться, например, «неграмотный», «инвалид», «слепой» и т.д.
В карточке лицевого счета фамилия, имя и отчество вкладчика указываются латинскими или русскими буквами в соответствии с их записью в документе, на основании которого открывается счет по вкладу. При предъявлении вкладчиком своего паспорта в случае необходимости контролер дополнительно указывает фамилию, имя и отчество вкладчика согласно их написанию в паспорте.
При желании вкладчика оформить по вкладу доверенность и (или) завещательное распоряжение при открытии счета контролер предлагает вкладчику записать их текст в карточке лицевого счета ф. №1 и расписаться, а затем удостоверяет своей подписью сделанные записи (см. подразделы 6.2 и 6.3 настоящей Инструкции).
При выплате всего вклада в карточке лицевого счета ф. №1 контролер указывает дату закрытия счета, сумму процентов, причисленных к остатку вклада в день совершения операции по закрытию счета, сумму, выплачиваемую вкладчику вместе с причисленными процентами (цифрами), и расписывается.
При совершении операций по вкладам с применением программно-технических комплексов, с учетом их возможностей, допускается автоматизированное заполнение реквизитов карточек лицевого счета ф. №1. В этом случае при условии сохранения содержания и порядка расположения заполняемых данных лицевого счета ф. №1 (в том числе с выделением при печати поля для образца подписи вкладчика) может использоваться упрощенный вид карточки лицевого счета – бланк лицевого счета ф. №1‑у.
Независимо от способа заполнения реквизитов карточка лицевого счета ф. №1 (ф. №1‑у) оформляется в обязательном порядке, при этом тексты завещания и доверенности в карточке лицевого счета должны записываться и подписываться вкладчиком собственноручно. В том случае, когда вкладчик не может собственноручно сделать записи в карточке лицевого счета и подписать их в силу физического недостатка, по состоянию здоровья или по иным причинам, доверенность и завещание оформляются в порядке, изложенном в пп. 6.2.5, 6.3.6 настоящей Инструкции.
Карточка лицевого счета ф. №1‑д оформляется при совершении операции, следующей за открытием счета. В тех случаях, когда вкладчик желает получить всю сумму вклада, по которому никакие операции, кроме внесения вклада, однократного причисления процентов при его выплате, не производились, допускается совершение операции по закрытию счета без оформления карточки лицевого счета ф. №1‑д.
В карточке лицевого счета ф. №1‑д контролеруказывает ее порядковый номер по данному вкладу, начиная с №1, номер структурного подразделения Банка, номер счета по вкладу, фамилию, имя, отчество вкладчика и подписывает сделанные записи. При составлении первой карточки ф. №1‑д контролер в первой строке записывает операцию по открытию счета, указав в графе «Операция» – «перенесено с карточки ф. №1 (ф. №1‑у)», в графе «Дата» – дату первоначального взноса, в графе «Вклад – остаток» – сумму первоначального взноса, а в графе «Проценты-остаток» – сумму процентов (если они были начислены при открытии счета по вкладу); в следующей строке отражает произведенную по счету операцию и подписывает сделанные им записи.
В том случае, когда карточка лицевого счета ф. №1‑д полностью заполнена записями операций по счету, остаток вклада и процентов с исписанной карточки переносятся на новую карточку лицевого счета ф. №1‑д за тем же номером счета. На исписанной карточке после текста «Перенесено на дополнительную карточку №____», контролер указывает порядковый номер новой карточки и расписывается. О составлении каждой дополнительной карточки делается отметка на оборотной стороне карточки ф. №1 (ф. №1‑у).
Если по счету оформлено завещательное распоряжение, на всех карточках ф. №1‑д в графе «Для отметок» контролер записывает «Вклад завещан».
Все записи, сделанные контролером в графе «Для отметок» карточек лицевого счета, удостоверяются его подписью с указанием даты.
При совершении операций по вкладам с применением программно-технических комплексов допускается автоматизированное заполнение бланков карточек лицевого счета ф. №1‑д.
В случае применения в структурном подразделении Банка программно-технического комплекса, обеспечивающего ведение и сохранность электронной базы лицевых счетов, а также информационную безопасность в соответствии с требованиями Банка, карточки ф. №1‑д не применяются. При этом средствами программно-технических комплексов должна быть обеспечена возможность распечатки сведений о движении средств на счете по ф. №204‑с и по ф. №205‑с.
Карточки лицевых счетов хранятся в картотеках, которые по окончании рабочего дня закрываются на ключ и в необходимых случаях опечатываются контролером.
Картотека по тем видам вкладов, совершение операций по которым возлагается приказом по филиалу Сбербанка России на определенное лицо, закрывается на ключ и опечатывается этим лицом.
Картотеки лицевых счетов формируются в разрезе балансовых счетов второго порядка (42301, 42302, 42303 и т.д.). В картотеке по каждому счету второго порядка лицевые счета физических лиц раскладываются по видам вкладов (по номерам присвоенных им кодов) в порядке возрастания номеров счетов. В случае необходимости счета могут разделяться по сотням номеров.
В картотеке вместе с карточкой лицевого счета ф. №1 (ф. №1‑у) хранится карточка ф. №1‑д. Если по счету исписано несколько карточек ф. №1‑д, в действующей картотеке хранится только карточка ф. №1 (ф. №1‑у) и дополнительные карточки за текущий год. Исписанные дополнительные карточки за предыдущие годы помещаются в отдельную картотеку в порядке возрастания номеров счетов и хранятся там до закрытия счета по вкладу.
Карточки ф. №1 (ф. №1‑у) и ф. №1‑д по закрытым в текущем году счетам помещаются в отдельные картотеки, в которых раскладываются в порядке, изложенном в настоящем пункте. После составления годового отчета в течение первого квартала карточки закрытых в истекшем году лицевых счетов вместе со всеми дополнительными карточками по этим счетам передаются при описи в архив филиала Сбербанка России В описи указываются номера счетов, а по усмотрению главного бухгалтера филиала Сбербанка России могут также указываться фамилии, имена и отчества вкладчиков. Опись составляется в двух экземплярах, один из которых направляется в филиал Сбербанка России, а второй остается в структурном подразделении Банка.
При наличии автоматизированных систем также производится изъятие и помещение в электронный архив данных закрытых счетов. При этом хранение должно осуществляться в долговременном архиве в гарантированно защищенном от несанкционированного доступа виде с возможностью распечатывания на бумажных носителях.
Сберегательные книжки предназначены для отражения операций, совершенных по вкладам, и являются бланками строгой отчетности.
В структурных подразделениях Банка применяются сберегательные книжки ф. №2, ф. №2‑с и ф. №2‑о.