Акт ревізії складається в 3-х примірниках, а при необхідності в більшій кількості. Перший примірник протягом 3-х днів після підписання направляється керівникові, якій призначив ревізію, другий - залишається в митній установі, що перевірялась, а третій - в Державної митної служби України (контрольно-ревізійний відділ). Екземпляри актів передаються разом з додатками. Протягом 20 днів після проведення ревізії організацією приймається рішення за результатами ревізії, яке направляється установі або організації, що перевірялась для безумовного виконання. В залежності від характеру виявлених порушень та недоліків рішення по акту приймається у вигляді наказу або листа.
Система внутрішнього контролю визначає всі внутрішні правила та процедури контролю, запроваджені керівництвом для забезпечення стабільного й ефективного функціонування установи, дотримання внутрішньої господарської політики, збереження та раціонального використання активів, запобігання та викриття фальсифікацій, помилок, точність і повноту бухгалтерських записів, своєчасну підготовку надійної фінансової інформації.
Внутрішній контроль наявності та руху основних засобів на Кіровоградській митниці проводиться за наступними напрямами:
1) контроль стану збереження основних засобів;
2) контроль операцій з надходження та вибуття основних засобів;
3) контроль правильності нарахування зносу на основні засоби;
4) контроль операцій по ремонту основних засобів.
Першим напрямом перевірки наявності та руху основних засобів є контроль стану збереження основних засобів на митниці. Він здійснюється шляхом проведення інвентаризації.
Порядок проведення інвентаризації в Кіровоградській митниці регулюється Інструкцією № 90 .
Дана Інструкція встановлює єдині вимоги щодо порядку інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, установами і організаціями, які утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів .
Інвентаризація проводиться з метою забезпечення вірогідності даних бухгалтерського обліку. Підтверджується ж вірогідність шляхом звірення фактичної наявності майна з даними бухгалтерського обліку. Інвентаризації підлягають усі види фінансових зобов'язань і все майно (у тому числі орендоване, на відповідальному збереженні і т.п.) за його місцезнаходженням і за матеріально відповідальними особами.
Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення несе керівник митниці.
Періодичність проведення інвентаризації, а також її дата визначаються керівником установи. При цьому Інструкцією № 90 установлена мінімальна періодичність інвентаризацій (див. табл. 3.1), а також визначені події, при настанні яких проведення інвентаризації є обов'язковим:
1) перед складанням річної бухгалтерської звітності (у даному випадку не розглядається інвентаризація з установленою мінімальною періодичністю);
2) при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);
3) при установленні фактів чи крадіжок зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів);
4) після пожежі чи стихійного лиха (повені, землетрусу й ін.);
5) у випадку ліквідації установи;
6) відповідно до розпорядження судових і слідчих органів;
7) при передачі майна установи в оренду;
8) при передачі підприємств, установ, організацій чи їхніх структурних підрозділів з одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).
Таблиця 3.1 - Періодичність інвентаризацій основних засобів у Кіровоградській митниці
| Майно, яке підлягає інвентаризації | Періодичність | Дата проведення |
| Будинки, спорудження й інші нерухомі об'єкти | Не менш одного разу в три роки | - |
| Інші основні засоби, малоцінні і швидкозношувані предмети | Не менш одного разу на рік | Не раніше першого жовтня |
| Капітальні роботи інвентарного характеру і капітальні ремонти | Не менш одного разу на рік | Не раніше першого грудня |
Крім цього, проведення інвентаризації може бути ініційовано контролюючими органами, що прибули в установу для проведення перевірки (наприклад, органами Державної контрольно-ревізійної служби України).
Основними завданнями інвентаризації є:
1) виявлення фактичної наявності основних засобів, матеріальних цінностей, бланків суворої звітності, грошових коштів у касах, на реєстраційних, бюджетних, валютних та поточних рахунках;
2) виявлення не використовуваних матеріальних цінностей;
3) дотримання умов зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів, а також правил утримання та експлуатації матеріальних цінностей;
4) перевірка реальної вартості облікованих на балансі матеріальних цінностей, сум дебіторської та кредиторської заборгованості, в тому числі - щодо якої термін позовної давності минув, та інших статей балансу.
Перш ніж провести інвентаризацію наказом керівника установи створюється інвентаризаційна комісія. До складу комісії входять, як правило, керівник установи чи його заступник (голова комісії), головний бухгалтер, бухгалтер і фахівець, що може надати інформацію про складні за структурою матеріальних цінностях.
Як правило, інвентаризація проводиться на перше число місяця. Для найменшого впливу на поточну роботу матеріально відповідальної особи ідеальним варіантом може бути проведення в нього інвентаризації протягом одного дня. Однак при великій кількості й асортименті матеріальних цінностей це не завжди вдається здійснити. Тому при переносі інвентаризації наступного дня, по закінченні поточного робочого дня приміщення опечатується інвентаризаційною комісією.
До початку роботи інвентаризаційної комісії бухгалтерія повинна закінчити обробку всіх прибуткових і видаткових документів і вивести залишки на день інвентаризації. Інвентаризація повинна проводитися комісією в повному складі в присутності матеріально відповідальної особи. Відсутність хоча б одного члена комісії може бути основою для визнання результатів інвентаризації недійсними.
Перед початком проведення інвентаризації матеріально відповідальне особа надає комісії розписку (як правило, вона знаходиться на самому інвентаризаційному описі) про те, що всі прибуткові і видаткові документи на товарно-матеріальні цінності здані в бухгалтерію, усі товарно-матеріальні цінності, що надійшли на збереження, оприбутковані, а вибулі - списані.
Основні засоби перевіряються шляхом підрахунку, зважування, обмірювання і т.п. Крім цього, у деяких випадках визначення обсягу і ваги основного засобу можна проводити шляхом технічних підрахунків, про що необхідно зробити оцінку в інвентаризаційному описі. Кожне найменування основного засобу, який інвентаризується, заноситься в інвентаризаційні описи. Якщо інвентаризуються цінності, що не є власністю установи (орендовані, на відповідальному збереженні), на них складається окремий опис.
У процесі інвентаризації комісія може виявляти цінності, непридатні до подальшого використання. Якщо за зовнішніми характеристиками можна чітко визначити непрацездатність або непридатність об'єкта, комісія повинна внести пропозицію про доцільність подальшого використання об'єкта основних засобів (здати в ремонт або списати). Разом з тим бувають об'єкти (в основному устаткування), що за своїми зовнішніми характеристиками не викликають сумнівів у працездатності, але в силу специфіки окремих складових частин (вузли, агрегати, деталі) при тривалому використанні можуть бути небезпечні для навколишнього середовища. Наприклад, це можуть бути візуальні дисплейні термінали. Оглядаючи ці об'єкти, комісія повинна звернути увагу на термін їхньої експлуатації, періодичність проведення техобслуговування, стан приміщення, у якому вони використовуються. Звичайно, загострювати увагу на тонких технічних характеристиках такого устаткування не має змісту, тому що для цього існують або штатні фахівці, або сторонні організації, які зобов’язані контролювати працездатність устаткування. Однак, якщо в комісії є сумніви щодо доцільності подальшого використання якого-небудь об'єкта матеріальних цінностей, вона повинна внести пропозиції про його перевірку. Інвентаризаційні описи можуть заповнюватися вручну чи за допомогою обчислювальної техніки. Складаються вони в двох екземплярах, а при зміні матеріально відповідальної особи – у трьох. На кожній сторінці опису прописом вказується число порядкових номерів основних засобів і загальний підсумок кількості всіх цінностей у натуральних показниках, записаних на даній сторінці, незалежно від того, у яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах і т.п.) ці цінності відображені. Виправлення і підчищення в описі не допускаються. Складені описи підписуються головою і всіма членами комісії, а матеріально відповідальна особа пише розписку наступного змісту:
“Усі цінності, перераховані в даному інвентаризаційному описі з № ___ по № ___, перевірені комісією в натурі в моєї присутності внесені в опис, у зв'язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії не маю. Цінності, перераховані в описі, знаходяться на моєму відповідальному зберіганні”.
По закінченні інвентаризації описи передаються в бухгалтерію, у них поруч з фактичною наявністю матеріальних цінностей проставляються дані бухгалтерського обліку. Шляхом звірки цих даних виявляються розбіжності (надлишки, нестачі).
Комісія повинна перевірити результати інвентаризації, визначені бухгалтерією, і відповідно до них внести свої пропозиції, що відображаються в протоколі. У випадку встановлення порушень у протоколі повинні бути відображенні докладні причини їхнього виникнення, зазначені винні особи, а також пропозиції по прийняттю до них мір. На практиці не завжди можна швидко визначити причини порушень і установити винних осіб. Тому до затвердження протоколу, у ньому можна вказати, що проводиться службове розслідування відповідно до наказу по установі. Протокол, у свою чергу, повинний бути затверджений протягом 10 днів по закінченні інвентаризації.