Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.
В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.
Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.
По истечении установленных пунктом 9 сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:
а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";
б) составить реестр депонированных сумм;
в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N ____".
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.
Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.
Бухгалтерский учет кассовых операций. соответствии с Положением ЦБ РФ "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" от 05.01.1998г. N14-П, все организации, предприятия, учреждения независимо от организационно-правовой формы должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях.
Наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета предприятий. Денежная наличность сдается предприятиями непосредственно в кассы учреждений банков. Наличные деньги могут сдаваться предприятиями на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.
Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления денег в их кассы в дни работы учреждений банков. Основанием для отражения в бухгалтерском учете (учетных регистрах) движения наличных денежных средств служат первичные документы. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 утверждены согласованные с Минфином России и Минэкономики России унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:
• № КО-1 «Приходный кассовый ордер» - применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации;
• № КО-2 «Расходный кассовый ордер» - применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации;
• № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» - применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов;
• № КО-4 «Кассовая книга» - применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе;
• № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» -применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
1.2.Общие положения для организации имеющей кассу для расчета наличными средствами.
Каждая организация должна иметь кассу для расчета наличными средствами. В каждой организации есть материально-ответственное лицо, которое несет ответственность за денежные средства. Это либо кассир, либо главный бухгалтер, на которого возлагается материальная ответственность за ведение кассы и сохранность денежных средств. Прежде чем приступить к работе с кассой, нужно знать следующие нормативные документы:
«Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» (утвержден решением Совета директоров Центрального банка России 22.09.1993 г. Письмо № 40 (его основные положения мы рассмотрим позже).
Федеральный закон от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Указание ЦБ РФ от 14.11.2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделки».
Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением ( утв. Постановлением Совета министров - Правительства РФ от 30.07.1993 г. № 745).
Письмо Минфина РФ от 30.08.1993 г. № 104 «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением».
Положение ЦБР от 05.01.1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ».
Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».
Кассовые операции осуществляются в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Центральным банком РФ 22 сентября 1993 года.
Рассмотрим общие положения Письма № 40 Центрального Банка РФ:
1. Предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.
2. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
3. Наличные деньги , полученные предприятиями в банках , расходуются на цели , указанные в чеке.
4. Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов , установленных банками , по согласованию с руководителями предприятия. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.
5. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков , инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк , а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.