Аналітичний облік руху запасів на складах здійснюють за сортами. Кількісний облік матеріально відповідальні особи ведуть на Картках складського обліку матеріалів — типова форма № М-12.
Картки відкривають на кожний номенклатурний номер запасів і реєструють у книзі «Реєстр карток складського обліку». Ця книга повинна бути прошнурована, пронумерована, скріплена печаткою, кількість аркушів завіряють своїми підписами керівник і головний бухгалтер підприємства. Кожній картці складського обліку присвоюють номер за порядком. У картотеці складу картки розміщують за синтетичними рахунками, субрахунками і групами запасів. Для звірки даних інформацію у картотеці складу, книзі «Реєстр карток складського обліку» і Відомості обліку залишків матеріалів на складі слід фіксувати в єдиній послідовності [12].
Комірник на підставі прибуткових ордерів, вимог, товарно-транспортних накладних та інших документів робить записи у Картках складського обліку по прибутку, видатку і виводить залишки запасів після кожної операції. Нумерація записів у Картках щороку починається з першого номера. Завідувач складу (комірник) завіряє підписом виправлення у Картках. Працівники бухгалтерії не рідше одного разу на 10 днів здійснюють перевірку записів у Картках складського обліку і ставлять свій підпис. Після закінчення року залишки, що обліковуються в них, переносять до Карток, що знову відкриваються, а старі здають до бухгалтерії і потім в архів.
Періодично, але не рідше одного разу на 10 днів, комірник здає до бухгалтерії первинні документи. Приймання-здачу первинних документів оформляють Реєстром приймання-здачі документів типової форми № М-13.
Усі прийняті від матеріально відповідальних осіб первинні документи бухгалтерія після перевірки таксує за встановленими цінами. Потім документи групують за видами операцій, джерелами надходження або напрямами відпуску запасів та за кореспондуючими рахунками. За кожною групою запасів підбивають підсумки по прибутку та видатку, які заносять до Накопичувальної відомості — Відомості по прибутку.
В бухгалтерії облік руху запасів здійснюють у кількісно-сумовому або грошовому виразі. Придбані запаси зараховують на баланс підприємства за первісною вартістю, яка включає всі затрати, пов'язані з їх купівлею і доставкою (крім відсотків за користування кредитами, наднормативних втрат і нестач запасів). Первісною вартістю запасів, внесених до статутного капіталу підприємства, а також отриманих безоплатно, визнається їх справедлива вартість, що відповідає сучасній ринковій ціні [4].
Якщо бухгалтерія веде облік запасів у кількісно-сумовому виразі, то звірка даних складського обліку з даними бухгалтерії здійснюється за кількістю запасів. При цьому форму № М-14 «Відомість обліку залишків матеріалів на складі» не складають. Кількісні залишки запасів за Кількісно-сумовою оборотною відомістю, яку ведуть у бухгалтерії, звіряють з кількісними залишками у Картках складського обліку за формою № М- У разі спрощеної форми бухгалтерського обліку на малих підприємствах ведуть Відомість обліку виробничих запасів, готової продукції і товарів (форма № В-2) у кількісно-сумовому виразі. При цьому дані Карток складського обліку матеріалів звіряють з кількісними залишками за цією Відомістю, а форму № М-14 не складають [20].
Матеріальні звіти складають у такому порядку:
- бухгалтерія включає до матеріальних звітів усі запаси, що є у підзвіті у матеріально відповідальної особи на початок місяця (кількість і сума) і надсилає їх особам;
- на підставі первинних документів матеріально відповідальні особи заповнюють у кількісному виразі прихід і видаток запасів і виводять залишки на кінець місяця;
- бухгалтерія перевіряє матеріальні звіти і проводить їх таксування у грошовому виразі;
- потім залишки за матеріальними звітами звіряють із залишками за відомостями, складеними бухгалтерією.
Вартість усіх матеріальних ресурсів підприємства ЗАТ «Символ», відпущених на виробничі та інші потреби підприємства , розподіляють за балансовими рахунками, замовленнями і статтями затрат. Якщо в цеху виробляють один вид продукції, то фактичний видаток матеріальних ресурсів по цеху включають до собівартості цього виробу.
Наприкінці місяця постійно діюча комісія, призначена наказом по підприємству, проводить інвентаризацію залишків запасів у цеху і складає Інвентаризаційний опис (типова форма № М-21).
2.3 Синтетичний облік матеріальних запасів підприємства ЗАТ«Символ»
Облік матеріальних запасів, на підприємстві ЗАТ «Символ», здійснюється за такими напрямами: кількісний і вартісний облік; облік заготівлі і придбання матеріалів та розрахунків з постачальниками; наявності і руху на складах; використання у процесі виробництва; продажу, реалізації матеріальних цінностей і розрахунків з покупцями.
Основою побудови обліку матеріальних запасів є планово-облікова класифікація, оцінювання, документальне оформлення наявності та руху, система рахунків.
Побудова бухгалтерського обліку матеріальних запасів здійснюється за ознаками: кількісний та вартісний, і такими напрямами:
- заготівлі та придбання,
- наявності та руху на складах,
- інше вибуття.
У виробничому процесі використовують велику кількість матеріалів. Вихідним моментом побудови їх обліку є класифікація. Розрізняють економічну і технічну класифікацію.
В основу економічної класифікації виробничих запасів покладено їх значення для процесу виробництва, оскільки використовувані в ньому матеріали відіграють різну роль. Одні формують речовинну основу (субстанцію) майбутнього продукту, інші беруть участь у процесі виробництва, або надаючи виробам відповідних властивостей, або сприяючи виробничому процесу. Першу групу називають основними матеріалами, другу — допоміжними. Зі складу основних матеріалів виокремлюють куповані напівфабрикати.
Допоміжні матеріали поділяють на такі групи: допоміжні матеріали, приєднувані до основних матеріалів; використовувані засобами праці (мастило тощо); такі, що забезпечують нормальний хід процесу виробництва (паливо, тара і т. ін.); господарські матеріали для ремонтів (запчастини), електролампи.
Облік матеріальних цінностей запасів організовують за назвою (видами) сировини і матеріалів, а в межах кожного виду — за розділами, типами, групами, ґатунками і окремими найменуваннями, тобто за окремими номенклатурними номерами, одиницями виміру кількості та якості та історичною собівартістю.
Усі матеріали в кінцевих розрахунках (калькуляціях, балансових узагальненнях тощо) мають бути оцінені за їх історичною (фактичною) собівартістю придбання. Але собівартість заготовлених матеріалів може бути виявлена лише після відображення й обліку всіх заготівельних затрат. Документи на надходження і затрати матеріалів, що їх передають до бухгалтерії, потребують повсякденної обробки і відображення в тих чи інших облікових реєстрах. Для такого обліку потрібне попереднє розцінювання матеріалів у документах [31].
Існує три метода побудови обліку наявності виробничих запасів — паралельно-картковий, оборотних відомостей і оперативно-бухгалтерський. На підприємстві ЗАТ “Символ” використовують останній, тобто оперативно-бухгалтерський. Суть цього методу полягає в тому, що кількісно-ціновий облік провадиться на складах, а вартісний облік матеріальних цінностей — у бухгалтерії, в розрізі синтетичних рахунків — субрахунків, груп, підгруп і матеріально відповідальних осіб.
На складах облік наявності та руху матеріалів здійснюється за картковою системою. На кожне найменування, тип, ґатунок, розмір (тобто на кожний номенклатурний номер) відкривають окрему картку типової форми № М-17. Усі картки складського обліку до видачі їх зі складу реєструють у бухгалтерії в особливому реєстрі і видають матеріально відповідальним особам під розписку.
Взаємозв'язок між складським і бухгалтерським обліком здійснюється за допомогою книги залишків або відомості. Вихідним моментом побудови обліку матеріалів оперативно-бухгалтерським методом є номенклатура.
За діючим планом рахунків матеріальні запаси знаходяться на рахунку 20, класу 2 «Запаси» [29].
Підприємство ЗАТ «Символ» використовує не всі субрахунки з діючого плану рахунків, а саме:
- 201 «Сировина та матеріали»;
- 202 «Покупні полу фабрикати та комплектуючі вироби»;
- 203 «Паливо»;
- 207 «Запасні частини »;
- 208 «Матеріали сільськогосподарського призначення »;
- 209 «Інші матеріали».
В період 01.03.2009-31.03.2009 р. підприємство оприбуткувало 150шт. електричних ламп на суму 1500 грн. (у тому числі ПДВ – 250 грн.). Витрати на транспортування матеріалів склали 300 грн. (у тому числі ПДВ – 50 грн.) (таблиця 2.2).
Одним з видів витрат, що формують первісну вартість запасів, придбаних за плату, є транспортно-заготівельні витрати. Транспортно-заготівельні витрати згідно з П(С)БО №9 включають витрати на заготівлю запасів, оплату тарифів, за вантажно-розвантажувальні роботи і транспортування запасів усіма видами транспорту до місця їх використання, зокрема витрати на страхування ризиків транспортування запасів [3].
В період 01.03.2009-31.03.2009 р. підприємство придбало 150шт. електричних ламп на суму 1500 грн. (у тому числі ПДВ – 250 грн.). Для доставки матеріалу на склад було укладено договір з автотранспортним підприємством. Вартість послуг, за договором 300 грн. (у т. ч. ПДВ – 50 грн.). Визначити собівартість 1-го кг цементу(таблиця 2.3).
Таблиця 2.2 – Господарські операції з придбання матеріальних запасів
| № п/п | Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума, грн.. | |
| Дебет | Кредит | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1 | Здійснено оплату матеріалів | 371 | 311 | 1500 |
| 2 | Відображено податковий кредит щодо ПДВ | 641 | 644 | 250 |
| 3 | Оприбутковано матеріали | 201 | 631 | 1250 |
| 4 | Списано суму раніше нарахованого податкового кредиту | 644 | 631 | 250 |
| 5 | Відображено взаємне зарахування заборгованостей | 631 | 371 | 1500 |
| 6 | Оплачено витрати на транспортування матеріалів | 371 | 311 | 300 |
| 7 | Відображено податковий кредит щодо ПДВ по транспортних витратах | 641 | 644 | 50 |
| 8 | Витрати на транспортування включено до первісної вартості матеріалів | 201 | 631 | 250 |
| 9 | Списано суму раніше нарахованого податкового кредиту щодо ПДВ | 644 | 631 | 50 |
| 10 | Відображено взаємне зарахування заборгованостей, пов’язане з транспортуванням матеріалів | 631 | 371 | 300 |
Вартість електричних ламп – 1250 грн.