Заработная плата, пособия, премии выплачиваются по платежным (расчетно - платежным) ведомостям (формы N Т-49 и Т-53) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной (расчетно - платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного.
По истечении срока (не свыше трех рабочих дней; для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях - до пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке) оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:
а) в платежной (расчетно - платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";
б) составить реестр депонированных сумм;
в) в конце платежной (расчетно - платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и поставить свою подпись. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал... (подпись) ". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
г) записать фактически выплаченную сумму в кассовую книгу и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N ___".
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно - платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
Учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной заработной платы (форма N РТ-11). Книга открывается на год. Для каждого депонента в ней отводится отдельная строка, по которой указывают табельный номер, фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и делают отметки о ее выдаче. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят в новую книгу, открываемую также на год.
Депонированная заработная плата может быть востребована в течение трех лет (срок исковой давности согласно ст.196 ГК РФ). По истечении указанного срока невостребованные суммы списываются согласно распоряжению руководителя предприятия и прибавляются к прибыли предприятия как внереализационный доход (п.78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н), что отражается в бухгалтерском учете следующей записью:
Наличные деньги могут выдаваться работникам предприятий под отчет также при направлении их в командировку или на хозяйственно - операционные расходы.
Правила выдачи наличных денежных средств под отчет регулируются Порядком ведения кассовых операций, утвержденными Решением Совета директоров ЦБ России от 22 сентября 1993 г. N 40. Этим документом предусмотрено, что подотчетные лица обязаны отчитаться об израсходовании полученных авансов или возвратить в кассу неизрасходованные суммы. По авансам, выданным на командировки, срок представления отчета - не позднее трех дней после возвращения к месту работы. Срок возврата авансов, выданных на другие цели (хозрасходы, закупка сельхозпродукции и т.п.), устанавливается руководителем предприятия при выдаче денег.
Подотчетные суммы, по которым в установленный срок не представлен отчет, а также не возвращенные в кассу (в тот же срок), считаются недостачей и относятся в дебет счета 84 (Инструкция по применению Плана счетов финансово - хозяйственной деятельности предприятий - счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"). В дальнейшем эти недостачи могут быть удержаны из заработной платы без ограничения суммы (п.1 ст.124 КЗоТ РФ).
Таким образом, на 1-е число каждого месяца у подотчетных лиц допускается сальдо сумм, по которым к концу месяца не истекли сроки отчета или возврата, а также авансы, по которым не установлены сроки их расходования. Взыскание подоходного налога не означает списания дебиторской задолженности с подотчетного лица. Возврат неизрасходованного аванса, удержание из заработной платы или представление авансового отчета приводит к необходимости возврата подоходного налога в установленном порядке.
При проверке предприятий представители налоговых органов обращают внимание на наличие и правильное оформление следующих документов:
1) утвержденного руководством списка подотчетных лиц;
2) приказа о направлении работника в командировку;
3) оформленного командировочного удостоверения (подписи, печати, отметки о прибытии и выбытии и т.д.);
4) оформленных командировок, к которым относятся поездки длительностью в один день;
5) расчет суточных, в том числе по загранкомандировкам.
Ошибки, допускаемые при расчетах с подотчетными лицами:
- отсутствие или несвоевременное составление авансового отчета;
- неправильное оформление авансового отчета (отсутствие номера, даты, подписей, корреспондирующего счета, дат оплаты по документам);
- отсутствие или неправильное оформление первичных документов;
- неполный и несвоевременный возврат остатков неизрасходованных подотчетных средств;
- выдача под отчет сумм лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.
1) Передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому не допускается.
Выдача новых авансов подотчетному лицу может быть произведена только при условии погашения ранее выданного аванса. Из этого следует, что оставшаяся в распоряжении подотчетного лица после выдачи нового аванса непогашенная сумма выданного ранее аванса является его доходом и подлежит налогообложению.
Реализация товаров оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли - продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи - приемки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.
2) Внесение наличных денег по заключенному договору в кассу предприятия - продавца оформляется приходным кассовым ордером по типовой форме N КО-1. Покупателю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая в соответствии с Порядком ведения кассовых операций оформляется печатью (штампом) предприятия - продавца.
Для осуществления расчетов наличными деньгами Невельское Райпо имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме, которая пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Главный кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям главному кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.
Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.