Якщо один об'єкт основних засобів складається з частин, які мають різний строк корисного використання (експлуатації), то кожна з цих частин може визнаватися в бухгалтерському обліку як окремий об'єкт основних засобів.
Внутрішня телефонна та комп'ютерні мережі, системи безпеки (відеоспостереження) та комплекс охоронно-пожежної сигналізації можуть обліковуватись як окремий інвентарний об'єкт основних засобів. Зокрема, всі складові, що входять до цілісного майнового комплексу, кожний окремо може обліковуватися як окремий інвентарний об'єкт. Разом з тим, у разі передавання цього комплексу при проведенні демонтажу всі складові оприбутковуються як окремі інвентарні об'єкти.
Основні засоби в установах обліковуються за місцем їх зберігання (місцезнаходженням) та в бухгалтерії за інвентарними об'єктами.
Інвентарним об'єктом за субрахунком 103 “Будинки та споруди” є кожна окрема будівля. До її складу входять усі потрібні для експлуатації і розміщення всередині нього комунікації, тобто: система опалення приміщення, включаючи котельну установку для опалення (якщо остання знаходиться в самому приміщенні), внутрішня мережа водогазопроводу і каналізації з усіма пристроями, внутрішня мережа силової та освітлювальної електропроводки з усією освітлювальною арматурою, внутрішні телефонні й сигналізаційні мережі та вентиляційні пристрої загально санітарного значення.
Земля і будівлі, розташовані на ній, є окремими основними засобами і в бухгалтерському обліку відображаються окремо.
Зовнішні прибудови до будівлі, що мають самостійне господарське значення, приміщення котельних, які стоять окремо, а також капітальні надвірні прибудови (склади, гаражі) вважаються також самостійними інвентарними об'єктами.
Земельні ділянки обліковуються на підставі державних актів, якими посвідчується право власності на земельну ділянку або право постійного користування та встановлюються площа та вартість переданих земельних ділянок.
При придбані (створені) основні засоби зараховуються на баланс митниці за первісною вартістю.
Витрати з наймання транспорту для перевезення основних засобів не збільшують вартість придбаних основних засобів, а відносяться на видатки за відповідними кодами економічної класифікації видатків.
Суми податку на додану вартість, які сплачуються при отриманні (купівлі) основних засобів, не враховуються до вартості основних засобів і відносяться на фактичні видатки за кодом економічної класифікації видатків, що призначений для придбання цих активів.
Податки та збори, інші послуги та інші видатки, які сплачуються при придбанні, не збільшують вартість основних засобів, а відносяться на фактичні видатки бюджетної установи.
Організація обліку на митниці покладена на відділ бухгалтерського обліку та звітності, який є структурним підрозділом митниці і підпорядковується начальнику митниці.
Відділ при виконанні покладених на нього завдань і функцій взаємодіє з іншими підрозділами митниці та керується у своїй діяльності Конституцією України, Митним кодексом України, іншими законами України, актами Президента України й Кабінету Міністрів України, наказами Держмитслужби, нормативно-правовими актами інших уповноважених органів.
На відділ бухгалтерського обліку покладаються наступні завдання:
1) планування видатків на утримання митниці та забезпечення контролю за раціональним і цільовим використанням бюджетних коштів відповідно до затвердженого кошторису;
2) ведення бухгалтерського обліку всіх господарських операцій з відображенням їх в регістрах бухгалтерського обліку;
3) розроблення спільно з іншими підрозділами митниці плану заходів, спрямованих на підвищення ефективності використання фінансових, матеріальних і трудових ресурсів митниці;
4) складання фінансової, статистичної звітності, подання її в установлені строки до відповідних органів;
5) відвернення й недопущення порушень фінансової дисципліни, безгосподарності, марнотратства, викривлення фінансової звітності.
Керівник відділу підпорядковується безпосередньо начальнику митниці, а з питань бухгалтерського обліку, складання фінансової звітності, формування та виконання кошторисів – начальнику Управління фінансів та бухгалтерського обліку - головному бухгалтеру Державної митної служби України.
Він також є розпорядником коштів з правом другого підпису, здійснює контроль за раціональним та економним використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, збереженням державної власності.
Головний бухгалтер здійснює загальне керівництво роботою відділу та забезпечує виконання завдань, покладених на відділ.
Робота відділу регламентується положенням про відділ бухгалтерського обліку та звітністю, наказом про облікову політику, а також графіком документообігу. Графік документообігу розробляє головний бухгалтер. Затверджується і вводиться в дію наказом керівника для того, щоб бути безумовно обов’язковим не тільки для облікових, але й для інших працівників, пов'язаних з веденням обліку.
Облік основних засобів ведеться на Кіровоградській митниці посадовою особою відділу бухгалтерського обліку та звітності за допомогою програми “Фінанси” та “Облік основних засобів”. Облік здійснюється згідно Інструкції з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ № 64, Інструкцією зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів від 02.12.1997 р. № 125/70; Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ і Порядком застосування Плану рахунків бюджетних установ від 10.12.1999 р. № 114 із змінами та доповненнями.
Перед посадовою особою, яка здійснює облік основних засобів, поставленні наступні завдання:
1) правильне документальне оформлення та своєчасне відображення в облікових регістрів надходження, внутрішнього переміщення та вибуття основних засобів;
2) відображення нарахування зносу на основні засоби;
3) обґрунтування доцільності ремонту основних засобів та відображення його в обліку;
4) збір та групування інформації для здійснення контролю за збереженням та правильним використанням кожного об’єкта.
Аналітичний облік основних засобів ведеться по об’єктно та по відповідально матеріальним особам.
2.3 Організація руху та аналітичного обліку основних засобів на Кіровоградській митниці
Ефективність діяльності бюджетних установ, в тому числі митниць, певною мірою залежить від організації та забезпечення обладнанням, приладами, інвентарем та іншими об’єктами основних засобів
Первісне формування складу основних засобів бюджетних установ і організацій здійснює держава за рахунок коштів державного та місцевих бюджетів.
Надходження основних засобів у Кіровоградській митниці здійснюється внаслідок:
1) будівництва нових об'єктів;
2) придбання (за рахунок бюджетних або позабюджетних коштів);
3) оприбуткування залишків, виявлених за результатами проведених інвентаризацій;
4) безкоштовного отримання.
Порядок бухгалтерського обліку та здійснення операцій з основними засобами бюджетних організацій має свої особливості та регулюється спеціальними нормативними документами, що затверджуються Державним казначейством України.
На Кіровоградській митниці порядок документального оформлення та обліку надходження необоротних активів регламентується Інструкцією з обліку основних засобів та інших необоротних активів № 64 від 17.07.2000 р. (зі змінами). Інструкцією зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів від 02.12.1997 р. № 125/70; Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ і Порядком застосування Плану рахунків бюджетних установ від 10.12.1999 р. № 114.
У бухгалтерському обліку основні засоби оприбутковуються за первісною вартістю. До первісної вартості основних засобів не включаються наступні витрати:
1) витрати з наймання транспорту для перевезення основних засобів;
2) суми податку на додану вартість, які сплачуються при отриманні (купівлі) основних засобів;
3) податки та збори, інші послуги та інші видатки, які сплачуються при придбанні основних засобів;
4) роботи щодо встановлення структурованої кабельної системи, настройки локальної обчислювальної мережі тощо, а також витратні матеріали, що використані при проведенні таких робіт;
5) витрати на поточний та капітальний ремонт, а також витрати на запасні частини, що були застосовані при ремонті основних засобів, крім робіт, які виконувались при добудівлі, дообладнанні, реконструкції та модернізації.
Витрати, пов'язані з придбанням основних засобів, відображаються за кодами економічної класифікації витрат:
2110 “Придбання обладнання і предметів довгострокового використання”;
2121 “Будівництво (придбання) житла”;
2122 “Будівництво (придбання) адміністративних об’єктів”;
2123 “Інше будівництво (придбання)”;
2130 “Капітальний ремонт, реконструкція та реставрація”;
2300 “Придбання землі і нематеріальних активів”.
Надходження основних засобів супроводжується відкриттям інвентарних карток їх обліку та присвоєнням їм інвентарних номерів та проведенням необхідних записів у регістрах аналітичного обліку.