Важным этапом разработки структуры бухгалтерии является формирование системы должностей, зависящих от характера, состава и объёма учётных работ в организации. Составной частью плана организации труда работников бухгалтерии являются графики учётных работ.
Основное назначение графиков учётных работ - распределение работ между исполнителями, расчёт времени выполнения работ, определение мероприятий по научной организации труда счётных работников. Графики бывают индивидуальными, структурными и сводными.
В индивидуальных графиках (календарных планах) указываются работы, которые должны выполняться каждым работником, и срок их выполнения. График регламентирует занятость и в течение рабочего дня, и на более длительное время. В структурных графиках указывается, какие работы и в какой срок должны выполняться отдельными структурными частями бухгалтерии или организации ( складом, цехом).В сводном графике указываются сроки выполнения отдельных учётных работ по организации в целом. Он отражает в обобщённом виде весь учётный процесс. Ответственность за его выполнение несёт главный бухгалтер организации. Графики учётных работ составляются в виде таблиц, причём в таблицах предусматриваются отметки о сроках выполнения запланированных работ.
7. План счетов бухгалтерского учёта
Как уже отмечалось, основными элементами учётной политики являются:
- рабочий план счетов бухгалтерского учёта;
- формы первичных учётных документов, разработанные организацией;
- порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
- правила документооборота и технология обработки учётной информации (выбор способа ведения бухгалтерского учёта и плана его организации);
- порядок контроля хозяйственных операций;
- другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учёта.
С 01.01.2001 в Российской Федерации действуют План счетов бухгалтерского учёта и Инструкция по его применению, утверждённые признаком Минфина России от 31.10.2000 № 94н (далее - План счетов).
План счетов является нормативным актом, единым и обязательным к применению в организациях всех отраслей народного хозяйства и видов деятельности (кроме банков и бюджетных учреждений) независимо от подчинённости, формы собственности, организационно-правовой формы, ведущих учёт методом двойной записи.
Организации могут применять типовой план счетов без внесения в него изменений. Если организации в силу специфики своей деятельности принимают решение о внесении изменений в типовой план счетов, то на основании плана счетов и инструкции по его применению утверждается рабочий план счетов бухгалтерского учёта, содержащий полный перечень синтетических и аналитических счетов (включая субсчета).
При определении перечня используемых субсчетов следует иметь в виду, что с 01.01.2007 в соответствии с приказом Минфина России от 18.09.2006. № 115н организации не вправе использовать субсчёт "Чрезвычайные доходы и расходы" к счёту 99"Прибыль и убытки", поскольку с этого момента чрезвычайные доходы и расходы должны отражаться не на счёте 99, а на счёте 91 "Прочие доходы и расходы".
Субсчета, предусмотренные в Плане счетов, используются исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчётности. Организации могут уточнять содержание отдельных из них, а также вводить, исключать или объединять дополнительные субсчета.
Следует иметь в виду, что организация не обязана использовать все синтетические счета, приведённые в плане счетов, - она выбирает те из них, которые ей действительно необходимы. Порядок ведения аналитического учёта устанавливается организацией исходя из положений Инструкции по применению плана счетов и нормативных актов по отдельным разделам учёта.
8. Правила документооборота
Под документооборотом понимают путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив.
Порядок организации документооборота изложен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учёте. Движение первичных учётных документов в бухгалтерском учёте регламентируется графиками документооборота. Работу по составлению графиков документооборота организует главный бухгалтер, утверждаются графики руководителем организации.
График документооборота может быть составлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнениями с указанием их взаимосвязи и срока выполнения работ.
Работники организации (начальники цехов, мастера, кладовщики, подотчётные лица, бухгалтеры и т.п.) обязаны создавать и представлять документы по своей деятельности по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, содержащая сведения о перечне документов, относящихся к деятельности исполнителя, сроки представления документов и адресат представления.
9. Порядок контроля хозяйственных операций
Эффективность бухгалтерского финансового учёта во многом зависит от организации текущего контроля хозяйственных операций, эффективности использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
Контроль хозяйственных операций может осуществляться:
- по первичным и сводным документам, составляемым по непроизводительным расходам, потерям, хищениям;
- по отклонениям фактических показателей первичных и сводных документов от нормативных и плановых значений;
- по синтетическим и аналитическим счетам, используемым для учёта непроизводительных расходов, потерь и хищений;
- по формам внутренней отчётности.
Непроизводительные расходы, потери и хищения имущества оформляется следующими первичными и сводными документами.
При использовании лимитно – заборных карт для учёта расхода материалов сверхлимитный отпуск материалов и замена одного материалов другим оформляются выпиской отдельного требования - накладной на замену.
Списание материалов при невозможности их использования в хозяйственной деятельности оформляется актом на списание материалов, который составляется специально созданной комиссией с участием материально ответственного лица.
Выявленные при инвентаризации недостачи товарно-материальных ценностей отражаются в сличительных ведомостях. На повреждённые или испорченные ценности составляются акты, в которых указываются характер и степень порчи, её причины, лица, виновные в порче ценностей. Результаты инвентаризации денежных средств и ценных бумаг оформляются актом без записи в инвентаризационной описи. Для контроля расходов на оплату труда работников большое значение имеет учёт отступлений от нормальных условий работы, которые требуют дополнительных затрат труда и оплачиваются дополнительно к действующим расценкам на сдельную работу.
Доплаты оформляются следующими документами:
- дополнительные операции, не предусмотренные технологией производства, - нарядом на сдельную работу, который обычно содержит какой-либо отличительный знак;
- отклонения от нормальных условий работы - листком на доплату, который выписывается на бригаду или отдельного рабочего. В нём указываются номер основного документа (наряда, ведомости и др.), к которому производится доплата, содержание дополнительной операции, причина и виновник доплат и расценка.
Размеры доплат и условия их выплаты организации устанавливают самостоятельно и фиксируют их в коллективном или трудовом договоре;
- простои не по вине рабочих - листком учёта простоев, в котором указываются время начала, окончания и длительности простоя, причины и виновники простоя и причитающаяся рабочим за простой сумма оплаты. Время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее 2/3 среднего заработка работника. Простои по вине рабочих не оплачиваются и документами не оформляются.
Неисправимый, или окончательный, брак оформляется актом о браке или ведомостью о браке, кроме того, он отмечается в первичных учётных документах по учёту выработки. Исправимый брак актом или ведомостью о браке не оформляется.
Брак, возникшийне по вине работника, оплачивается наравне с годными изделиями. Полный брак по вине работника оплате не подлежит. Частичный брак по вине работника оплачивается по пониженным расценкам в зависимости от степени годности продукции.
Существенно повышают эффективность контроля хозяйственных операций применение первичных учётных документов, в которых фактические показатели по учёту затрат на производство и выпуску готовой продукции сравниваются с нормативными или плановыми значениями.
В повышении эффективности использования производственных ресурсов организации большое значение имеет осуществление текущего контроля при отражении хозяйственных операций на счетах учёта непроизводительных расходов и потерь - счетов 28 "Брак в производстве", 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы".
10. Инвентаризация имущества и финансовых обязательств
Инвентаризация - это проверка имущества и обязательств организации путём подсчёта, обмена, взвешивания. Это способ уточнения показателей учёта и последующего контроля сохранности имущества обязательств.