Процесс обработки информации в организации компьютеризирован, вместе с тем происходит одновременное дублирование на бумажных носителях. Таким образом, увеличивается объем документооборота и возникает риск различного рода ошибок и несоответствия информации.
Для того чтобы облегчить труд бухгалтера, осуществляющего учет банковских операций, программистам компании необходимо объединить данные программы "Банк-клиент" с информационной базой программы 1-С Бухгалтерия, что значительно повысит скорость и точность обработки бухгалтером ежедневных банковских выписок. Точный и оперативный учет движения денежных средств необходим различным службам компании-отделу материально-технического снабжения, финансовому отделу, инженерным и другим службам для принятия грамотных управленческих решений в повседневной хозяйственной деятельности.
В организации необходимо внедрить компьютеризированную систему учета, объединяющую складской учет и производственный учет, а не ограничиваться автоматизаций банковских и кассовых операций
Таким образом, организацию учета денежных средств в ОАО "Липецкэнерго", можно усовершенствовать, если правильно организовать ведение кассовых операций, распределить должностные обязанности между бухгалтером и кассиром. Внедрение единой компьютерной системы учета не только позволит четче наладить бухгалтерский учет на предприятии, но и проводить анализ и планирование обеспеченности денежными средствами организации.
Процедурой внутреннего контроля при реализации по безналичному расчету является ежемесячная сверка синтетического счета, реализации (счет 90.1 "Продажи") и аналитических счетов конкретных дебиторов (счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"). Отклонения должны тщательно анализироваться.
Помимо поступлений от дебиторов по расчетам за приобретенную продукцию (работы, услуги) на расчетный счет могут поступать и иные суммы (выручка от реализации основных средств, отходов, выручка от реализации инвестиций и т.п.). Должны существовать соответствующие разрешения, а, кроме того, - накладная или заказ (это позволяет правильно идентифицировать поступления). Обо всех операциях по постоянным заказам, о получении авансов, указанных в выписках банков, должно быть известно заранее.
Сверка с банком должна проводиться регулярно. Любые отклонения по расчетным счетам должны быть исследованы в течение месяца. В некоторых случаях необходимо делать корректировку на суммы выплаченных в конце года процентов и т.п., которые еще не прошли по банковской выписке.
Не должно быть временного промежутка между датой регистрации поступления денежных средств в кассу организации и датой отражения поступивших сумм в выписки банка. Такой временной промежуток может быть признаком злоупотребления, называемого "накопление и распределение во времени".
В ОАО "Липецкэнерго" в 2005-2007 гг. такого временного разрыва не было. В случае если выручка за день сдается на расчетный счет из кассы вечером, а зачисление на расчетный счет происходит на следующий день, то данная хозяйственная операция отражается в бухгалтерском учете организации следующим образом:
Дебет счета 57 "Переводы в пути" Кредит счета 50 "Касса".
Для ускорения выполнения расчетных операций и уменьшения документарной бумажной массы рекомендую бухгалтерии ОАО "Липецкэнерго" использовать программный комплекса "Банк-Клиент" для осуществления электронных расчетов. Ускорение достигается за счет замены бумажных платежных документов на электронные с возможностью их быстрой передачи по каналам связи, а также полной автоматизации обработки электронных платежных документов.
Анализ денежных средств и управление денежными потоками является одним из важнейших направлений деятельности организации. Оно включает в себя расчет времени обращения денежных средств (финансовый цикл), анализ денежного потока, его прогнозирование, определение оптимального уровня денежных средств, составление бюджетов денежных средств и т.п.
Определение состава денежных средств и его движение играет важную роль в финансовом менеджменте фирмы. При определении состава денежных средств в идеале хотелось бы иметь наиболее возможный резерв в виде наличности в кассе. Вместе с тем омертвление финансовых ресурсов в виде денежных средств связано с определенными потерями - с некоторой долей условности их величину можно оценить размером упущенной выгоды от участия в каком-либо доступном инвестиционном проекте. Поэтому в ОАО "Липецкэнерго" должны учитываться два взаимно исключающих обстоятельства: поддержание текущей платежеспособности и получение дополнительной прибыли от инвестирования свободных денежных средств. Таким образом, одной из основных задач управления денежными ресурсами является оптимизация их среднего текущего остатка.
Большое внимание следует уделить динамике изменения кредиторской и дебиторской задолженности организации. Желательно, чтобы кредиторская задолженность была немного выше дебиторской. Это обусловлено тем, что дебиторская задолженность - это отвлеченные из оборота, а кредиторская - денежные средства, вовлеченные в оборот. Также нежелательно сильное превышение кредиторской задолженности над дебиторской, потому что в случае требования кредиторов (особенно по краткосрочной задолженности) вернуть долг, организация может быть поставлена в зависимость от финансового состояния дебиторов. Оптимальным считается объем кредиторской задолженности на уровне, если она примерно в 2 раза обеспечена дебиторской задолженностью. Если соотношение больше двух, то предприятие может оказаться некредитоспособным, так как замедляется обращение в деньги ликвидной части собственных средств, это можно увидеть в 2005 году, когда этот показатель был равен 2,63 и в 2006 году 2,18. К 2007 году снизился до 0,92. Краткосрочная кредиторская задолженность "Липецкэнерго", явилась результатом взаимных неплатежей (по социальному страхованию, перед бюджетом, РАО “ЕЭС России” и прочими кредиторами). Взыскание дебиторской задолженности возможно и решило бы вопрос с выплатами кредиторам. Причем часть кредиторской задолженности является оправданной связанной со сроками перечислений через банк, часть задолженности предприятие может умышленно не выплачивать, прокручивая в обороте и тем самым, увеличивая временно свои финансовые ресурсы, но отдельные виды несвоевременных и не полных перечислений ОАО "Липецкэнерго" могут быть чреваты отрицательными последствиями, например, задолженность перед бюджетом, они могут быть связаны с уплатой штрафных санкций за счет прибыли предприятий. Поэтому кредиторская и дебиторская задолженность требует тщательного анализа.
Одним из направлений улучшения управления денежными потоками, на мой взгляд, для ОАО "Липецкэнерго" может стать составление бюджета денежных средств. Бюджет денежных средств - прогноз потоков наличных средств, вызванных инкассацией и выплатами. Он разрабатывается на основе планирования будущих наличных поступлений и выплат организации за различные промежутки времени и показывает момент и объем ожидаемых поступлений и выплат денежных средств за отчетный период. Бюджет представляет выраженную в стоимостных показателях программу действий в области производства, закупок сырья или товаров, реализации произведенной продукции и т.д. В программе действий должна быть обеспечена временная и функциональная координация (согласование) отдельных мероприятий.
Бюджет денежных средств можно составить практический на любой период. Краткосрочные прогнозы, как правило, делаются на месяц, вероятно потому, что при их формировании принимаются во внимание сезонные колебания потоков наличности. Когда денежные потоки предсказуемы, но крайне изменчивы, может понадобиться разработка бюджета на более короткие периоды с целью определения максимальной потребности в денежных средствах. По той же причине при относительно слабых денежных потоках может быть оправдано составление бюджетов на квартал или даже более длительный промежуток времени. Чем более отдален период, на который составляется прогноз, тем менее точным становится предсказание. Расходы на подготовку ежемесячного бюджета денежных средств обычно оправданы только для прогнозов, касающихся ближайшего будущего. Бюджет полезен лишь на столько, на сколько мы полагаемся на точность прогноза при его составлении.
Бюджет денежных средств обычно состоит из четырех основных разделов:
1) раздел поступлений, который включает остаток денежных средств на начало периода, поступления денежных средств от клиентов и другие статьи поступления денежных средств;
2) раздел расходов денежных средств, отражающий все виды оттоков денежных средств на предстоящий период;
3) раздел избытка и дефицита денежных средств - разница между поступлением и расходованием денежных средств;
4) финансовый раздел, в котором представлены статьи заемных средств и погашение задолженности за предстоящий период.
Бюджет позволяет:
1) получить представление о совокупной потребности в денежных средствах;
2) принимать решения о рациональном использовании ресурсов;
3) анализировать значительные отклонения по статьям бюджета и оценивать их влияние на финансовые показатели предприятия;
4) определять потребность в объемах и сроках привлечения заемных средств;
5) пронаблюдать за изменением величины денежного потока, который всегда должен находиться на уровне, достаточном для погашения обязательств по мере необходимости.
Вследствие этого можно контролировать приток и отток денежных средств, обращая особое внимание на правильность отражения точного времени их появления и их взаимосвязь с планируемой производственной, инвестиционной и финансовой деятельностью. Так как в ОАО "Липецкэнерго" не занимаются прогнозированием денежного потока, а только работают с отчетностью, то я предлагаю планово-экономическому отделу применить это направление в своей работе.