Торгово-закупочные акты по приобретению товарно-материальных ценностей или услуг должны содержать паспортные данные продавца и место прописки. В противном случае сумма затрат списывается только за счет чистой прибыли с добавлением таких сумм к совокупному доходу подотчетного лица.
Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются по каждому работнику предприятия в ведомости и журнале-ордере № 7 по счету 71.
Основными документами, которые применяются при оформление расчетов с подотчетными лицами, и подлежат изучению при аудиторской проверке, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы. [7]
Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.
При этом по дебету счета 71 фиксируются полученные в подотчет или в счет компенсации произведенных расходов денежные средства обычно в корреспонденции со счетом 50 “Касса” (в этом случае возникает задолженность работника перед предприятием или погашается задолженность предприятия ему), по кредиту же - направление их расходования в корреспонденции с соответствующими счетами при этом возникает задолженность работнику или погашается его задолженность перед предприятием). [8]
При имеющихся на счету 71 операциях с валютой его сальдо на конец периода подлежит переоценке на последний календарный день в отчетном периоде.
Таким образом, может возникнуть курсовая разница - разница между рублевой оценкой имущества, стоимость которых выражена в иностранной валюте, исчисленной по курсу, котируемому ЦБРФ на дату пересчета или составления отчетности, и рублевой оценки имущества, исчисленной по курсу ЦБРФ на дату принятия их к бухгалтерскому учету или дату составления отчетности за предыдущий отчетный период. Следует отметить, что курсовая разница отражается в первую очередь на том счете, где возникает, то есть по счету 71. [9]
Кроме того, необходимо помнить о включении в облагаемый НДФЛ превышения выплачиваемых суточных, средств за пользование личным автотранспортом сверх установленной законодательством компенсации. Также в облагаемый НДФЛ включаются суммы, по которым работник не отчитался втечение установленного срока. По средствам, выданным без установления срока возврата, отраженным на отчетную дату по дебету счета 71, налог не удерживается. Но при последующем списании средств из подотчета без оправдательных документов эта сумма облагается НДФЛ на общих основаниях.
К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу, на соответствие выданного аванса назначению и утвержденным руководителем. Бухгалтер в процессе обработки авансового отчета проставляет на оправдательных документах и на отчете бухгалтерские проводки, которые показывают направление расходования средств. [10]
Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». [14]
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.
С 1 января 2002 года при учете командировочных расходов для целей налогообложения прибыли необходимо учитывать требования пункта 1 статьи 252 НК РФ. Согласно этим требованиям, в целях обложения налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) при соблюдении следующих трех условий:
- расходы должны быть обоснованными. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;
- расходы должны быть документально подтверждены. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. [11]
Расходы признаются таковыми в том налоговом периоде, к которому они относятся (независимо от времени фактической оплаты). При этом датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета командировочного работника. Признание даты осуществления таких расходов необходимо, чтобы правильно определять, в каком отчетном (налоговом) периоде налогоплательщикам должны принимать для целей налогообложения расходы на командировки.
Командировочные расходы включаются в затраты предприятия, принимаемые для целей налогообложения, только при условии их связи с производственным процессом предприятия. [13]
Аналитическими регистрами налогового учета в этом будут являться карточки или журналы-ордера по налоговым счетам за отчетный (налоговый) период, если они будут содержать реквизиты, перечисленные в статье 313 НК РФ. [12]
Услуги по перевозке пассажиров городским пассажирским транспортом общего пользования (за исключением такси, в том числе маршрутного) НДС не облагаются. Со стоимости проезда работника пригородным морским, речным, железнодорожным или автомобильным пассажирским транспортом общего пользования НДС расчетным путем не выделяется и к вычету не принимается. [15]
Таким образом, оплата стоимости проезда транспортом городского и пригородного сообщения общего пользования к месту командировки и обратно учитывается в бухгалтерском учете в сумме фактически произведенных расходов.
Исключение составляет в обоих случаях такси, в том числе маршрутное. Эти услуги облагаются НДС в общем порядке, однако вычеты такого НДС возможен только при документальном подтверждении оплаты данных услуг.
Суммы НДС по командировочным расходам принимаются к вычету в том случае, если в счет - фактуре выделен НДС отдельной строкой.
Предприятие или организация как налоговый агент производит исчисление выплаченных доходов работникам, нарастающим итогом с начала налогового периода (календарного года). И по итогам каждого месяца применительно ко всем доходам налоговый агент обязан удержать налог из начисленных налогоплательщику доходов, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы суммы налога. При получении доходов в денежной форме датой фактического получения дохода является день выплаты дохода.
Датой фактического получения дохода является день утверждения авансового отчета работника. Таким образом, бухгалтерская проводка по начислению налога на доходы должна иметь дату, аналогичную дате утверждения авансового отчета.
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Срочный трудовой договор заключается:
- на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы;