6. Предприятия , имеющие постоянную денежную выручку , по согласованию с банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот , закупку сельскохозяйственной продукции , скупку тары и вещей у населения. Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов.
7. Выдача денег из выручки одних предприятий , имеющих постоянную денежную выручку , на нужды других допускается в отдельных местностях , где нет банков , на основе договора между предприятиями по согласованию с банками , обслуживающими эти предприятия.
8. Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда , выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий , расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях , - до 5 рабочих дней) , включая день получения денег в банке.
9. Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятия. При временном отсутствии у предприятия кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам , их заменяющим , чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.
10. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы , а также на расходы экспедиций , геологоразведочных партий , уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций , в размерах и на сроки , определяемые руководителями предприятий. Выдача наличных денег под отчет на расходы , связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм , причитывающихся командированным лицам на эти цели. Лица , получившие наличные деньги под отчет , обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока , на который они выданы , или со дня возвращения их из командировки , предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
11. Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций , которые утверждаются Госкомстата Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов РФ.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу. Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств. Руководитель организации несет ответственность за создание таких условий. Само помещение кассы должно быть изолированным. Денежные средства и ценности должны храниться в сейфе, при этом кассир не имеет права хранить в кассе предприятия ценности не принадлежащие предприятию. Ключи от сейфа хранятся только у кассира и никому не могут быть переданы. Дубликаты ключей хранятся у руководителя предприятия в опечатанном кассиром пакете. Если при проведении налоговой проверки выясниться, что сумма в кассе превышает сумму, показанную в документах организации, фирму ждет штраф. Причем не важно, по какой причине они там оказались.
Кто и когда может исполнять обязанности кассира.
Кассовые операции выполняет кассир. Кассир должен быть обязательно старше 18 лет. После издания приказа о назначении на должность кассира, руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с «Порядком ведения кассовых операций в РФ», после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности за сохранность всех принятых им ценностей (денежных средств, денежных документов).
В организациях, имеющих одного кассира, в случае временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагаются на другого работника по письменному приказу руководителя организации. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности. В организации может быть несколько кассиров, тогда назначается главный ( старший ) кассир, который отвечает за работу подчиненных ему кассиров. Договора о материальной ответственности заключаются со всеми кассирами.
При смене кассира в обязательном порядке проводится ревизия кассы. Для этого приказом руководителя назначается специальная комиссия.
Лимит кассы
На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности кассира могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.
Если фирма производит расчеты наличными деньгами, она должна иметь кассу. Основным документом, которым при этом нужно руководствоваться, является «Порядок ведения кассовых операций в РФ». (Письмо № 40). Контроль за соблюдением порядка ведения кассовых операций на предприятиях осуществляют банки. Они имеют право проверять все кассовые документы фирмы.
Все организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные организацией в банке, расходуются на цели, которые указаны в чеке. В своей кассе организация на конец рабочего дня может иметь наличные деньги в пределах лимита их остатка, установленного банком. Для установления лимита остатка денежных средств в кассе организация представляет в обслуживающий ее банк специальный расчет по форме № 0408020, утвержденной положение Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П. Величина кассового лимита законодательством не установлена и определяется, исходя из особенностей работы фирмы: для какой-то организации достаточно иметь 500 руб., а для какой-то -10000 руб. Если фирма не имеет такой справки, считается, что на конец дня сумма в кассе должна быть равна нулю, то есть все денежные средства должны быть сданы в банк или на почту. Организация может заключить договор и сдавать деньги инкассатору.
Если у организации есть несколько расчетных счетов в разных учреждениях банков, то справка о лимите остатка наличных денег в кассе выдается по желанию организации из банков и эта информация сообщается в другие банки, где имеются расчетные счета организации.
В случае, когда при проверке кассы будет установлено, что у организации отсутствует лимит кассы, остатки в кассе считаются нулевыми, а несданная наличность - сверхлимитной.
В соответствии с Кодексом РФ об административных правонарушениях, нарушения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившиеся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, накоплении в кассе денег сверх установленных лимитов, влекут за собой наложение административного взыскания в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ) на физических лиц; на юридических лиц - от 400 до 500 МРОТ.
1.3.Приходный и расходный кассовый ордер.
Наличные деньги поступают в организацию с ее расчетного счета, от работников организации, покупателей и заказчиков.
Кассовые операции, осуществляемые в организации, оформляются унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом России, согласованными с Минфином России и Минэкономики России и введенными в действие с 1 января 1999 года.
К ним относятся следующие формы:
* № КО-1 «Приходный кассовый ордер»
* № КО-2 «Расходный кассовый ордер»
* № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
* № КО-4 «Кассовая книга»
* № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
Приходный кассовый ордер
Наличные денежные средства принимаются в кассу организации по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, утвержденным письменным распоряжением руководителя организации. Взамен принятых наличных выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверенная печатью организации.
Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии и передается кассиру. В специальной строке приходного кассового ордера указывается основание для принятия денег в кассу. Это могут быть суммы заработной платы, командировочные и другие суммы, полученные кассиром в банке по чеку; возврат неиспользованной подотчетной суммы, возмещение материального ущерба, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат займа, выручка и т.д. В документе указывается, от кого приняты денежные средства, проставляется номер документа и дата его выписки. Также заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру.
Приходные кассовые ордера нумеруются по порядку с 1 января до конца года. В приходном кассовом ордере проставляется дата получения денежных средств. В графе «Основание» указывается источник получения наличных денег, принимаемых в кассу т.е.отражается содержание хозяйственной операции. В графе «Приложение» указываются первичные документы, на основании которых составляются кассовые документы. Например, при получении в кассу от подотчетного лица остатка неиспользованного, ранее выданного аванса основание является авансовый отчет.
Операции по поступлению наличных денег в кассу отражаются записями на счетах:
Д-т сч. 50-1 «Касса организации»- К-т сч. 51 «Расчетные счета»--------------получено с расчетного счета в кассу на основании чека;