За результатами інвентаризації керівник видає наказ по установі, у якому може як заохотити працівників за належне виконання своїх обов'язків, так і залучити до дисциплінарної і матеріальної відповідальності відповідно до чинного законодавства. Термін зберігання інвентаризаційних документів (опису, акти, протоколи) складає три роки, але за умови, що ці документи були перевірені при проведенні ревізії.
Результатом інвентаризації є або підтвердження даних бухгалтерського обліку, або виявлення надлишків і нестач.
Зрозуміло, що всі надлишки підлягають оприбуткуванню на баланс установи і відносяться на збільшення фінансування. При цьому надалі необхідно установити причини виникнення цих надлишків.
Що ж стосується нестач, то вони списуються двома способами: або за рахунок установи, або за рахунок матеріально відповідальних осіб.
У першому випадку установа списує основні засоби як у межах норм природного збитку, так і понад ці норми, коли не установлене винна особа. Матеріальні цінності понад норми природного збитку установа списує або самостійно, або з дозволу вищестоящої установи, по кожному випадку нестачі в залежності від її суми.
За рахунок матеріально відповідальних осіб установа списує з балансу основні засоби, а особа, що допустила нестачу, відшкодовує її вартість з урахуванням вимог чинного законодавства. Якщо комісією встановлено, що нестача виникла внаслідок зловживання, то матеріали інвентаризації протягом п'яти днів з моменту встановлення нестачі підлягають передачі в слідчі органи, а для стягнення суми нестачі подається цивільний позов.
У випадках, коли винні особи не встановлені, справи по цих нестачах знаходяться в слідчих органах, суми списаних матеріальних цінностей обліковуються на забалансовому рахунку 05 “Гарантії і забезпечення” до моменту встановлення винних осіб чи до одержання висновку слідчих органів по цих справах.
Оцінка виявлених і не врахованих з моменту проведення останньої інвентаризації об'єктів повинна бути проведена за дійсною вартістю, а знос слід визначити за справжнім технічним станом об'єктів, із оформленням даних оцінки та зносу відповідними актами. Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку за той же період, в якому закінчено інвентаризацію. Вартість надлишків і недостач визначають за тими ж цінами, що і в поточному обліку.
Відображення результатів інвентаризації в Кіровоградській митниці надані у таблиці 3.2.
Таблиця 3.2 - Бухгалтерські проводки з інвентаризації основних засобів на Кіровоградській митниці
| Зміст бухгалтерської операції | Дебет | Кредит |
| Оприбутковано надлишки основних засобів | 106 | 401 |
| Списана недостача: - основних засобів - знос | 401 131 | 106 106 |
| Віднесена за рахунок винних осіб нестача основних засобів у сумі: - підлягає відшкодуванню установі - підлягає перерахуванню до бюджету - нараховане ПДВ | 363 363 363 | 711 642 641 |
| Нестача внесена матеріально відповідальною особою до каси установи | 301 | 363 |
| Грошові кошти внесені на поточний рахунок | 323 | 301 |
| Перераховано ПДВ | 641 | 323 |
| Перераховано залишок коштів від відшкодованої нестачі в доход бюджету | 642 | 323 |
У 2009 році на Кіровоградській митниці проведена щорічна інвентаризація основних засобів за субрахунками бухгалтерського обліку й за матеріально відповідальними особами. Результати проведення інвентаризації наступні:
1) нестач, виявлених у процесі інвентаризації не має;
2) виявлені фізично зношені меблі у підрозділах та на складі митниці, в зв’язку з цим інвентаризаційною комісією складені акти про розукомплектування та переведення основних засобів в дошки і зроблено відповідні бухгалтерські записи.
3) виявленні основні засоби, що непридатні для подальшого використання. Комп’ютерна техніка обліковується на балансі, але фактично не використовується – це , монітори у кількості 7 штук, які не підлягають ремонту.
В цілому, контроль на Кіровоградській митниці проводиться згідно чинного законодавства, але є й недоліки: по-перше, затягування з прийняттям рішень за результатами інвентаризації, по-друге, недостатній поточний контроль за рухом основних засобів, не всі основні засоби передані на відповідальне збереження за місцем експлуатації. Основні засоби вартістю до 1000 грн. обліковуються на 106 рахунку “Інструменти, прилади та інвентар”, а повинні обліковуватися на 113 рахунку “Малоцінні необоротні матеріальні активи”. В 2010 р. планується більшу увагу приділити обліку основних засобів та привести у відповідність до інструкції облік по рахунках.
ВИСНОВКИ
За результатами дослідження можна з’ясувати, що Кіровоградська митниця використовує в своїй діяльності основні законодавчі та нормативні акти України, які стосуються обліку основних засобів бюджетних установах.
Відзначимо, що “основні засоби” - матеріальні активи, які використовуються установою багаторазово і безперервно в процесі виконання основних функцій, надання послуг, очікуваний строк корисного використання чи експлуатації яких становить більше одного року і вартість яких без податку на додану вартість та інших платежів перевищує 1000 гривень за одиницю або комплект, а також сценічно-постановочні засоби вартістю за одиницю понад 10 грн (декорації, меблі і реквізити, театральні і національні костюми, головні убори, білизна, взуття, перуки); .
При вивченні організації бухгалтерського обліку основних засобів на митниці, ми визначили, що цим питанням займається посадова особа відділу бухгалтерського обліку та звітності.
Для ведення обліку основних засобів на Кіровоградській митниці використовується програма “Фінанси”, яка в частині обліку основних засобів призначена для обліку, зберігання, обробки та представлення інформації у відділі бухгалтерського обліку та інших зацікавлених відділах. Вона дозволяє здійснити ввід, корекцію, друк та знищення інвентарних карток, актів надходження, переміщення основних засобів, зберігання масивів введеної інформації, роздруківки вихідних документів.
Фінансування витрат на придбання основних засобів митниці здійснюється за рахунок державного бюджету. Фінансування здійснюється на таких принципах як плановості, цільового спрямування та ефективного використання коштів, дотримання режиму економії та здійснення постійного контролю за їх використанням.
Серед позитивних моментів організації обліку на Кіровоградській митниці можна виділити:
1) високу кваліфікацію працівників бухгалтерії на Кіровоградській митниці, всі вони мають вищу економічну освіту;
2) ефективний контроль за наявністю і збереженням основних засобів;
3) правильне, повне і своєчасне оформлення первинними документами та відображення в обліку операції з руху основних засобів, їх зносу, ремонту і модернізації;
4) точне і своєчасне визначення суми зносу основних засобів та їх відображення в обліку і звітності;
5) своєчасне і якісне проведення інвентаризації основних засобів, правильне оформлення її результатів та їх відображення в обліку і звітності;
6) ефективний контроль за використанням приміщень, машин, обладнання, транспортних засобів, виробничого і господарського інвентарю тощо;
7) правильне оформлення і відображення в обліку вибуття основних засобів, визначення результатів їх списання (реалізації).
Але організація обліку основних засобів на Кіровоградській митниці не є досконалою, оскільки має певні недоліки. Одним з недоліків організації обліку основних засобів на Кіровоградській митниці відсутність достатньої автоматизації обробки обліково-економічної інформації, яка є вирішальним фактором підвищення оперативності, аналітичності та достовірності даних бухгалтерського обліку. Основним і дуже суттєвим недоліком автоматизації обліку, є відсутність суміщення форматів даних програми “Облік основних засобів” та програми “Фінансів”. Автоматичне формування облікових регістрів відсутнє, що значно ускладнює та збільшує час обробки бухгалтерської інформації (доводиться формувати базу даних двічі: перший раз – у програмі “Облік основних засобів”, другий – у програмі “Фінанси”).
Тому необхідно вдосконалити здійснення обліку, аналізу фінансово-господарської діяльності на Кіровоградській митниці і митної системи взагалі, за рахунок використання нового програмного забезпечення, в якому будуть враховані такі моменти організації автоматизації обліку. Автоматизація обліку основних засобів дозволить значно полегшити працю облікових робітників. Створення автоматизованих робочих місць бухгалтерів призведе до прискорення облікового процесу, забезпечить нормальні умови їхньої праці, дозволить звести до мінімуму кількість помилок у роботі, надасть можливість удосконалити процес обробки первинної інформації, складання облікових регістрів та заповнення форм фінансової звітності.
Контроль за дотриманням фінансової та розрахункової дисципліни, своєчасним відображенням у системі обліку всіх господарських операцій, зокрема операцій з руху основних засобів, на Кіровоградській митниці здійснюють працівники фінансово-облікових відділів. Але щоб кваліфіковано провести ту чи іншу перевірку, необхідна спеціальна служба внутрішнього контролю.